A gestão de fornecedores é um dos assuntos mais importantes do ponto de vista estratégico para uma empresa. Afinal, o sucesso da organização depende, em grande parte, de operações bem alinhadas com todos esses parceiros, o que ajuda a garantir o uso eficiente dos recursos, aumentar a produtividade e trazer melhores resultados.
Neste post, veja o que é gestão de fornecedores, como ela impacta na área de compliance, como fazê-la na prática e as tecnologias que podem ajudar nesse processo.
O que é a gestão de fornecedores?
Gestão de fornecedores é um conjunto de medidas para identificar, avaliar e selecionar os melhores parceiros de fornecimento de produtos e/ou serviços para uma empresa.
Isso envolve etapas como a administração da cadeia de suprimentos, a homologação de fornecedores, o gerenciamento da relação com esses parceiros e o controle e monitoramento dos serviços prestados.
Por meio da gestão de fornecedores, a empresa busca controlar seus custos, tornar a alocação de recursos mais eficiente, além de coletar informações que possam ser usadas na tomada de decisão estratégica.
Ou seja, é um processo essencial para aumentar a rentabilidade das operações e, ao mesmo tempo, potencializar a produtividade.
A importância de gerenciar o relacionamento com fornecedores
São muitos os motivos que justificam uma boa gestão de fornecedores. Entre eles estão:
Aumento da qualidade
A solução oferecida ao cliente final da empresa depende, em grande parte, dos fornecedores e da qualidade da matéria-prima por eles entregue.
Nesse sentido, gerenciar esses parceiros é fundamental para assegurar que a empresa consiga entregar qualidade aos seus clientes e esses, por sua vez, tenham suas expectativas atendidas.
Cumprimento de prazos
Os fornecedores não estão relacionados apenas à qualidade dos produtos e serviços de uma empresa, mas também desempenham importante papel para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos. E isso tem relação direta com a disponibilidade.
Assim, a gestão de fornecedores permite à empresa escolher os melhores parceiros para garantir que o estoque esteja sempre abastecido e que todos os prazos combinados sejam atendidos.
Preços mais competitivos
A gestão eficaz dos parceiros de fornecimento reflete também em um bom relacionamento entre eles e a empresa.
E esse é um aspecto muito importante para garantir condições mais competitivas, sobretudo no que se refere ao preço do serviço e à flexibilidade de pagamento, que, por sua vez, impactam no valor cobrado no produto final.
Mais valor agregado
A boa gestão de fornecedores também ajuda a aumentar o valor agregado do produto, fazendo com que a empresa se torne mais competitiva.
Afinal, com melhor qualidade, mais confiabilidade nas entregas, melhor gestão de estoque e preços mais competitivos, ela consegue reduzir custos, otimizar sua operação e aumentar seus lucros.
Consolidação da cadeia de suprimentos
Quanto mais a empresa e seus parceiros se conhecem e estreitam suas relações, mais alinhados tornam-se suas operações.
Com mais organização e controle sobre a cadeia, é possível contar com um grupo mais enxuto de fornecedores, o que aumenta o valor operacional e a eficiência.
Leia mais: Cadeia de Suprimentos: O que é, As etapas e a Como é Gestão
Como escolher fornecedores?
Definir os objetivos
Para escolher um parceiro de fornecimento, é necessário que a empresa defina metas viáveis e apresente-as aos candidatos, ressaltando que está em busca de fornecedores alinhados aos seus objetivos.
Estipular critérios para avaliação
Há uma série de critérios para escolha de fornecedores, que podem variar de acordo com os objetivos, as prioridades e as particularidades de cada empresa.
Alguns dos pontos que devem ser avaliados, estão:
- Qualidade do serviço;
- Agilidade na entrega;
- Disponibilidade dos insumos;
- Preços competitivos;
- Flexibilidade em relação a trocas, prazos e quantidades.
Além disso, é importante que a empresa avalie critérios específicos relacionados à sua atuação, como:
- Experiência do fornecedor no segmento;
- Certificações necessárias, como ISO;
- Tecnologias utilizadas;
- Respeito às regras de segurança, saúde e meio-ambiente.
Importante notar que o peso de cada critério avaliado vai depender do que a empresa busca.
Para ajudar nessa tarefa, outro procedimento muito comum é a criação de um questionário para avaliar os critérios e, assim, descobrir o fornecedor que melhor atende às necessidades da organização.
