Sumário
- O que é conflito de interesses?
- Quais são os principais conflitos de interesses nas empresas?
- Boas práticas para evitar casos de conflitos de interesses
- Por que monitorar conflitos de interesses?
- Como a tecnologia otimiza a gestão de conflito de interesses?
O conflito de interesses é um risco ao qual as empresas estão expostas e que não deve ser ignorado. Embora possa parecer um problema específico, situações que vão contra os interesses primários da organização podem se tornam extremamente perigosas, representando riscos financeiros, legais e reputacionais.
Por isso, é fundamental que tais conflitos sejam detectados, monitorados e tratados o quanto antes.
Para isso, as empresas podem contar com a tecnologia, que vai ajudar a identificar esse tipo de situação com rapidez e precisão, reduzindo, assim, as potenciais ameaças à companhia.
Neste post, veja o que é conflito de interesses, os principais tipos, as melhores práticas para evitá-lo, por que monitorá-lo e como a tecnologia pode ajudar.
O que é conflito de interesses?
A Lei nº 12.813, de 16 de maio de 2013, conhecida como Lei do Conflito de Interesses, traz em seu art. 3º a seguinte definição:
“I – conflito de interesses: a situação gerada pelo confronto entre interesses públicos e privados, que possa comprometer o interesse coletivo ou influenciar, de maneira imprópria, o desempenho da função pública; e
II – informação privilegiada: a que diz respeito a assuntos sigilosos ou aquela relevante ao processo de decisão no âmbito do Poder Executivo federal que tenha repercussão econômica ou financeira e que não seja de amplo conhecimento público”.
Embora a Lei fale do conflito de interesses envolvendo ocupantes de cargos públicos na esfera federal, essa definição nos dá uma boa noção do que se trata.
Colocando em outras palavras, os conflitos de interesse acontecem quando interesses secundários – questões externas profissionais, pessoais, políticas, financeiras, entre outras – interferem no julgamento ou ação de pessoas dentro das organizações, que passam a agir com base nos seus interesses, e não naqueles da empresa.
Nesse sentido, embora seja comum o entendimento de que, para existir conflito, deva haver interesses conflitantes, o conflito pode ocorrer também nos casos em que tantos os interesses secundários quantos os empresariais sejam beneficiados.
Ou seja, situações em que o interesse pessoal extraprofissional é beneficiado juntamente com os da organização.
Exemplos de conflito de interesse
Vamos recorrer novamente à Lei nº 12.813, que em seus art. 5º e 6º elenca situações que configuram conflito de interesses. São elas:
- Divulgar ou fazer uso de informação privilegiada;
- Exercer atividade que implique na relação com pessoa física ou jurídica que tenha interesse na decisão do profissional;
- Exercer atividade que seja incompatível com as atribuições do cargo;
- Atuar em benefício dos interesses de terceiros;
- Praticar ato em benefício de pessoa jurídica da qual participa o profissional ou pessoas próximas que possam ser beneficiadas;
- Receber presentes de quem tenha interesses diversos.
Trazendo para a esfera corporativa privada, a situação mais utilizada para exemplificar casos de interesses conflitantes ocorre na Medicina, mais especificamente na prescrição de medicamentos ou cosméticos por parte de profissionais que têm relações com empresas farmacêuticas.
Isso acontece, por exemplo, por meio do recebimento de bolsas de pesquisa ou até mesmo pelo oferecimento de vantagens extraprofissionais.
Outro exemplo comum é quando um colaborador indica um profissional para trabalhar na empresa, mas oculta uma relação de parentesco ou de benefício indireto.
Exemplos de Conflitos de Interesses
Auto-fornecimento: contratação de fornecedores com os quais o tomador de decisão tem alguma conexão ou interesse financeiro
Troca de informações privilegiadas: comunicação entre indivíduos que gera vantagem competitiva ou benefício financeiro a uma das partes
Contratação de parentes: contratação de familiares em detrimento de outros candidatos, muitas vezes mais qualificados
Priorização de interesses pessoais: tomada de decisão baseada em benefício próprio e em detrimento à corporação
Negociação com empresas concorrentes: estabelecimento de relações comerciais com empresas que competem entre si
Leia mais: Abordagem Baseada em Risco (ABR): o que é e como implementar
Quais são os principais conflitos de interesses nas empresas?
