O mercado e a sociedade estão cada vez mais atentos às empresas com que se relacionam, seus preceitos éticos e de transparência. E a adoção de políticas de compliance é o mecanismo que as organizações utilizam para responder a essas exigências.
Neste post, veja como funciona uma política de compliance, por que implementá-la, o passo a passo para adotá-la e como a Neoway pode ajudar a sua empresa.
O que é compliance
Compliance é uma palavra em inglês derivada do verbo “to comply”, que pode ser traduzido como “estar em conformidade”.
No contexto corporativo, é o conjunto de normas, regras e procedimentos que regulam as atividades de uma empresa e a ajudam a se manter alinhada com a legislação e as normas de órgãos reguladores que regem sua atuação.
Por meio da definição de políticas de compliance, a organização não só garante sua conformidade com essas diretrizes (internas e externas), como também estabelece medidas e formas de controle para identificar e tratar quaisquer desvios ou ações fora da conduta ética esperada em todas as áreas: financeira, fiscal, contábil, ambiental, administrativa, trabalhista, etc.
Mais do que um ferramenta de controle, no entanto, o compliance é essencial para que a empresa possa se consolidar no mercado, uma vez que, ao estar em conformidade, ela mostra sua predisposição a atuar dentro dos limites éticos e legais.
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Como funciona uma política de compliance
Como vimos, as políticas de compliance têm o objetivo de identificar e tratar – e, no melhor dos cenários, evitar – práticas ilegais ou que firam o código de conduta ética da empresa.
No contexto atual, elas estão intimamente relacionadas à prevenção e ao combate à corrupção.
Assim, essas políticas visam a definir de forma clara e objetiva as medidas, controles, procedimentos e rotinas com o objetivo de garantir que a legislação e as políticas internas da companhia sejam cumpridas.
Para isso, elas devem permear toda a organização, do “chão de fábrica” à alta diretoria.
Algumas dessas medidas são:
- A criação de um setor de compliance, preferencialmente com um comitê de ética;
- A criação de um código de conduta para todos os níveis;
- O estabelecimento de canais de denúncias;
- O estabelecimento de controles para acompanhar o cumprimento da legislação e normas estabelecidas por órgãos fiscalizadores.
Qual a importância de ter uma política de compliance?
A política de compliance se tornou um recurso fundamental para a sobrevivência das empresas no mercado, uma vez que ajuda a manter sua competitividade intacta.
Na última década, o Brasil viu como os setores público e privado foram afetados por investigações que revelaram uma infinidade de desvios de conduta e práticas ilícitas, movimento que, inclusive, resultou no aprimoramento da nossa legislação.
E é nesse contexto que as políticas de compliance se mostram importantes para:
- Viabilizar negócios: o compliance se tornou condição fundamental para a realização de negócios, seja no setor público ou privado.
- Prevenção sobre responsabilidade objetiva: conforme essa legislação, significa que a pessoa jurídica responderá pelas ilegalidades cometidas mesmo que o ato não tenha sido fruto de uma decisão administrativa direta. Nesse caso, as políticas de compliance são fundamentais para evitar esse tipo de situação e mitigar seus riscos.
- Diferencial competitivo: embora seja um comportamento esperado de todas as empresas, a conformidade com as leis e com a ética ainda é um importante diferencial.
Benefícios e diferenciais
A implantação de uma política de compliance se reflete em uma série de benefícios diretos e indiretos. Entre eles:
- Melhoria na análise e gestão de riscos, com a adoção de processos mais abrangentes e criteriosos;
- Aprimoramento dos processos de segurança de dados e de prevenção e identificação de fraudes;
- Criação de um ambiente de transparência e confiança;
- Consolidação de uma imagem positiva junto ao mercado e à sociedade;
- Minimização de prejuízos financeiros e reputacionais em virtude de punições legais e suas consequências, como interrupção das atividades e publicidade negativa;
- Retenção de talentos e atração de novos investidores, parceiros e clientes.
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Por que implementar uma política de compliance na empresa?
São muitos os motivos e benefícios que justificam a implementação de uma política de compliance pelas empresas, conforme vimos acima. Vamos falar mais sobre alguns deles:
Estabelecimento de regras de conduta
Por meio das políticas de compliance, a empresa deixa claro para todos os seus colaboradores o que se espera deles em termos éticos e de transparência.
Aliadas ao código de conduta, essas diretrizes deixam claro o que é permitido e o que é proibido dentro da empresa, além de orientar os funcionários sobre como agir ao se deparar com atos que atentem contra esses preceitos.
Redução de problemas legais
A implantação de uma política de compliance mantém a empresa em conformidade com as leis e normas às quais está exposta.
Essas diretrizes munem a organização com as ferramentas necessárias para identificar falhas e desvios e corrigi-las prontamente.
Com isso, reduz-se o risco de multas e autuações pelos órgãos reguladores e possíveis consequências judiciais em função de negligência ou complacência.
Construção de boa reputação e credibilidade
A empresa que cumpre suas obrigações legais e regulamentares pode usar isso a seu favor, fortalecendo sua boa reputação perante o mercado e o público.
Ao reafirmar seu compromisso com a ética e afastar-se de qualquer comportamento ilegal, a organização consegue criar um ambiente para manter talentos, ganhar a confiança de fornecedores e conquistar novos clientes.
Retenção de talentos
Aprofundando-se no ponto já citado, um dos objetivos que uma política de compliance deve buscar é a proteção dos colaboradores da empresa.
