Encontrar bons fornecedores é um dos grandes desafios do meio empresarial. Afinal, não se trata apenas de contar com parceiros que ofereçam prazo e preço atraente; é preciso que ele obedeça uma série de requisitos para se fechar uma boa negociação, que também atenda a questões de segurança e compliance. E é justamente para isso que serve a homologação de fornecedores.
Por meio desse processo, é possível reduzir ao máximo os mais diversos rigovscos que esses parceiros podem representar, garantindo uma operação segura, eficaz, ética e transparente, e que também ajude a empresa a alcançar melhores resultados.
Neste post, veja mais sobre a homologação de fornecedores, suas vantagens, os principais riscos, como ter mais segurança no processo e a importância do compliance.
O que é a homologação de fornecedores na prática?
Homologação de fornecedores é o processo conduzido pela empresa para aplicar certas condições aos seus parceiros, com o objetivo de garantir o fornecimento dos serviços e/ou insumos necessários para sua operação.
Afinal, para suprir sua demanda, a empresa precisa que os fornecedores cumpram sua parte no tempo e nas condições acordadas.
Quando um fornecedor é aceito por uma empresa, cabe a ele fornecer os itens pelos quais foi contratado.
Com o processo de homologação, estabelece-se uma relação de subserviência, ou seja, a prestação do serviço será pautada pela transparência e a produtividade será o foco de ambas as partes.
Esse procedimento envolve a definição de ações e diretrizes que buscam otimizar o tempo e a utilização de outros recursos para assegurar a efetividade do contrato assinado.
Assim, após a homologação de fornecedores, é bastante improvável que aconteçam problemas relacionados ao fornecimento de insumos ou serviços.
Na maioria dos casos, por exemplo, a empresa consegue reduzir custos ligados à inspeção, aumentar a segurança e a confiabilidade na relação, além de outras vantagens que podem ser viabilizadas quando o negócio é fechado com antecedência.
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Qualificação
A qualificação dos fornecedores é o processo em que são analisados documentos, certificados e outras informações relevantes sobre os parceiros que possam indicar a conformidade ou a existência de pendências em determinadas áreas.
O grande desafio é avaliar com o máximo de critérios os riscos que cada fornecedor representa e, uma vez fechado o negócio, garantir que o contratado esteja sendo seguido conforme acordado.
Validação
O processo de validação de fornecedores é dividido em três etapas:
- Pré-cadastro: etapa em que o fornecedor entra em contato com a empresa.
- Homologação: verifica se o parceiro obedece aos critérios estabelecidos para atender à demanda da empresa e cumprir os requisitos de adequação.
- Cadastro: os dados que passaram por verificação são registrados no sistema da empresa.
Certificação
A certificação de fornecedores é um selo não obrigatório emitido às empresas que cumprem as principais normas técnicas – nacionais e internacionais – estabelecidas para cada setor.
Com isso, a contratante tem a certeza de contar com parceiros eficientes, confiáveis e de sólida atuação. Dentre as certificações mais importantes estão aquelas emitidas pela ISO (Organização Internacional de Padronização).
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Vantagens do processo de homologação de fornecedores
Encontrar fornecedores confiáveis e de qualidade pode ser uma tarefa complexa, a depender do setor.
Quando uma empresa encontra um bom parceiro, é fundamental que ela busque garantir que a qualidade no fornecimento seja alta e mantenha-se assim.
Desse modo, a empresa que realiza a homologação de fornecedores ganha, acima de tudo, tranquilidade nas suas operações.
Em primeiro lugar, porque isso faz com que todos os parceiros estejam alinhados aos valores e à política de compras da empresa, reduzindo as chances de problemas e riscos operacionais.
Além disso, como vimos, a homologação de fornecedores pode se refletir na redução de custos, em uma maior qualidade nas entregas, em prazos de entrega mais atraentes e, acima de tudo, na redução de riscos.
Com isso, esse processo cria uma relação mais harmônica, gerando negociações que beneficiam ambas as empresas.
4 etapas essenciais para homologação de fornecedores
Identificação e avaliação cadastral
A qualidade do serviço que será prestado e a transparência devem ser a base de qualquer relação comercial, uma vez que têm impactos diretos nas operações da empresa.
Sendo assim, é fundamental avaliar a documentação que o fornecedor apresenta para atestar que ele tem a capacidade de realizar entregas com a qualidade necessária.
Esse processo envolve a avaliação das informações do parceiro, como checar seu CNPJ e se atua dentro da legalidade, verificar suas inscrições estadual e municipal, avaliar a necessidade de alvarás para sua operação, entre outros.
Além disso,é preciso verificar a existência das certificações, sobretudo daquelas que atestam sua capacidade técnica.
Análise de riscos e de reputação
Um dos grandes objetivos da homologação de fornecedores é a redução de riscos.
Por isso, é essencial realizar uma avaliação ainda mais completa das empresas parceiras, assegurando que elas operam em compliance, de acordo com todas as leis e regulamentações vigentes para o setor, além de estarem alinhadas aos valores da empresa, incluindo fatores como a responsabilidade social e ambiental.