1. Relações entre sócios ou acionistas
Situação em que uma das partes tenta influenciar decisões ou tomá-las por conta própria pensando no seu próprio interesse, e não naqueles da organização e da sociedade.
Isso pode ocorrer tanto com pessoas físicas ou nos casos em que empresas são sócias ou acionistas de outras.
Um exemplo é o caso de representantes de acionistas que participam como conselheiros em empresas de sociedade coligada e controlada e buscam influenciar as decisões em prol da organização investidora, e não da sociedade.
Para evitar esse tipo de conflito, muitas empresas têm contratado profissionais independentes para representá-las nos conselhos de administração.
2. Relações com empregados da empresa
O conflito de interesses mais comum dentro das empresas acontece quando gestores tomam decisões que beneficiam seus familiares, seja por meio da contratação, promoção, recebimento de aumentos ou outras vantagens.
Vale lembrar que a Lei não define até qual grau de parentesco considera-se conflito de interesses. Essa especificação deve constar, portanto, no código de conduta das organizações, que devem estabelecer critérios claros.
Importante lembrar que isso também pode acontecer com pessoas de fora do círculo familiar direto, como as relações com cônjuges, companheiros e amigos com os quais o profissional mantenha vínculo próximo.
Um exemplo é quando um profissional troca de empresa e decide contratar colegas do emprego anterior sem obedecer estritamente a critérios profissionais, mas com base em vínculos afetivos ou para a concessão de benefícios, como promoções ou aumento de remuneração.
Leia mais: Know Your Employee (KYE): benefícios e como aplicar em sua empresa
3. Relações com fornecedores de bens
No ambiente corporativo, as relações com fornecedores costumam ser as mais vulneráveis a conflitos de interesse.
O exemplo mais comum ocorre com a obtenção de vantagens para a contratação de um fornecedor específico, como viagens, almoços, cursos, presentes, entre outros. Em grandes empresas, isso também acontece por meio da participação acionária.
O conflito de interesses com fornecedores de bens pode ser evitado por meio do estabelecimento de critérios técnicos para a contratação de parceiros e pela exigência de abstenção de gestores que tenham poder de decisão e qualquer tipo de relação com um ou mais fornecedores.
4. Relações com fornecedores de serviços
Em relação aos fornecedores de serviços, os riscos são os mesmos, ou seja, o relacionamento entre pessoas da empresa e do parceiro contratado.
Nesse caso específico, uma situação de conflito muito observada é a contratação de prestadores de serviço que tenham vínculos próximos (familiar ou amigo íntimo) ao profissional.
Além disso, existem os casos em que os prestadores podem partilhar seus ganhos com o colaborador.
O conflito de interesses com os fornecedores de serviços é um caso crítico, pois os critérios usados para avaliar o desempenho do parceiro são mais subjetivos, o que abre as portas para a manipulação de escolhas.
Assim, a saída é estabelecer regras que proíbam a contratação de profissionais com vínculos afetivos com os colaboradores da empresa e critérios técnicos para avaliar o serviço.
Leia mais: Conheça Seu Fornecedor (Know Your Supplier): o que é KYS
5. Relações com clientes
O conflito de interesses envolvendo clientes geralmente acontece por meio da concessão de benefícios ao colaborador por uma decisão que lhe tenha sido favorável.
Nesse caso, é preciso que a empresa garanta que as concessões que sejam feitas a um cliente possam ser oferecidas a outros em igualdade de condições.
Leia mais: Know Your Customer (KYC): O que é, como funciona e sua importância
6. Relações com o governo
Se dá pela obtenção ou oferecimento de vantagens com agentes do poder público, o que pode envolver por meio de fraudes em licitações, na celebração de contratos com o governo, no uso/divulgação de informações privilegiadas, na interferência em instituições, na prestação de serviços, entre outras situações, como as que vimos há pouco.
Boas práticas para evitar casos de conflito de interesses
Gestão eficiente de compliance
A gestão de compliance abrange uma série de medidas para garantir a conformidade dentro das empresas, entre elas o próprio código de conduta e o canal de denúncia.
Nesse sentido, as ações de compliance devem estar alinhadas às medidas de governança corporativa para orientar a conduta de todos os profissionais da organização e prevenir conflitos de interesse.
Para ter todos esses conflitos e demais riscos no radar da empresa, o compliance garante as ferramentas e recursos para fazer o monitoramento, controle, avaliação e punição desses casos.
