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Tudo sobre os 4 Ks do compliance

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"Know your customer, Know your partner, Know your employee e Know your supplier: conheça cada um desses procedimentos de compliance"

Você conhece o seu cliente? Seu parceiro de negócios? Essas e outras perguntas têm sido feitas de forma estruturada no mercado corporativo e são embasadas nos 4 K´s do compliance, os conhecidos “know your”.

Esses questionamentos tratam das normas de prevenção de riscos e compliance mais aplicadas na busca de informações sobre terceiros que se relacionam com as empresas.

Por isso, as perguntas são elaboradas a partir do imperativo “conheça o seu” – tradução de know your – e podem ser direcionadas para stakeholders específicos: clientes, parceiros, fornecedores, funcionários.

É daí que se chega aos K´s do compliance: know your partner, know your customer, know your employee e know your supplier.

A legislação brasileira se modernizou e exige conformidade das organizações às leis, normas e boas práticas empresariais.

E é nesse contexto que estes 4K’s tornam-se fundamentais para a análise de riscos, prevenção a fraudes, a lavagem de dinheiro, ao terrorismo e, especialmente, para manter a organização em conformidade.

Sobre compliance (do verbo em inglês to comply, que significa cumprir), podemos resumir como o conjunto de ações baseadas em cumprimento de normas e leis e em boas práticas nos negócios.

Envolve monitoramento constante de grupos de interesse, com análise preventiva de dados de pessoas físicas e jurídicas aliada à implementação de regulamentações.

Atualmente, essa análise preventiva é feita de maneira mais eficiente com a ajuda de tecnologias de Big Data Analytics, que conseguem coletar e analisar um grande volume de dados com agilidade e precisão.

Neste artigo, entenda mais sobre cada conceito, para que servem, os benefícios e como começar a aplicar os 4 K´s do compliance. Confira!

O que são os 4K’s do compliance?

O que são os 4K’s do compliance?

São os quatro principais tipos de políticas e processos de compliance aplicados diretamente aos stakeholders da organização:

  • KYP (know your partner) – conheça seu parceiro;
  • KYC (know your customer) – conheça seu cliente;
  • KYE (know your employee) – conheça seu funcionário;
  • KYS (know your supplier) – conheça seu fornecedor.

Vamos detalhar todos eles nos próximos tópicos.

Acesse um conteúdo completo! Leia mais em: Conceitos e boas práticas de prevenção à fraude

Para que servem os 4K’s do compliance?

Todas essas políticas de know your mapeiam ameaças e atuam na prevenção de fraudes para antecipar irregularidades que possam ser cometidas por clientes, parceiros e fornecedores, o que reduz riscos jurídicos, financeiros e institucionais.

Mesmos que provocadas por terceiros, essas irregularidades podem gerar prejuízos financeiros e reputacionais. Por isso, os 4K’s do compliance abrangem diferentes frentes dos relacionamentos corporativos.

Vale destacar que com o grande volume de negócios e uma economia girando em ambiente digital, as empresas estão mais expostas e vulneráveis. Portanto, é necessário que ampliem suas políticas de compliance para evitar problemas e prejuízos.

O que é know your partner (KYP)?

A tradução de know your partner é “conheça seu parceiro”. Por isso, é a estratégia de proteção no relacionamento entre parceiros de um negócio.

Os procedimentos de KYP analisam se a atuação de um parceiro no mercado está regular nos âmbitos fiscal, jurídico, ambiental e econômico.

Quais são os benefícios em aplicar o KYP

Por meio de um KYP adequado, a organização pode levantar e analisar os riscos do negócio, e , assim, consegue detectar e tratar possíveis ameaças – herdadas ou não –, para garantir o sucesso da empreitada.

Ao estabelecer esse tipo de critério na seleção de parcerias, a empresa deixa de lado posturas informais e subjetivas antes de iniciar relacionamentos comerciais e se antecipa a eventuais irregularidades.

Um desses controles beneficiados pela política de KYP é o de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento ao Terrorismo (PLD/FT).

Processos para a realização do know your partner

A análise prévia de informações sobre uma empresa é conhecida como Due Diligence, que envolve vários processos de pesquisa e investigação.

