A admissão de novos colaboradores e o monitoramento do quadro de funcionários exigem uma série de cuidados por parte das empresas, principalmente aquelas que atuam junto ao poder público. E, para isso, as práticas de Know Your Employee são fundamentais para dar suporte ao compliance e trazer mais segurança à empresa.
Neste post, veja o que é Know Your Employee (KYE), para que serve, suas vantagens, as dicas para aplicá-lo, como ele auxilia na prevenção de fraudes internas, sua importância para compliance e o papel da tecnologia.
O que é Know Your Employee (KYE)?
Know your employee (KYE), ou traduzindo do inglês, conheça seu funcionário, é a política que garante uma relação segura entre a empresa e seus colaboradores.
Por meio de diversas práticas de compliance, o KYE permite conhecer melhor os candidatos a vagas e os profissionais já contratados pela organização para evitar condutas antiéticas e conflitos de interesse.
Assim, a finalidade da estratégia de Know Your Employee é assegurar que a empresa tenha em seu quadro apenas colaboradores cujo perfil esteja alinhado com seus valores e expectativas, sobretudo em relação ao código de conduta e à prevenção de fraudes.
Quando um profissional participa de um processo seletivo para uma vaga na empresa, o setor de Recursos Humanos já deve realizar uma análise inicial do seu perfil. Assim é possível evitar a assinatura do contrato de trabalho caso encontre algum ponto que seja conflitante com os valores, condutas e compliance da empresa.
Tão importante como as políticas de Know Your Customer (KYC) e Know You Supplier (KYS), as decisões envolvendo o onboarding de novos colaboradores e o monitoramento de quem já é funcionário da empresa merecem atenção e são fundamentais para mitigar riscos que possam comprometer a organização.
Leia mais: Risco Operacional: Como fazer a gestão e mitigação de ameaças
Compliance trabalhista x políticas de KYE
O principal foco do compliance trabalhista é a prevenção e redução de riscos envolvendo passivos trabalhistas.
Para que seja plena, essa prática deve envolver todos os colaboradores da empresa, buscando assegurar que todos tomem decisões pautadas na ética, na Lei e nas políticas internas da organização.
Nesse sentido, o compliance trabalhista também prevê que, caso algum problema ocorra, as pessoas devem agir em conformidade com o que delas se espera e foi estipulado em contrato, evitando ignorar o assunto ou tratá-lo de maneira displicente.
Dessa forma, o compliance trabalhista é uma importante ferramenta de prevenção dentro das empresas.
Ele tem papel fundamental na formulação do código de conduta ética, bem como na capacitação dos colaboradores e na criação de um comitê de compliance para a gestão de problemas. A definição e aplicação de medidas punitivas também fazem parte das suas atribuições.
Quando falamos de Know Your Employee, o compliance é aliado direto, sendo aplicado em diferentes níveis, como a investigação social dos colaboradores e na implementação das políticas internas da empresa.
Juntos, eles permitem que as organizações façam diligências prévias para avaliar seus funcionários e também seus potenciais colaboradores, evitando a contratação de pessoas que não estejam alinhadas com as regras, os valores e as expectativas da empresa.
Nesse ponto, o compliance trabalhista é especialmente importante, uma vez que essa checagem deve ser feita de acordo com a Lei.
Embora possa parecer óbvio, vale lembrar que a recente Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe mudanças significativas para esse processo, limitando o KYE à previsão do acesso às informações nas políticas da empresa,com total transparência para com os colaboradores. Além disso, é preciso garantir que o processo não seja discriminatório.
Importante notar ainda que o KYE não se refere apenas à contratação e monitoramento de colaboradores.
É uma estratégia essencial para evitar problemas de relacionamento entre funcionários, como assédio moral, sexual, discriminação e conflitos de interesse que podem surgir já dentro da empresa, como a relação entre chefe e subordinado .Veja mais sobre a LGPD no webinar que trata dessa legislação e a evolução da cultura de privacidade no Brasil, seus impactos e oportunidades.
Para que serve e quais os benefícios em aplicar KYE?
Além de evitar condutas prejudiciais à empresa e a contratação de funcionários que representem riscos para suas operações, os procedimentos de Know Your Employee ajudam a identificar os colaboradores que são mais alinhados à cultura da organização.