Pesquisar e procurar indicações
É preciso garantir que os fornecedores compartilhem dos valores da empresa, sobretudo no que se refere à ética e transparência.
Para escolher os parceiros de fornecimento que possuam esse alinhamento, a empresa deve realizar pesquisas e procurar indicações sobre os candidatos.
Nesse sentido, é imprescindível destacar o processo de Know Your Supplier (KYS), que consiste em uma série de medidas para mitigar os riscos inerentes ao relacionamento da empresa com seus prestadores de serviço.
A política de Conheça Seu Fornecedor relaciona-se diretamente com a ISO 9001 2015 que estabelece que “a organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos”.
Dentre os procedimentos previstos no processo de KYS estão a verificação de integridade e mapeamento de riscos, a busca por referências feitas ao fornecedores, a realização de auditorias e a verificação da capacidade do parceiro para prestar o serviço.
Como a gestão de fornecedores impacta na sua área de compliance?
Via de regra, a gestão de fornecedores deve fazer parte do programa de compliance da empresa, que deve estabelecer as políticas e os procedimentos que deverão ser adotados em relação a seus parceiros.
Entre as medidas previstas estão, por exemplo, a realização de Due Diligence de fornecedores diretamente pela área de compliance, avaliação dos contratos, monitoramento do cumprimento das cláusulas, realização de auditorias periódicas, entre outras.
O resultado da combinação entre gestão de fornecedores e compliance é extremamente benéfico para a empresa.
Isso porque ela passa a contar com processos que garantem que todos os envolvidos cumpram suas responsabilidades e preservem os interesses da organização; tudo em conformidade com a legislação do setor e com suas próprias políticas e diretrizes.
E isso é fundamental para identificar e minimizar riscos, reduzir prejuízos e desenvolver ações para prevenir, detectar e corrigir falhas e fraudes.
Importante destacar, no entanto, que a gestão de fornecedores deve envolver mais do que a área de compliance.
Ela deve ser feita em conjunto com outras áreas da empresa, zelando não apenas pela garantia dos prazos e entregas, mas também pelos valores da organização, pela ética e pela transparência.
Além disso, o compliance na gestão de fornecedores tem a ver com a sustentabilidade do negócio, por meio da garantia do cumprimento de questões econômicas, sociais, ambientais, trabalhistas e legais, que refletem na imagem e no posicionamento da empresa junto ao mercado.
Saiba mais sobre a importância do Compliance como pilar de negócios neste episódio do podcast Bites & Business:
A importância de avaliações periódicas
Periodicamente, é importante que a empresa reavalie seus fornecedores, certificando-se de que os parceiros continuam oferecendo as condições necessárias para fornecer os produtos e/ou serviços que ela precisa.
Essas análises devem considerar fatores como a entrega dos produtos, o cumprimento dos prazos, a agilidade nas trocas, entre outros serviços previstos em contrato e que podem levar à rescisão do mesmo – desde que comprovada a baixa qualidade do parceiro, o que só é possível por meio das avaliações periódicas.
Os fornecedores devem ser informados, já durante a homologação, que esse processo avaliativo acontecerá de tempos em tempos e que seus serviços serão afetados.
Assim, a empresa deixa claro que problemas não serão tolerados e que sua ocorrência pode levar ao fim da relação comercial.
Isso é essencial, inclusive, para reduzir os impactos negativos que uma possível escolha incorreta pode trazer para os negócios da empresa.
Por fim, é importante ressaltar que o setor de compliance também deve participar desse processo.
Cabe a ele, geralmente por meio de auditorias, analisar a integridade dos contratos e identificar possíveis desvios de conduta que atentem contra o Código de Ética da organização ou suas políticas de conformidade.
Leia mais:Responsabilidade objetiva: O que é e como evitar riscos
Como fazer gestão de fornecedores na prática
Fazer o planejamento
Assim como acontece na escolha de parceiros, a gestão de fornecedores começa pela definição dos objetivos do negócios.
Para isso,a empresa deve estipular metas viáveis, considerando suas maiores necessidades.
Ao traçar um planejamento com base nessas variáveis, a organização consegue reforçar seu poder de negociação e apresentar propostas que façam sentido para ambas as partes envolvidas.
Assim, no planejamento, é importante definir:
- Orçamento;
- Necessidade de suprimentos;
- Demandas;
- Metas para os parceiros;
- Valores mínimos e máximos que serão aceitos.
Esses pontos servirão como parâmetros para guiar a relação com o fornecedor, mas não são definitivos.
