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Como implantar um programa de compliance em 7 passos

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Veja como implantar um programa de compliance, conheça seus benefícios e saiba como a Neoway pode ajudar a sua empresa!

Corrupção, lavagem de dinheiro, fraudes. O mercado e a sociedade estão cada vez mais críticos e atentos a empresas que não adequam suas condutas a leis e normas. Por isso, para se manter em conformidade legal, saber como implementar um programa de compliance é fundamental.

E esse cenário envolve empresas de todos os portes e segmentos. Afinal, o compliance é um meio para garantir conformidade com a legislação geral, mas, também, com todas as normativas e regulações às quais a organização está sujeita em sua área de atuação.

Neste post, veja o que é um programa de compliance, conheça seus benefícios, confira os passos para implantá-lo e saiba como a Neoway pode ajudar a sua empresa. Acompanhe!

O que é o programa de compliance?

Para entender do que se trata um programa de compliance, antes de tudo, é preciso compreender esse conceito.

Compliance é uma palavra que vem do inglês, do verbo “to comply”, que significa “cumprir” ou, como melhor se aplica, “estar em conformidade”. O foco é assegurar a integridade na tomada de decisões em todos os níveis hierárquicos.

Criada nos Estados Unidos no início do século passado, essa prática visa garantir uma atuação mais ética e em conformidade com as normas internas e legislações a quais as empresas estavam submetidas.

Quando falamos em uma gestão pautada pelo compliance, nos referimos a uma atuação com ética e transparência, de forma a reduzir riscos e evitar transgressões. Afinal, no compliance, entende-se de que a melhor forma de evitar punições é evitar irregularidades.

Um bom programa de compliance passa pela criação de normas internas, realização de auditorias, fiscalização constante, incentivo a denúncias de irregularidades e campanhas de comunicação que reforcem o compromisso com a ética e a transparência.

Porém, é um trabalho constante e preventivo, ou seja, todas as ações devem ser feitas mesmo quando não existe na empresa um histórico de condutas transgressoras. O objetivo maior não é remediar os problemas, mas, sim, evitar que eles surjam.

É importante ter em mente que um negócio nada mais é do que um pessoa jurídica composta por diferentes pessoas físicas. Assim sendo, a organização deve ter normas internas bem estabelecidas para orientar as condutas e evitar comportamentos potencialmente danosos.

Por que implantar um programa de compliance?

O compliance tem se tornado cada vez mais importante não apenas como prática empresarial, mas, também, aos olhos do mercado.

Parceiros, consumidores e investidores estão cada vez menos tolerantes com empresas que não abraçam comportamentos éticos na sua cultura organizacional.

Assim, um programa de compliance é capaz de sustentar a boa reputação e a credibilidade de uma empresa, o que, por sua vez, é fundamental para manter sua saúde financeira e reduzir danos.

Mas não é só isso. Em um contexto em que os processos estão migrando definitivamente para o mundo online, a falta ou a escassez de ferramenta de controle podem resultar em vazamentos de informações e dados que podem prejudicar a organização.

Em suma, ter boas ferramentas e saber como implementar um programa de compliance pode ter um impacto naquilo que, no fim das contas, é o que mais importa: a lucratividade e a reputação da empresa, fatores que determinam sua sobrevivência e longevidade no mercado.

Um sistema de compliance é obrigatório?

Um sistema de compliance é obrigatório?

Em 2013, foi sancionada no Brasil a Lei Anticorrupção, que define as punições a quais as empresas que lesam a administração pública estão submetidas.

É importante apontar que, embora adotar um sistema de compliance não seja uma obrigatoriedade, as empresas que não o fazem correm grande risco.

Afinal, mesmo a má conduta isolada de um colaborador pode fazer com que a organização sofra as consequências previstas na lei.

Mesmo que não seja obrigatório, – até porque se trata de um mecanismo desenvolvido, implantado e monitorado pela própria empresa –, um sistema de compliance é de vital importância para manter o negócio saudável e em segurança.

Quais são os principais benefícios de um programa de compliance?

O programa de compliance estabelece ações e práticas que devem estar alinhadas aos valores da organização. Essas práticas devem ser claras em sua proposta de combate à corrupção e outras condutas que vão de encontro à ética e à transparência.

Sendo assim, uma das suas principais vantagens é preservar a integridade criminal e cível da companhia , de quem a representa e dos próprios colaboradores.

Afinal, a organização que está em conformidade com as regras, se mantém afastada dos problemas com a Lei.

Tudo isso gera um efeito positivo para toda a empresa. Uma das consequências mais observadas é o aumento da eficiência, uma vez que os gestores passam a tomar decisões mais acertadas e reduzem os custos operacionais.