Análise do quadro societário, envolvimentos no universo político ou a apuração se trata-se de uma PEP, situação contábil e fiscal, dívidas trabalhistas, questões socioambientais: esses são alguns pontos que devem ser questionados sobre um eventual parceiro.

Também é preciso checar as conformidades com a legislação brasileira, hoje bastante atualizada no combate à corrupção, como as leis 9.613 (de PLD e que criou o COAF, Conselho de Controle de Atividades Financeiras), 12.846 (Lei Anticorrupção) e 13.260 (Lei Antiterrorismo).

Isso tudo visa a assegurar que as condições estejam adequadas para que os gestores possam analisar se o negócio de fato vale a pena e garantir que possa ser fechado com segurança.

Além disso, os resultados do processo de Due Diligence no KYP também vão influenciar nos termos finais da negociação, como as garantias e os valores que serão praticados.

O que é know your customer (KYC)?

Know your costumer significa “conheça seu cliente”. É uma política de compliance ligada principalmente a bancos e ao mercado financeiro (fintechs, corretoras e empresas de soluções de pagamento), que estão mais sujeitos a ameaças como fraudes e lavagem de dinheiro.

A estratégia de KYC identifica o nível de risco de cada perfil antes de sua validação como cliente, especialmente na concessão de créditos diversos ou em abertura de contas.

Essa verificação inicial de identidade é feita durante o onboarding, para identificar casos de falsidade ideológica e, assim, eliminar perfis suspeitos.

Veja mais em: Onboarding digital sem erros: os requisitos principais para ter rapidez e segurança

Quais são os benefícios em aplicar o KYC

Ao aplicar estratégias de KYC, a empresa garante a veracidade da identidade dos seus clientes e, assim, evita incluir em sua carteira perfis fraudulentos.

Vale destacar que hoje é necessário buscar por segurança, mas, também, por agilidade nesse processo para evitar a demora na avaliação do cliente durante o atendimento. Esta fricção no atendimento inicial pode, facilmente, levar seu cliente para a concorrência.

Por isso, torna-se fundamental a adoção de processos e metodologias mais ágeis que envolvem a verificação de dados e de identidade.

O Big Data Analytics, ou seja, a análise de grandes volumes de dados, é uma alternativa para dar agilidade e escalar processos como KYC, onboarding digital e esteira de validação.

Saiba mais: Aperfeiçoe o processo de KYC com Big Data Analytics

Processos para a realização do know your customer

Entre os principais procedimentos de KYC, especialmente no onboarding digital, destacamos:

  • Confirmar a identidade do cliente;
  • Entender a natureza das suas atividades;
  • Garantir que suas fontes de renda são legítimas;
  • Detectar perfis fraudulentos;
  • Avaliar perfil suspeito de envolvimento em lavagem de dinheiro;
  • Avaliar a aderência do perfil de consumo à oferta de produtos e serviços.

Know your customer

O que é know your employee (KYE)?

Seguindo a tradução, know your employee quer dizer “conheça seu funcionário”. É a política que garante uma relação segura entre a empresa e seus colaboradores.

A partir de diversas práticas de compliance, é possível conhecer melhor tanto profissionais contratados quanto candidatos a vagas para evitar condutas antiéticas que possam causar prejuízos à organização.

As fraudes cometidas por funcionários vão desde pequenos desvios em prestação de contas, mau uso de cartão de crédito corporativo, até o vazamento de informações estratégicas.

Essas irregularidades pode ser identificadas por processos de Inteligência Artificial, sob a expertise de profissionais de recursos humanos, lideranças diretas e de gestores que têm acesso a dados estratégicos.

Quais são os benefícios em aplicar KYE

Além de evitar condutas prejudiciais à empresa, os procedimentos de know your employee trazem à tona, também, quais são os funcionários mais identificados com a cultura da organização. Ou seja, quem são os colaboradores engajados em campanhas, no cumprimento de metas e que aproveitam os treinamentos oferecidos, por exemplo.

Outro benefício importante do KYE é que ações preventivas são menos onerosas. A identificação precoce de um colaborador fraudulento evita gastos futuros com desligamentos e acertos trabalhistas.

Por consequência, o processo produtivo fica mais qualificado e beneficia, na ponta, o cliente, que indiretamente também é protegido pelo compliance via KYE.