Nessa análise de riscos deve também constar um rastreamento sobre a reputação dos fornecedores, verificando se a empresa é bem avaliada no mercado, cumprindo com seus acordos, e se possui outros parceiros importantes.
Cotação de preço
Embora o preço não deva ser o critério mais importante para a homologação de fornecedores, não significa que ele deva ser ignorado. Afinal, os valores praticados pelo parceiro terão impacto direto nos resultados do negócio.
Para manter sua margem de lucro, a empresa precisa assegurar que os preços estejam condizentes com a qualidade dos produtos e serviços entregues.Com a homologação de fornecedores é possível conseguir preços mais atraentes por meio de acordos feitos antecipadamente.
Aprovação do fornecedor
A homologação de fornecedores implica no estabelecimento de uma relação profissional pautada por valores em comum. E isso deve ser estabelecido em contrato, inclusive com as devidas garantias fornecidas por ambas as partes.
Uma vez que houve a aprovação do parceiro, o contrato deve ser seguido à risca. Caso contrário, se houver descumprimento do acordo, a relação comercial pode ser encerrada por uma das partes.
Importante notar que todas essas etapas citadas estão relacionadas à realização de diligência prévia ou Due Diligence, que ocorre antes do contrato ser efetivado e tem como objetivo avaliar todos os terceiros, fornecedores e/ou associados.
Leia mais: Stakeholders: quem são e por que monitorá-los
Principais riscos da homologação de fornecedor sem certificação
Risco fiscal
A legislação fiscal brasileira é altamente complexa .Por isso, é essencial que o fornecedor esteja em dia com seus documentos e obrigações fiscais – CNPJ, inscrição municipal, inscrição estadual, alvarás, contrato social, entre outros papéis que demonstrem sua solidez e compromisso.
Quaisquer irregularidades nesse tipo de documento podem trazer problemas, inclusive com implicações para a própria empresa contratante.
Risco tributário
A complexidade fiscal também se aplica à situação tributária brasileira. Assim, é fundamental assegurar que os fornecedores estejam em dia com o fisco e o pagamento de seus tributos municipais, estaduais e federais.
Para isso, é importante analisar documentos como certidão de débitos e dívida ativa da união, além de certidões negativas nos estados e municípios.
Vale destacar que cada empresa vai definir o risco que deseja correr. Pode não ser vantajoso, por exemplo, abrir mão de um bom negócio somente por conta de uma dívida tributária.
Risco trabalhista
É vital que os parceiros contratados estejam 100% dentro da legislação trabalhista. E isso envolve verificar se o fornecedor está em dia com o pagamento do FGTS de seus colaboradores, analisar sua Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e se há pendências junto ao Tribunal Superior do Trabalho (TST).
Quaisquer irregularidades nesse sentido podem trazer consequência para a empresa contratante, inclusive com responsabilização parcial ou até mesmo total em eventual processo trabalhista.
Risco financeiro
Os riscos financeiros dizem respeito à solidez do negócio do fornecedor. Não é difícil imaginar as consequências caso o parceiro entre com um pedido de falência e feche as portas por problemas financeiros.
Esse acompanhamento, aliás, não deve ser feito apenas com fornecedores novos, mas deve ser um processo constante, por meio da análise dos seus resultados e balanços, inclusive com parceiros de longa data.
Leia mais: Due diligence de fornecedores: o case Neoway e MRV
Como ter mais segurança na homologação de fornecedores?
Determine um processo avaliativo
A homologação de fornecedores não é à prova de falhas. Antes de que a empresa decida pela quebra de contrato, é preciso comprovar a baixa qualidade do seu parceiro atual. E isso nem sempre é uma tarefa simples.
Por isso, durante o processo de homologação, é preciso que os fornecedores sejam informados de que haverá uma aferição constantemente e programa tático dos seus serviços.
Assim, fica claro que problemas com a qualidade da entrega não serão tolerados e que isso pode acarretar no fim da relação comercial.
Adote diretrizes de compliance
Definir diretrizes de compliance a serem aplicadas à homologação de fornecedores é um ponto crucial para garantir a conformidade no setor de compras e contratos.
Para isso, é preciso criar um sistema que norteie os processos de seleção e contratação dos parceiros.
Isso passa pela definição de normas e políticas internas que sirvam como guia para as contratações, alinhando processo e padronizando o relacionamento da empresa com seus fornecedores.
Além disso, é preciso contar com métodos e critérios para homologar os parceiros de forma a garantir que as relações ocorram de acordo com a Lei e de forma a atender os requisitos estabelecidos pela própria organização.
Tenha a tecnologia como aliada
A tecnologia é aliada importante para a estruturação do processo de compras e gestão de fornecedores.
É por meio do uso das ferramentas certas que a empresa consegue reduzir custos, mitigar ameaças, centralizar e integrar seus processos de gestão de riscos, financeira e de dados, além de facilitar o processo de compliance e estimular a governança nas áreas envolvidas.
Saiba como a tecnologia no Compliance dá eficiência e apoio para negócios mais seguros. Ouça aqui nosso podcast sobre o tema:
A importância do Compliance para homologação de fornecedores
O setor de compras é uma das áreas mais críticas de uma empresa, pois lida diretamente com as relações comerciais da organização, desde a contratação à homologação de fornecedores e outros processos.