Outro impacto notável é o aumento da produtividade entre os colaboradores. Isso porque o alinhamento da organização com valores éticos aumenta o sentimento de satisfação entre os funcionários.

Ou seja, com um programa de compliance, a empresa ganha também em retenção e atração de talentos, o que é convertido em vantagem competitiva.

Por fim, toda essa transformação no “ser e estar” da companhia naturalmente reflete em uma melhoria da sua imagem institucional junto ao mercado – de investidores a consumidores.

E isso não se dá apenas pelas impressões que a organização passa, mas porque, o compliance traz maior segurança jurídica para as relações comerciais.

Como implantar um programa de compliance com sucesso [Passo a Passo]

Como implantar um programa de compliance com sucesso [Passo a Passo]

Diferentemente do que acontece com outros mecanismos de regulação, como as diferentes certificações ISO, o programa de compliance é criado pela própria empresa. Cabe a ela definir as ferramentas de controle para detectar e remediar possíveis ações danosas.

Embora seja uma regulação interna, ela não é totalmente livre. O programa de compliance deve se pautar a partir de normas já instituídas pelo poder público, tanto na forma de leis específicas, – como fiscal e ambiental -, quanto da Lei Anticorrupção.

Implantar um programa de compliance vai depender de diversos fatores, tais como o tamanho da empresa e sua própria cultura organizacional.

Enquanto organizações de pequeno e médio porte podem contar com um profissional dedicado a colocar em prática as medidas propostas no documento, empresas maiores podem precisar de um departamento especializado inteiramente focado no assunto.

Vale destacar que a tecnologia já apresenta soluções bastante eficientes para empresas que buscam mais agilidade e segurança na aplicação e monitoramento das políticas de compliance.

Essas inovações trazem inúmeros ganhos, especialmente para corporações que lidam com um alto volume de informações e processos mais complexos. Mas falaremos mais sobre o assunto nos próximos tópicos.

Confira agora como implantar um programa de compliance e quais são as etapas para colocá-lo em prática.

Fazer uma análise de riscos

Nesta etapa, é preciso avaliar os riscos aos quais a empresa pode estar exposta. Isso passa por analisar potenciais desvios de conduta por parte dos colaboradores e nas relações com o mercado e o poder público.

A Lei Anticorrupção elenca definições que permitem compreender quais são os diferenciais de acordo com o segmento de atuação de cada empresa.

É somente a partir dessa análise que será possível criar regras que sejam coerentes com a realidade da organização e com as necessidades dos órgãos fiscalizadores.

Veja como mitigar riscos com 7 práticas para reduzir ameaças corporativas.

Definir um plano de ação

Uma vez feita a análise dos potenciais riscos aos quais a empresa está exposta, é preciso desenvolver estratégias que permitam mitigar eventuais desvios de conduta.

Para isso e para que as condições impostas pelo programa de compliance sejam bem compreendidas por todos, é necessário contar com um planejamento detalhado.

Algumas ações envolvem definir os responsáveis por implantar mudanças em cada departamento e elaborar um cronograma de prazos, certificando-se de que os resultados esperados estejam bem delineados.

Criar um código de ética

A implantação de um programa de compliance deve prever também a criação de um código de ética ou conduta que seja alinhado com o perfil e a realidade da empresa.

Nesse aspecto, o compliance estabelece uma ligação direta com a governança corporativa. Atualmente, podemos dizer que essas políticas são complementares e não podem ser dissociadas.

É preciso, portanto, definir regras que façam sentido com a forma que a organização atua no mercado, visando protegê-la dos riscos corporativos e também de atitudes potencialmente antiéticas.

Vale apontar que o texto do código de ética deve ser acessível, de fácil compreensão e não pode dar espaço para qualquer possibilidade de interpretação dúbia.

Todos os colaboradores da empresa, de todos os níveis hierárquicos, devem conhecer as regras, segui-las e saber quais atitudes devem ser tomadas para garantir o comportamento mais adequado.

Formar um departamento de compliance

Pela importância que o tema ganhou nos últimos anos, é cada vez mais comum encontrar profissionais inteiramente dedicados à criação, implantação, cumprimento e manutenção de um programa de compliance dentro das empresas.

Dependendo do porte da organização, pode ser necessário criar um departamento inteiro apenas para lidar com o estabelecimento e cumprimento das normas.

Para isso, é preciso que a empresa considere a sua realidade e faça uma análise da sua situação para determinar suas reais necessidades.

