Índice
- O que é um sistema de compliance?
- Por que um sistema de compliance é necessário?
- 7 passos para implementar um sistema de compliance
- O sucesso de um sistema de compliance na prática
Na busca por manter suas operações em conformidade com a lei vigente, cada vez mais empresas investem em um sistema de compliance.
Esse tipo de solução permite que as companhias se protejam contra atividades ilícitas (como lavagem de dinheiro e corrupção), tanto internamente quanto no que diz respeito às ações de stakeholders (fornecedores, clientes, parceiros etc.).
Foi o que fez o Santander CACEIS, uma das maiores administradoras de investimentos do país, que buscou se adaptar às novas normas do setor com um sistema de compliance da Neoway.
O resultado foi impressionante: 78% de ganho de eficiência operacional e capacidade para fazer diligências em toda a base.
Se você deseja saber mais sobre o funcionamento de um sistema de compliance, chegou ao lugar certo. Neste artigo, descubra o que é, qual a importância e como implementar em seu negócio.
O que é um sistema de compliance?
Sistema de compliance é um conjunto de processos, ferramentas e estratégias que tem como objetivo manter as operações de uma empresa em conformidade com a lei. Sua principal funcionalidade é garantir o cumprimento das normas às quais o negócio está sujeito.
Muitas vezes é também chamado de programa de compliance. Por isso, é possível dizer que esse sistema vai além de soluções tecnológicas e processuais, podendo aprofundar-se ao nível cultural das corporações.
Estes podem fazer parte de qualquer tipo de empresa. Contudo, são mais comuns em instituições financeiras, pois são submetidas a regras especialmente rigorosas.
Apesar de terem como foco a adaptação à legislação, muitas organizações optam por criar políticas internas de compliance para estabelecer padrões de controle desejados pelos setores e colaboradores.
Isso inclui iniciativas como a fiscalização constante de atividades internas e de stakeholders, auditorias de compliance, criação de canais de denúncia, estímulo à transparência por parte da governança e incentivo a ações que difundem a ética e a responsabilidade no trabalho.
É preciso frisar, também, que os sistemas de compliance não são ativados circunstancialmente. Na realidade, são práticas constantes que visam mitigar riscos de maneira contínua, aperfeiçoadas com frequência. Assim, é comum existirem profissionais e equipes responsáveis pela manutenção constante da metodologia e de seus sistemas.
Por que um sistema de compliance é necessário?
Um sistema de compliance funcional é necessário para gerir riscos corporativos. Isso inclui multas, penalizações, sanções, danos reputacionais, imbróglios jurídicos e fiscais e prejuízos financeiros, apenas para citar algumas ameaças.
Ou seja, serve como alicerce para sustentar os interesses de uma companhia. Não apenas para evitar problemas legais, mas também para alimentar uma imagem positiva aos olhos de consumidores, investidores e potenciais parceiros de negócios.
7 passos para implementar um sistema de compliance
A implementação de um sistema de compliance eficaz requer alinhamento entre a regulamentação interna e a lei oficial. Além disso, é preciso considerar que os órgãos regulamentadores atualizam normas frequentemente, o que implica em atualizações também nos mecanismos da empresa.
A seguir, conheça alguns passos para a implantação de um sistema de compliance:
1. Avaliação de riscos (Risk Assessment)
A avaliação de riscos é um passo fundamental para dar início à implementação. A princípio, são identificados potenciais desvios de conduta, ameaças externas e possíveis problemas nos processos que envolvem o negócio.
2. Estabelecimento de plano de ações
A partir da análise de riscos, é elaborado um plano de ações. Aqui o objetivo é reduzir a probabilidade de ocorrências. Também são desenvolvidos processos que serão reavaliados mais tarde para realização de melhorias.
3. Elaboração de código de conduta
Embora nem sempre esteja presente nas companhias, o código de conduta (ou código de ética) auxilia no estabelecimento de uma cultura de acordo com os ideais da empresa. É preciso perpetuar valores como responsabilidade e transparência para fortalecer a estrutura da empresa e sua imagem frente ao mercado.
4. Criação de setor de conformidade
Dada a importância do compliance na identificação e redução de riscos, é comum haver a atribuição de profissionais ou setores completos ao estabelecimento de políticas de conformidade e sua fiscalização.
Essa é, inclusive, uma tendência a nível global, já que as instituições governamentais exigem cada vez mais compromisso por parte das empresas.
5. Vigilância
Não basta implementar um sistema de compliance. É preciso vigiá-lo para mantê-lo em funcionamento. Nesse caso, muitas vezes são utilizados recursos tecnológicos, inteligência artificial e aprendizado de máquina para checagem.
6. Treinamento
Instruir os colaboradores é apenas um passo para a instalação de um sistema de compliance. Sua capacitação é igualmente importante.
Palestras, cursos práticos e envio regular de esclarecimentos e atualizações podem ajudar muito neste estágio.
7. Monitoramento e aperfeiçoamento
O monitoramento do sistema de compliance deve continuar durante sua execução. Assim, os responsáveis podem identificar potenciais falhas nos processos, adequar-se a eventuais novas normas, acelerar procedimentos, aumentar a segurança ou simplesmente se colocar à disposição para esclarecer dúvidas dos demais setores.
Esses processos são aplicáveis também a todos os stakeholders que se relacionam com a empresa.
O sucesso de um sistema de compliance na prática
Já vimos como um sistema de compliance deve ser implementado, mas como uma tecnologia que atua como programa de compliance funciona na prática?
Um exemplo de ponta, disponível no mercado, é o das soluções da Neoway, que unem tecnologias como Big Data Analytics, machine learning, inteligência artificial e integração via APIs para atuar como um sistema de compliance. São quatro soluções ao todo.
- Neoway Check: permite confirmar as informações de documentos de identidade de forma automatizada e rápida para dar eficiência aos processos de Know Your Customer, Onboarding Digital e outras validações.
- Neoway Compliance: possibilita acessar dados de diversas fontes e websites sobre todas as empresas e pessoas do Brasil. E fazer diligências completas, para evitar riscos e tomar decisões rapidamente.
- Neoway Watcher: permite monitorar automaticamente diversos dados públicos sobre empresas e sócios e identificar problemas, para agir de forma rápida, evitando riscos legais e reputacionais.
- Neoway Lawsuits: cria relatórios mais completos de diligência e de gestão de riscos com a maior base de processos do Brasil.
Foi esse programa que o Santander CACEIS, citado no início deste artigo, adotou, após a fusão, em 2019, entre o Santander e o banco francês Crédit Agricole.
Em decorrência do grande aumento da base de dados devido à incorporação de novos clientes oriundos da fusão, era preciso adaptar alguns processos para estar em conformidade com a legislação e as normas da CVM.
Antes da parceria, no início de 2020, as consultas eram feitas de forma artesanal pelo time de Compliance, com validações manuais. Na maioria das vezes, o processo de diligência acontecia de forma reativa, e os profissionais só analisavam detalhadamente um caso quando havia alguma indicação de red flag ou ponto de atenção.
A contratação do sistema da Neoway incrementou todo o processo, o que trouxe resultados robustos já no primeiro ano de parceria, como o aumento de 78% de ganho de eficiência operacional, a otimização nas consultas, agora automatizadas, o aumento na capacidade analítica e a confiabilidade dos dados.
Para entender melhor como um sistema de compliance funciona na prática, acesse o case completo do Santander CACEIS.
Se preferir, fale com um de nossos especialistas e saiba como implementar um sistema de compliance em sua empresa.