Processos para a realização do know your employee

Realizar uma checagem ainda durante o processo seletivo já é uma etapa de filtragem importante, principalmente, em pesquisas em dados públicos. Importante também verificar se dos dados lançados no currículo são verdadeiros.

Assim como um cliente é verificado em órgãos de proteção ao crédito, o funcionário também pode deixar pistas nesse quesito.

Perfis de redes sociais que não estão em modo privado são, portanto, públicos e também podem ser reveladores sobre a conduta de um colaborador.

Além disso, rotinas internas de aperfeiçoamento, autoavaliações e treinamentos são eficientes para averiguar a adesão a procedimentos de compliance de know your employee.

Um posicionamento claro da empresa em relação políticas antifraude, com monitoramento contínuo, certamente inibe desvios de conduta entre os colaboradores, o que inclui processos de trabalho com auditoria constante.

Quanto mais sólidos na cultura da organização forem os processos de KYE, menor a sensação de “caça às bruxas”. Qualquer decisão deve ser baseada em fatos checados e após ampla defesa.

O que é know your supplier (KYS)?

O significado de know your supplier é “conheça seu fornecedor” e se refere à redução de riscos na relação com prestadores de serviço. Assim como no KYP, este processo é baseado em ações de diligência prévia.

A política de KYS ocorre por critérios bem definidos para a contratação de fornecedores, acessando informações sobre eles.

O principal ponto do KYP é o cuidado em se relacionar com outras empresas que sigam os mesmos princípios, ou seja, que cumpram os mesmos parâmetros de compliance que o da sua empresa.

A prática deve ser seguida em relação aos fornecedores diretos e, também, aos outros prestadores de serviço contratados por eles para evitar situações de risco, como, por exemplo, a conivência com trabalho infantil/escravo, ou, ainda, práticas de corrupção em disputa por concorrência.

Um exemplo é o que acontece no setor de vestuário e têxtil, especialmente com as grandes redes de fast fashion e outros magazines.

Essas organizações têm enfrentado desafios para promover maior sustentabilidade em toda a sua cadeia produtiva.

Isso inclui garantia de que todos os seus fornecedores diretos e indiretos preservem os direitos humanos e as boas condições de trabalho, busquem a redução de produtos químicos nocivos e reciclagem de materiais, etc.

Entenda melhor sobre o tema no artigo: Plataforma Neoway e o social compliance na cadeia da moda

Quais são os benefícios em aplicar KYS

A empresa que adota procedimentos de know your supplier qualifica sua cadeia de abastecimento por conhecer a fundo os fornecedores e afastar-se daqueles com histórico e reputação negativos, que podem prejudicar os negócios.

Processos para a realização do KYS

O primeiro ponto é saber para qual objetivo se está contratando a empresa. Portanto, é preciso fazer questionamento básicos como:

  • Qual o tipo de serviço que será prestado?
  • O tamanho da empresa condiz com o valor do serviço em negociação?

Além disso, é preciso identificar irregularidades desses terceiros junto a fontes como Receita Federal, tribunais trabalhista e órgãos ambientais, listas restritivas, entre outros.

E, claro, verificar junto ao mercado a reputação do fornecedor, o que deve incluir pesquisa redes sociais e em sites de notícias para checar a existência de mídias negativas.

Conclusão

4K’s são fundamentais para empresas estarem em conformidade com regulamentações

Neste conteúdo, conhecemos 4 dos principais pilares das políticas de compliance, os 4 K´s do compliance.

Eles são fundamentais para que empresas estejam em conformidade com regulamentações – tanto da legislação nacional quanto de suas áreas específicas de atuação.

Em relação à coleta de dados e análise de perfis de risco, sabemos que sistemas de Big Data Analytics são suportes obrigatórios para um monitoramento contínuo e preciso.

São essas ferramentas que permitem a existência de rotinas de controle e atualização constante de dados para identificar e monitorar perfis de risco, o que é fundamental para uma gestão de compliance eficiente.

Ao adotar procedimentos seguros e contar com soluções inteligente, as organizações podem proteger suas operações. Com isso, ficam menos vulnerável em relação a todas as suas cadeias de relacionamento.

Quer decifrar todo o universo do compliance? Então acesse este conteúdo e saiba tudo sobre compliance e entenda como a tecnologia é uma grande aliada.