Seja um setor inteiro ou apenas um único profissional dedicado à função, o que realmente importa é envolver e capacitar os colaboradores para que eles tenham conhecimento das regras e normas que devem ser seguidas.

Também é preciso atenção aos processos e ferramentas a serem adotadas para evitar e corrigir falhas de forma ágil e precisa.

Estabelecer um sistema de fiscalização

A empresa que se autorregula deve criar formas robustas para fiscalizar o cumprimento das regras, leis e normas.

A principal maneira de fazer isso é com a adoção de ferramentas tecnológicas que permitam agrupar, analisar e monitorar todo o tipo de informação importante e pertinente ao seu mercado.

Hoje, soluções baseadas em Big Data Analytics e machine learning, como a Plataforma Neoway, são as que melhor dão suporte ao compliance corporativo.

A tecnologia permite que os negócios incorporem procedimentos mais robustos e tenham uma visão preditiva para a gestão de compliance e riscos corporativos, prevenindo-se de fraudes e outros tipos de ameaças que podem comprometer sua imagem e/ou finanças.

Entenda melhor nestes outros artigos as aplicações da tecnologia para gestão de compliance e riscos corporativos e como grandes organizações já estão usando o Big Data Analytics em suas análises.

Outra boa prática na hora de implantar um programa de compliance é a criação de canais de comunicação em que clientes, fornecedores e colaboradores possam denunciar condutas inadequadas.

Para isso, ressalta-se, é importante que a empresa deixe claro quais comportamentos são considerados inadequados, facilitando, assim, a identificação por parte do denunciante.

Uma vez que as denúncias começam a chegar, os responsáveis pelo programa de compliance da empresa devem fazer uma análise detalhadas do que foi descrito e identificar suas gravidades.

É fundamental discernir desvios eventuais que ocorrem em função do desconhecimento de ações comprovada e ativamente antiéticas. É a motivação por trás de cada ação que deve embasar a avaliação dos fatos e as possíveis consequências.

Capacitar os colaboradores

Como vimos, o cumprimento das regras do programa de compliance depende, em grande parte, da sua compreensão por parte de todos os agentes envolvidos na empresa.

Sendo assim, durante e elaboração do documento, é preciso levar em consideração quão acessível o conteúdo do programa será para os principais interessados.

Além disso, deve-se investir na divulgação do programa para todos os setores da empresa, de forma ampla e abrangente.

Mas, apenas a divulgação não é suficiente. É preciso capacitar os colaboradores, munindo-os de conhecimento para a tomada de atitudes cada vez mais éticas.

Para isso, a empresa pode investir na realização de palestras e cursos de capacitação, bem como na realização de dinâmicas de grupo e orientações profissionais, sempre com foco no conhecimento e cumprimento das leis e das regras relevantes para a corporação.

Monitorar o funcionamento do programa

Para certificar-se de que o programa de compliance está em pleno funcionamento e alcançando os efeitos esperados, é preciso monitorá-lo constantemente.

Esse é um trabalho contínuo e motivo pelo qual o setor responsável não pode ser desfeito após sua implantação.

Diariamente, o programa deve ser submetido a novos testes e é preciso criar ferramentas para assegurar que os colaboradores estejam comprometidos com a ética e a transparência.

Os responsáveis devem, além de lidar com queixas e denúncias, estar presentes no dia a dia da empresa, para esclarecer dúvidas e identificar possíveis pontos de melhoria.

Nesse ponto, é preciso considerar que existem casos em que atitudes consideradas antiéticas são tomadas por mero desconhecimento.

Sendo assim, gerir um programa de compliance exige paciência, compreensão e entendimento sobre as mudanças propostas e o tempo que pode levar para que elas sejam de fato absorvidas por todos.

Leia mais: Monitoramento de riscos: processos contínuos para diferentes perfis

Entenda os 3 principais desafios que você pode encontrar no processo de implantação

Entenda os 3 principais desafios que você pode encontrar no processo de implantação

Além de saber como implementar um programa de compliance, é preciso ter uma compreensão profunda do que deve ser feito e do que se espera para que a sua implantação seja bem sucedida.

Nesse caminho, claro, irão surgir inúmeros desafios. Entre os principais destacamos:

Desconhecimento

Pouco adianta ter um departamento inteiro voltado para compliance se os colaboradores não são capacitados e não têm o conhecimento necessário para colocar as melhores práticas em ação.

É crucial que todos os envolvidos no dia a dia da organização tenham conhecimento sobre o assunto e sobre o que se espera da atuação deles. Sem isso, a cultura do negócio permanecerá a mesma.

Escassez de processos

Um dos erros mais comuns cometidos pelas empresas é acreditar que a simples implantação de políticas de compliance é o bastante para que haja uma transformação na organização.