Ou seja, aquelas pessoas mais engajadas no cumprimento das metas, nos treinamentos e na adoção das práticas previstas no código de conduta.
Outro benefício importante do KYE é seu foco em ações preventivas e, por consequência, menos onerosas para a empresa.
A identificação precoce de um colaborador fraudulento, por exemplo, evita gastos desnecessários com seu desligamento e possíveis passivos trabalhistas.
Como resultado, o processo produtivo se torna mais qualificado na empresa, o que acaba por beneficiar os clientes, que, indiretamente, também são protegidos pelo compliance trabalhista e o KYE.
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5 dicas para fazer KYE
1. Cheque informações cadastrais no processo seletivo
Realizar uma checagem ainda durante o processo seletivo é uma etapa de filtragem importante. Para isso, podem ser realizadas pesquisas em bancos de dados públicos, verificando, inclusive, se os dados colocados no currículo são verdadeiros.
Assim como o perfil de um cliente é checado junto a diferentes órgãos, o mesmo pode ser feito com os funcionários. Até mesmo seus perfis nas redes sociais podem dar indicativos importantes sobre a conduta do colaborador ou do candidato.
Saiba mais sobre a importância do onboarding digital e como escolher as soluções digitais certas para impedir fraudes no podcast sobre o assunto. Ouça aqui:
2. Tenha uma cultura organizacional clara e bem posicionada
A empresa deve ter um posicionamento claro em relação a políticas de prevenção a fraude e lavagem de dinheiro (PLD), ao conflito de interesses, a governança corporativa, às condutas e a autodeclaração dos funcionários.
Mas além disso, é preciso garantir que todos tenham acesso e compreendam o código de conduta da organização, tendo claro o que a empresa considera errado ou não e a quem eles podem recorrer em caso de necessidade.
Com isso, é possível inibir desvios de conduta entre os colaboradores ou caso eles ocorram, conseguir enquadrá-los e puni-los de uma forma mais assertiva.
3. Implemente um programa de compliance bem estruturado
Como vimos, o compliance é vital em todo o processo de KYE. O primeiro passo é a participação da direção da empresa e seu comprometimento na implementação das políticas e atividades. É preciso envolver os gestores, inclusive os mais diretos à operação, pois são eles que conhecem a realidade da empresa e o dia a dia dos colaboradores.
Além disso, as políticas de compliance devem prever, entre outras coisas, a realização de auditorias para entender a situação da empresa em relação a riscos trabalhistas, a elaboração do código de conduta, a definição das responsabilidades, a realização de treinamentos e o monitoramento constante das práticas empresariais.
4. Faça monitoramento contínuo de riscos
A criação de políticas e o monitoramento constante contra fraudes e conflitos de interesse ajudam a identificar práticas suspeitas ou fraudulentas.
Além do monitoramento do cadastro e das atividades dos colaboradores, é necessário manter rotinas internas para aprimorar os processos de trabalho, sobretudo no que se refere à PLD/FT e ao conflito de interesses.
Nesse sentido, é importante que a autodeclaração esteja disponível permanentemente aos funcionários, permitindo que eles a alterem no caso de mudanças de status ou do surgimento de situações que possam entrar em conflito com os interesses da empresa.
E isso também deve ser monitorado, evitando que essas informações sejam omitidas.
5. Realize avaliações e treinamentos internos
Rotinas internas de aperfeiçoamento, capacitação e de autoavaliação são instrumentos eficientes para analisar a adesão dos colaboradores aos procedimentos de compliance e Know Your Employee da empresa.
Como a política KYE auxilia na prevenção de fraudes internas?
Mapeamento de conflitos de interesse
Assim como KYS e KYP, o KYE permite, por meio da diligência prévia no processo de seleção, descobrir quais são as relações existentes entre pessoas e empresas, quais são seus vínculos e se eles podem representar conflitos de interesse, como trabalhar para o concorrente, ter ligação com Pessoa Exposta Politicamente na família, entre outros.
O próprio código de conduta, que exerce papel fundamental nas políticas de Know Your Employee, atua fortemente para evitar conflitos de interesse, reduzindo o risco de prejuízos.
Vale destacar que os cuidados com esse tipo de conflito não se restringem à contratação; é preciso monitorar os funcionários após sua admissão, alinhando o compliance e o KYE às práticas de governança corporativa.