Ao criar um ambiente que preza pela transparência e ética, a equipe tende a se sentir mais segura e considerar que trabalha em uma organização justa e profissional.
Isso aumenta as chances de manter os talentos na empresa e conquistar novos colaboradores com menos esforço. Afinal, todo profissional deseja atuar em uma empresa sólida e de boa reputação.
Atualização constante
Quando uma empresa implanta políticas de compliance, é necessário que ela se mantenha em constante atualização com novas legislações e exigências que possam surgir e adeque seus processos.
Um exemplo é a recente Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exigiu das organizações um esforço para cumprir as novas regras para o tratamento de dados dos seus clientes.
Negociações com empresas maiores
Via de regra, a preocupação com fatores como combate à corrupção e prevenção à lavagem de dinheiro é mais urgente em empresas de grande porte.
Essas organizações não buscam apenas garantir a conformidade internamente, como exigem isso de seus parceiros de negócios.
Assim, empresas que têm políticas de compliance bem definidas abrem as portas para negociações com companhias maiores, que buscam parceiros íntegros e que compartilhem os mesmos ideais éticos.
Melhora na governança corporativa
A política de compliance é um dos alicerces da governança corporativa, sobretudo em empresas de setores altamente regulados, como bancos e outras instituições financeiras.
Isso porque as políticas preveem normas e outras regulamentações internas da empresa, deixando clara a estrutura organizacional e as responsabilidades por cada um dos determinados problemas.
Prevenção de erros e retrabalhos
A falta de uma política de compliance está relacionada a um número mais elevado de erros.
Afinal, sem uma diretriz clara sobre como agir e/ou quais regras seguir, torna-se mais fácil tomar uma decisão equivocada. Isso pode levar à necessidade de retrabalho e gerar prejuízos, não só financeiros como também de produtividade.
Leia mais: OFAC: Veja como proteger sua empresa de atividades suspeitas
Como montar uma política de compliance passo a passo
Embora possa variar de empresa para empresa, os passos mais importantes para estabelecer uma política de compliance são:
Engajamento de todos os membros da organização
A política de compliance precisa contar com o envolvimento de todos dentro da empresa, a começar pelos altos graus hierárquicos.
É preciso que a alta direção entenda e esteja de acordo com a implementação das diretrizes, e não apenas as veja como um fator mercadológico.
Mas não é só isso: o sucesso da política de compliance depende do engajamento de todos os outros atores da empresa com essa missão, desde o menor cargo hierárquico. Em outras palavras, o compliance deve fazer parte da cultura organizacional.
Análise de risco
Para que a implementação da política de compliance seja eficaz, é necessário realizar um mapeamento completo de todos os problemas de conduta aos quais a empresa está exposta.
Para analisar esses riscos, é importante considerar suas particularidades, como porte, setor em que atua, quantidade de colaboradores, entre outros.
Em seguida, deve-se analisar a possibilidade de mitigar – ou até mesmo eliminar – esses riscos.
Código de conduta
O código de conduta é um dos instrumentos mais importantes para a implementação das políticas de compliance. Esse documento traz as orientações gerais que vão guiar a atuação dos colaboradores.
E isso não apenas deixando claro o que pode e o que não pode e o que deles é esperado, mas os orienta em relação a medidas a serem tomadas em caso de práticas que possam ir contra essas diretrizes.
Outro ponto fundamental é que o código seja de aderência obrigatória por todos os colaboradores para, desta forma, garantir que todos estão cientes das normas que ali constam. Se preferir, a empresa também pode divulgá-lo junto a parceiros e clientes.
Treinamento
As políticas de compliance e o código de conduta devem ser de conhecimento de toda a organização, que deve certificar-se de que todos compreendem as diretrizes com clareza.
Para assegurar que isso aconteça, a empresa deve investir em treinamentos. O objetivo é fazer com que todos conheçam e entendam a importância de seguirem as regras e qual é o seu papel dentro dessa dinâmica de ética e transparência.
Empresas que contam com profissionais capacitados para lidar com compliance tornam-se mais sólidas, pois reduzem consideravelmente os riscos de violação das leis e normas e aumentam sua capacidade de mitigar riscos e tratar situações fora do padrão.
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Canais de denúncia
Dentro das práticas para combater atos que não estejam alinhados à política de compliance da empresa, está a disponibilização de canais de denúncia abertos a todos e que garantam a segurança e o anonimato dos denunciantes.
O objetivo dos chamados hotlines é permitir que qualquer pessoa que se depare ou suspeite de situações fora do esperado possa comunicar a ocorrência ao setor responsável, que deve investigar a denúncia e tomar as medidas cabíveis.
Due Diligence
A política de compliance não é algo que deve se voltar apenas para os processos e relações internas da empresa; é preciso que a ética, a transparência e a conformidade com as leis e normas estejam presentes também no comportamento de fornecedores, clientes e parceiros.
Para que isso seja possível, é preciso que as políticas estabeleçam o procedimento de Due Diligence, processo que envolve a gestão de riscos e compliance, auditoria, previsão de cenários de negócios e identificação de oportunidades.
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Conclusão
A política de compliance é a forma como as empresas buscam assegurar uma atuação ética e transparente em todos os seus níveis hierárquicos.
É esse conjunto de diretrizes que vai ajudar a organização a manter-se alinhada às leis, normas e regras.
E o resultado não poderia ser melhor: além de evitar problemas judiciais, a empresa consolida-se no mercado, torna-se mais atraente para clientes e investidores, consegue reter seus melhores talentos e ganha um importante diferencial competitivo que lhe abre portas para novos negócios.
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