Na verdade, é necessário muito mais do que isso. É preciso definir procedimentos e manuais que servirão não apenas para o cumprimento das regras, mas, também, para o monitoramento do compliance na rotina da empresa.

Falta de acompanhamento

Quando falamos em compliance, estamos falando de um trabalho constante, ininterrupto. E o mesmo vale para a capacitação dos colaboradores.

É importante que cada funcionário tenha contato diário com a área e saiba que as regras e processos implementados pelos programas servem para protegê-lo e ajudá-lo.

Se cada agente fizer a sua parte, a empresa vai se manter sólida e sem brechas para condutas inoportunas.

Leia mais: Controles internos e compliance: os riscos de não ter atualização

Como escolher o melhor programa de compliance?

Como escolher o melhor programa de compliance?

O melhor programa de compliance é aquele que visa aplicar, zelar e fazer valer a missão, a visão e os valores da empresa e que ajuda a prevenir, detectar e remediar desvios de conduta que tragam prejuízo econômico ou de imagem.

Por isso, na hora de defini-lo, é importante contar com orientações claras sobre os riscos a serem evitados, as leis a serem cumpridas e os padrões de conduta esperados a fim de preservar um ambiente ético, honesto e transparente.

Outro fator de suma importância é não admitir qualquer infração às leis e políticas internas, e manter um ambiente aberto ao diálogo como forma de aperfeiçoar seus processos e relações comerciais.

Quanto custa um programa de compliance?

Aqui vale a máxima de que implementar um programa de compliance não é um gasto, mas, sim, um investimento.

Pois se a sua empresa acha custoso financeiramente se manter em conformidade, é porque ainda não entendeu o quanto será caro nao estar em compliance.

É importante lembrar que apenas a Lei Anticorrupção estabelece multa que pode variar de 0,1% a 20% do faturamento bruto do negócio para casos de desvio de conduta. E a punição nunca será menor que do que o valor da vantagem recebida indevidamente.

Isso sem contar outras perdas que podem ser irreparáveis para a organização, como os danos à imagem e à credibilidade junto ao mercado, parceiros e clientes. E não menos importante, os prejuízos legais e jurídicos que podem até impedir a continuidade do negócio.

Sobre o investimento necessário, eles variam de acordo com o porte da empresa e o que é demandado. Assim, o cálculo do custo de um programa de compliance é composto por atividades como:

  • Comunicação;
  • Controle de conformidade;
  • Execução;
  • Gestão do programa;
  • Políticas de compliance;
  • Segurança de dados.

Em todos esses tópicos, é preciso considerar a contratação de profissionais qualificados para a atividade e também de ferramentas que possam dar suporte à execução das ações.

As vantagens de contar com a tecnologia

O uso da tecnologia já há alguns anos vêm revolucionando a gestão de compliance e riscos corporativos.

As ferramentas inteligentes podem reduzir custos com equipes e outros insumos, e, ao mesmo tempo, dar precisão, segurança e agilidade às análises.

Apenas um sistema pode unificar as fontes de pesquisa e ter dados sempre atualizados de órgãos reguladores de cada setor (e todas as suas normas, circulares e portarias) e de outras entidades públicas.

Com isso, é possível, por exemplo, fazer previsões de conduta e ter uma solução mais efetiva para prevenção de atividades suspeitas ou fraudulentas, conceder crédito ou até recuperar ativos.

Por que escolher a Neoway?

Por que escolher a Neoway?

A Neoway conta com soluções que ajudam as empresas a economizar tempo e recursos para estar em conformidade com leis e regulações, reduzir riscos e se prevenir contra perdas e fraudes.

A Plataforma Neoway utiliza Big Data Analytics e machine learning para mesclar informações internas e externas. Isso permite realizar análises preditivas em diferentes aspectos da gestão de compliance.

Com a solução, é possível resolver problemas, como:

Veja alguns usos práticos:

Conclusão

O programa de compliance tem o poder de direcionar a empresa no rumo da ética e da transparência em todos os seus processos e em todos os níveis hierárquicos.

Aquelas que conseguem implantá-lo com sucesso, veem-se mais seguras em relação a riscos e punições, e colhem uma série de benefícios importantes para sua sobrevivência e longevidade.

E hoje já não é mais possível deixar a tecnologia de lado para implementar um programa de compliance eficiente.

Contar com soluções completas reduz significativamente custos internos e possíveis perdas – financeiras e de imagem – causadas por falhas e desatualizações.

Solicite uma demonstração e entenda, na prática, todas as vantagens de usar a Plataforma Neoway Risk & Compliance!