Como vimos, também é essencial documentar e partilhar as políticas internas da empresa, capacitando frequentemente todos os profissionais.
Saiba mais sobre a importância do Compliance como pilar de negócios nesta edição do podcast Bites & Business:
Código de conduta
Toda empresa deve criar um código de conduta para guiar as práticas dentro da organização e evitar ações que firam preceitos éticos e legais.
É fundamental que o documento seja amplamente divulgado (e compreendido), tanto aos colaboradores quanto à alta direção, aos fornecedores e demais parceiros.
Também é recomendado que a adesão ao código de conduta seja documentada por meio de assinatura de autodeclaração dos funcionários sobre possíveis conflitos de interesse.
E ainda é importante que esse documento esteja disponível permanentemente, permitindo alterações no status no caso do surgimento de situações conflitantes.
Juntamente com o compliance, o código de conduta ajuda a evitar conflitos de interesse que possam ser prejudiciais para a empresa.
Para isso, ele deve estar alinhado à cultura organizacional da companhia, garantindo que todos ajam de acordo com sua missão, valores e objetivos.
Canal de denúncias
Além dos esforços para comunicar e capacitar todos os colaboradores sobre a conduta ética esperada dentro da empresa, é preciso criar ferramentas que permitam aos próprios profissionais – assim como parceiros e até mesmo clientes – delatar comportamentos e práticas que atentem contra os interesses da organização.
E isso pode ser feito por meio da disponibilização de canal de denúncias ou hotline.
O canal deve estar previsto no código de conduta da empresa. Para que seja realmente eficaz, deve garantir a confidencialidade e a segurança dos denunciantes, além de efetivamente promover a apuração dos fatos.
Cabe também ao código de conduta prever as punições para os agentes infratores, assim como os denunciantes de má-fé
Onboarding seguro e ágil
A chegada de novos funcionários (e também clientes e parceiros) à empresa exige uma atuação próxima do setor de compliance.
É no momento do primeiro contato que os colaboradores terão acesso às diretrizes da organização, e é quando o compliance deve mostrar o que se espera do profissional, por meio do seu código de conduta e da sua cultura de integridade.
Durante o onboarding, as políticas corporativas e demais documentos devem ser lidos e aceitos. Isso vai garantir que o profissional esteja ciente dos possíveis conflitos de interesses, inclusive preenchendo a autodeclaração.
O onboarding também pode ser beneficiado com as medidas de Due Diligence, que permitem à empresa aprimorar o processo e conhecer em detalhes seus funcionários, fornecedores e potenciais clientes.
Monitoramento contínuo de clientes, fornecedores e colaboradores
Para uma gestão de compliance eficiente, é preciso que as empresas entendam as relações que envolvem seus stakeholders (grupos de interesse).
Essa verificação precisa acontecer desde o onboarding e seguir com o monitoramento contínuo dessas pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas.
Esse acompanhamento permite identificar ameaças corporativas, inclusive potenciais conflitos de interesse, como a relação entre sócios e parentes.
Da verificação de documentos a movimentações financeiras e mudanças de status, o monitoramento traz mais segurança às operações da organização.
Quer saber mais sobre monitoramento de stakeholders? Assista esse webinar e veja como realizar o monitoramento dos seus stakeholders e preservar a reputação da sua empresa:
Por que monitorar conflitos de interesse?
Mais do que uma questão individual e pessoal de cada colaborador, os conflitos de interesses podem prejudicar a integridade e a reputação da empresa.
E esse problema tem o potencial para se tornar uma bola de neve. Afinal, quando os conflitos não são combatidos, a cultura organizacional se vê abalada, gerando uma descrença generalizada, o que abre espaço para dúvidas e especulações.
Com o passar do tempo, pode comprometer as relações no ambiente de trabalho e até mesmo estimular ações antiéticas.
Como resultado, a empresa pode ter seu funcionamento prejudicado, além de correr o risco de se ver em meio a situações legal e financeiramente prejudiciais.
Como a tecnologia otimiza a gestão de conflito de interesses
Devido à sua natureza, ainda existe muita dificuldade em identificar os conflitos de interesse na rotina das empresas. Porém, esse processo já pode ser otimizado e facilitado por meio de soluções tecnológicas que auxiliam na detecção e prevenção dessas situações.