Além disso, essa é uma área que está submetida a uma série de leis e normas, e ainda é uma dos grandes focos de tentativas de fraudes e outras práticas ilícitas.
Sendo assim, é fundamental que a empresa busque formas para garantir relações transparentes e éticas com seus fornecedores, mantendo-se em conformidade com a legislação e suas próprias normas internas.
Ao adotar estratégias de compliance para compras e contratos – incluindo a homologação de fornecedores -, a empresa garante um maior controle sobre todas as etapas da cadeia de suprimentos.
Além disso, com processos bem definidos, é possível assegurar o cumprimento do código de conduta e ética e facilitar a identificação de irregularidades.
Por tudo isso, o compliance traz benefícios como:
- Criar ações para prevenir, detectar e corrigir irregularidades, como falhas e fraudes;
- Definir critérios claros para processos de seleção de fornecedores;
- Estabelecer negociações baseadas na ética e na Lei;
- Firmar parcerias mais transparentes;
- Identificar riscos e incertezas, reduzindo, assim, impactos negativos;
- Prevenir perdas e prejuízos, sejam eles de natureza financeira ou jurídica;
- Proteger os ativos da empresa.
Faça a homologação de fornecedores com eficiência e segurança
A Neoway oferece soluções para que a sua empresa garanta a conformidade na gestão e na homologação de fornecedores.
As ferramentas de Risk & Compliance e Fraud Prevention trazem segurança e agilidade para o onboarding massificado, due diligence e gestão de fornecedores, análise reputacional e de conflitos de interesse e monitoramento contínuo.
Com elas, suas empresa consegue realizar:
- Onboarding digital massificado: valide documentos de identidade (RG, CNH, etc) por meio de tecnologias como reconhecimento facial, óptico e documentoscopia digital, para evitar ações fraudulentas.
- Scores antifraude: utilize scores antifraude para validar e-mails, telefones e CPFs, encontrar o endereço mais provável, entre outras informações relevantes para a análise de riscos.
- Coleta de informações: encontre em um só lugar dados internos e externos de diferentes sites e fontes, combinando critérios para descartar homônimos.
- Análise em detalhes: identifique ligações societárias, vínculos com listas restritivas nacionais e internacionais, processos judiciais, além de ativos tangíveis e intangíveis. Você também pode pesquisar termos na web para análises reputacionais.
- Monitoramento contínuo: crie red flags e receba alertas automáticos sobre comportamentos atípicos de terceiros para se prevenir contra fraudes e riscos reputacionais.
- Arquivamento de histórico: armazene evidências que comprovem verificações prévias e mantenha-se em conformidade com os prazos regulatórios, e controle e rastreie históricos de criação e edição dos arquivos.
Conheça algumas das soluções:
Neoway Check
O Neoway Check é uma ferramenta que permite confirmar informações de documentos de identidade de forma automatizada e rápida para dar eficiência aos processos de Know Your Customer, Onboarding Digital e outras validações.
Neoway Compliance
O Neoway Compliance é uma ferramenta para a realização de diligência prévia completa e gestão de compliance para análise e prevenção de discos.
Permite o acesso a dados e variáveis modeladas sobre os públicos de interesse, facilitando a tarefa de encontrar informações jurídicas e reputacionais sobre empresas e pessoas de todo o Brasil.
Com essa solução, a sua empresa consegue aperfeiçoar o onboarding de clientes, identificar conflitos de interesse e fazer análise de reputação e crédito, além de analisar grupos econômicos e mapear riscos em redes de relacionamentos.
Neoway Watcher
O Neoway Watcher é voltado para o monitoramento contínuo para decisões de compliance e prevenção de riscos.
Ele fornece acesso a informações de todas as empresas do Brasil, permitindo o monitoramento de dados como processos judiciais, mudanças de quadros societários, alteração no CNAE, entre outros.
Com o Watcher, é possível monitorar empresas e sócios e padronizar as políticas de compliance por toda a organização. Além disso, a ferramenta conta com uma funcionalidade de alertas, que avisa sempre que forem detectadas ações suspeitas ou fora do comum.
Saiba mais sobre o Neoway Risk & Compliance:
Saiba mais sobre o Neoway Fraud Prevention:
Conclusão
A homologação de fornecedores tem o objetivo de trazer confiança e segurança na relação entre a empresa contratante e seus parceiros, mitigando riscos, reduzindo custos e aumentando a qualidade nas entregas.
Apesar de complexo, todo esse processo pode ser otimizado e agilizado por meio da tecnologia.
Além de acelerar a verificação da documentação, e das análises de situação financeira, legal, fiscal e tributária e do histórico dos fornecedores, essas ferramentas contribuem para a aplicação do compliance, garantindo que as relações se pautem também pela ética e transparência.
Precisa aperfeiçoar seus processos de verificação, homologação e monitoramento de fornecedores? Fale com nossos especialistas e saiba como as soluções Neoway podem ser aplicadas no seu negócio.