Pelo contrário: o planejamento fornece diretrizes básicas e pode ser adaptado conforme a necessidade.
Organizar processos
Uma vez estipuladas as metas, é necessário saber como elas serão executadas. Para isso, é preciso ter em mente que as políticas internas do fornecedor são diferentes das da empresa.
A organização de processos também deve acontecer internamente, ou seja, todos os departamentos da empresa devem ter autonomia e processos bem definidos sobre questões como a seleção de novos parceiros e os insumos que devem ser adquiridos.
Para isso, é importante a criação de políticas internas específicas sobre a gestão de fornecedores, que passam também pela definição de um código de conduta e por garantir a sintonia entre os diferentes setores da empresa e os parceiros contratados.
Compreender a cadeia
Para fazer uma boa gestão de fornecedores, é imprescindível que a empresa acompanhe toda a cadeia de suprimentos. Isso passa por conhecer os custos e processos envolvidos em todas as etapas.
Por exemplo: o fornecedor escolhido pode ter seu próprio parceiro de fornecimento. Isto é, para que o fornecedor X consiga entregar o produto à empresa, ele depende de outros prestadores de serviço.
Obviamente, quanto mais etapas na cadeia, maiores serão os custos, o que impacta diretamente no valor final do produto.
Por isso, o conhecimento sobre os custos da cadeia é chave não somente para escolher o fornecedor que oferece as melhores condições, mas também aquele que possui o melhor serviço e os melhores prazos.
Um dos trabalhos mais importantes da gestão de fornecedores é não deixar que apenas o preço influencie na decisão. Qualidade e pontualidade são investimentos mais importantes.
Compartilhar informações
Fornecedores são parceiros de negócios e assim devem ser tratados. Afinal, como vimos, para o sucesso do negócio é fundamental manter um bom alinhamento com eles.
Isso significa que toda informação considerada crítica para a operação deve ser compartilhada com ele – respeitando os princípios de segurança de dados, é claro.
Nesse caso, a tecnologia é importante aliada porque ajuda na troca de informações de forma automatizada, ao mesmo tempo que permite compartilhar apenas os dados realmente necessários para otimizar a operação.
Monitorar e avaliar
O trabalho de gestão de fornecedores não termina com sua homologação. É preciso que haja um processo bem definido de reavaliação e monitoramento das informações, certificando-se de que as condições do contrato estejam sendo cumpridas e de que o status do parceiro não tenha mudado (como o surgimento de pendências).
De novo, a tecnologia é importante nessa fase porque automatiza a coleta e revisão das informações, além de facilitar o acompanhamento do cumprimento das obrigações contratuais.
Leia mais: Gestão de riscos de ponta a ponta com inteligência de dados e automação
A tecnologia na gestão de fornecedores
Com as ferramentas certas, é possível reduzir custos, mitigar ameaças, centralizar e integrar seus processos de gestão de riscos, financeira e de dados, além de facilitar o processo de compliance e estimular a governança corporativa nas áreas envolvidas.
Com o uso da tecnologia, a empresa consegue monitorar toda a base de fornecedores e suas informações, assim como os dados relativos à gestão de compra, como pedidos, preços, ordens de serviço e notas fiscais.
A integração é outro ganho bastante expressivo. Existem ferramentas que permitem integrar diferentes departamentos da empresa e, aliadas à gestão de fornecedores, são fundamentais para o controle financeiro, de mercadorias e estoque.
As principais tecnologias que podem auxiliar na gestão de fornecedores são:
- Big Data Analytics: ferramentas de análise de dados que permitem conectar diferentes fontes de informação e analisá-las de forma ágil e precisa.
- Business Intelligence: processo de coleta, análise, organização e monitoramento de dados para auxiliar na tomada de decisão e orientar ajustes nas estratégias voltadas para novos parceiros de negócios.
- Inteligência Artificial e Machine Learning: auxilia na extração de conhecimento e valor de grandes volumes de dados, dando mais precisão e eficiência às análises.
Por que fazer uma gestão automatizada é essencial no processo?
O uso de ferramentas que automatizam processos e operações é fundamental para que a empresa possa integrar diferentes áreas e parceiros e ter total controle, e em tempo real, sobre cada etapa.
Assim, é possível não apenas fazer a gestão das informações dos seus fornecedores,como também acompanhar toda sua atuação, verificando todos os pontos que tratamos anteriormente, além de garantir a segurança dos dados e a integridade das informações da empresa.
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