Verificação de relações com Pessoas Expostas Politicamente (PEP)
Pessoas Expostas Politicamente (PEPs) são todas aquelas que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos 5 anos, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como pessoas próximas.
Por conta disso, são indivíduos que devem passar por um monitoramento contínuo das suas movimentações financeiras, com o objetivo de prevenir a corrupção e crimes de lavagem de dinheiro.
As empresas devem monitorar essas informações, uma vez que estabelecer uma relação com PEPs pode trazer riscos consideráveis, inclusive causando danos financeiros e reputacionais.
A estratégia de KYE permite descobrir, já no onboarding do colaborador, se ele é PEP ou se é parente ou alguém próximo a uma pessoa politicamente exposta, e que tipo de riscos ele pode representar para a empresa.
Identificação de fraudes em licitações
Fraudes em licitações são esquemas ilícitos que buscam adulterar ou corromper o processo de competição para obtenção de benefício próprio ou para terceiros.
Por meio das práticas de Know Your Employee, é possível, por exemplo, realizar o cruzamento de dados de fontes públicas para identificar irregularidades e fazer auditorias para garantir a lisura dos envolvidos.
Monitoramento de desvios de conduta
Monitorar a atuação dos colaboradores é uma prática que pode trazer benefícios além do compliance, ajudando a gerar melhores resultados e também expor ameaças internas.
De forma geral, funcionários com desvios de conduta deixam indícios prévios das suas irregularidades. Por isso, monitorar as atividades de todos dentro da empresa facilita a identificação de práticas fora do padrão.
Leia mais: Você sabe como evitar fraudes em licitações?
Vantagens da estratégia de KYE para as práticas de compliance
As políticas de Know Your Employee ajudam a mapear ameaças e atuam na prevenção de fraudes, de forma a antecipar irregularidades que possam ser cometidas por colaboradores, reduzindo riscos jurídicos, financeiros e institucionais.
Mesmo que praticadas por terceiros, essas irregularidades podem gerar prejuízos financeiros e reputacionais importantes. E é por isso que o KYE é um instrumento essencial do compliance no que se refere aos relacionamentos corporativos.
As estratégias de KYE se mostram fundamentais para que as empresas se mantenham em conformidade com as regulações, sejam elas a Lei ou suas políticas internas.
Assim, é possível criar rotinas de controle e atualização constante de dados para identificar e monitorar perfis de riscos, o que é fundamental para uma gestão de compliance eficiente.
Ao adotar procedimentos seguros, as organizações conseguem proteger suas operações, tornando-se menos vulneráveis em relação às suas cadeias de relacionamento.
Como a tecnologia de dados dá suporte ao KYE?
A análise preventiva de colaboradores se dá de maneira muito mais eficiente com o auxílio da tecnologia de dados, sobretudo do Big Data Analytics, que consegue coletar e analisar grandes volumes de dados com agilidade e precisão. Em poucos segundos, é possível verificar documentos e validar diferentes perfis.
Essa tecnologia permite escalar os processos de KYE, onboarding digital e análise de perfis de risco, possibilitando um monitoramento contínuo e preciso e colaborando para a elaboração de rotinas de controle e atualização dos dados dos colaboradores.
A Inteligência Artificial também cumpre um importante papel na automatização de processos de KYE e no combate a fraudes.
Por meio do Machine Learning, a empresa pode fazer o monitoramento de funcionários, investigar fraudes e dar suporte às pesquisas e diligências em diferentes fontes de dados.
Por fim, as APIs são outra solução viável. Elas possibilitam a integração de dados diretamente nas plataformas que as empresas utilizam, ajudando o time de compliance na tomada de decisões para mitigar riscos.
Conclusão
A relação da empresa com seus funcionários não está isenta de riscos. Juntamente com outras políticas, o Know Your Employee é essencial para que a organização se mantenha em conformidade com a Lei e resguarde-se em relação a riscos de fraudes e conflitos de interesse.
Seja durante o processo seletivo ou no monitoramento da atuação dos colaboradores, a tecnologia é um instrumento imprescindível para dar mais agilidade e precisão para o KYE, ajudando no cumprimento das políticas de compliance da empresa.
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