Ferramentas como Big Data Analytics, Inteligência Artificial e Machine Learning permitem realizar o background check de clientes, colaboradores, sócios e parceiros, fazendo a checagem completa de dados de pessoas físicas e jurídicas e suas relações, além de realizar o monitoramento contínuo dessas informações.
As próprias ferramentas conseguem reconhecer automaticamente possíveis situações conflitantes, o que facilita e agiliza o controle e o combate a práticas que vão contra os interesses da empresa.
Como a Neoway ajuda a identificar e mitigar riscos de conflito de interesses?
A Neoway oferece soluções para que a sua empresa garanta a conformidade na gestão de compliance e dos conflitos de interesse.
As ferramentas de Risk & Compliance trazem segurança e agilidade para o onboarding de novos clientes e funcionários, gestão de fornecedores, análise reputacional e de conflitos de interesse.
Conheça as principais funcionalidades da solução:
- Coleta de informações – encontre em um só lugar dados internos e externos de diferentes sites e fontes, e combine critérios para descartar homônimos.
- Análise em detalhes – identifique ligações societárias, vínculos com listas restritivas nacionais e internacionais, além de ativos tangíveis e intangíveis; e pesquise termos na web para análises reputacionais.
- Monitoramento contínuo – receba alertas automáticos sobre comportamentos atípicos de terceiros e previna-se contra fraudes e riscos reputacionais.
Arquivamento de histórico – armazene evidências que comprovem verificações prévias, mantenha-se em conformidade com os prazos regulatórios, e controle e rastreie históricos de criação e edição dos arquivos.
Neoway Compliance
O Neoway Compliance é uma ferramenta para a realização de diligência prévia completa e gestão de compliance para análise e prevenção de discos.
Permite o acesso a dados e variáveis modeladas sobre os públicos de interesse, facilitando a tarefa de encontrar informações jurídicas e reputacionais sobre empresas e pessoas de todo o Brasil.
Com essa solução, a sua empresa consegue aperfeiçoar o onboarding de clientes, identificar conflitos de interesse e fazer análise de reputação e crédito, além de analisar grupos econômicos e mapear riscos em redes de relacionamentos.
Neoway Watcher
O Neoway Watcher é voltado para o monitoramento contínuo para decisões de compliance e prevenção de riscos. Ele fornece acesso a informações de todas as empresas do Brasil, permitindo o monitoramento de dados como processos judiciais, mudanças de quadros societários, alteração no CNAE, entre outros.
Com o Watcher, é possível monitorar empresas e sócios e padronizar as políticas de compliance por toda a organização.
Além disso, a ferramenta conta com uma funcionalidade de alertas, que avisa sempre que forem detectadas ações suspeitas ou fora do comum.
Neoway API
O Neoway API permite que os dados coletados por nós sejam integrados a outros produtos ou serviços da escolha dos clientes, de maneira rápida e segura. Todas as soluções da Plataforma Neoway podem ser utilizadas por meio de APIs:
Suas principais funcionalidades são:
- Alta produtividade: automatize os processos de exportação de dados e aumente a produtividade das suas análises.
- Compatibilidade: alcance compatibilidade em integrações de sistemas e agilidade na troca de informações.
- Dados modelados: utilize os dados modelados por nossos cientistas de dados a partir das necessidades do seu negócio.
- Integração: integre seus dados aos da Neoway para análises mais completas.
- Personalização: conte com API customizável para atender às necessidades específicas de diferentes departamentos da empresa.
- Proteção de dados: faça auditoria dos acessos aos dados que passam pela API, de acordo com as regras da LGPD e do Marco Civil da Internet.
- Segurança: tenha mais controle sobre os acessos e as informações que serão disponibilizadas para os times.
Conclusão
O conflito de interesses deve ser combatido para não causar prejuízos à empresa. Seja nas relações com colaboradores, parceiros ou até mesmo clientes, o risco de situações conflitantes existe e não deve ser ignorado.
Para lidar com os conflitos de interesse, o compliance é a ferramenta mais importante, responsável por implantar uma série de medidas que visam a garantir que todos ajam em conformidade com as políticas internas da empresa e de acordo com seus interesses primários.
Saiba como as soluções Neoway podem ser aplicadas no seu negócio ajudando na identificação, monitoramento e controle de conflitos de interesse. Fale com nossos especialistas.
