Como implementar um programa de gestão de fornecedores

Índice

• Como planejar a implementação de um programa de gestão de fornecedores
• Importância do monitoramento contínuo de fornecedores
• Onboarding e contratação de fornecedores
• Monitoramento de fornecedores e Know Your Supplier (KYS)
• 5 passos para implementar um programa de gestão de fornecedores
• Watcher: o monitoramento contínuo que a sua gestão de fornecedores precisa

---

A gestão de fornecedores é um componente vital para o sucesso de qualquer empresa. Ela garante que os fornecedores atendam aos padrões de qualidade e desempenho exigidos, promovendo um relacionamento benéfico e duradouro para todos os envolvidos nessa relação comercial.

Assim, a gestão de fornecedores envolve uma série de processos destinados a selecionar, avaliar e monitorar toda a cadeia de suprimentos e serviços de uma empresa. 

Esse processo pretende garantir que os fornecedores ofereçam produtos e serviços de alta qualidade, dentro dos prazos estabelecidos, e a preços competitivos. Além disso, um bom programa de gestão de fornecedores pode ajudar a mitigar riscos, como a contratação de empresas envolvidas em processos ou suspeitas de trabalho escravo, por exemplo. 

No artigo de hoje, você vai entender como a implementação de um programa de gestão de fornecedores pode ser um diferencial tanto na prevenção a fraudes quanto no atendimento do compliance das empresas. Além disso, listamos um passo a passo de como implementar essa gestão na prática.

Como planejar a implementação de um programa de gestão de fornecedores

É justo afirmar que o primeiro passo para implementar um programa de gestão de fornecedores é o planejamento. Isso envolve a definição dos objetivos do programa, a identificação dos principais stakeholders e a elaboração de um cronograma detalhado. 

O planejamento deve considerar os objetivos e principais resultados esperados (KPIs) do projeto, como: redução de custos, melhoria da qualidade, ou mitigação de riscos, por exemplo.

Além disso, é importante identificar as partes interessadas no processo, incluindo equipes internas e fornecedores. E estabelecer um cronograma realista para a implementação do programa.

A seleção de fornecedores é outra etapa crítica que determina a qualidade e a eficiência da cadeia de suprimentos. É importante realizar uma análise detalhada dos potenciais fornecedores, considerando fatores como:

• Capacidade de produção: avaliar se o fornecedor possui a capacidade de atender às demandas da empresa.
• Qualidade dos produtos e serviços: verificar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pelo fornecedor.
• Reputação no mercado: considerar a reputação do fornecedor no mercado, com base em referências e histórico de desempenho.
• Custo: analisar os custos envolvidos e compará-los com outras opções disponíveis.

Importância do monitoramento contínuo de fornecedores

Sabendo da importância de trabalhar de forma alinhada com os seus fornecedores, um programa de gestão de fornecedores precisa ser capaz de fazer o monitoramento de documentos, processos jurídicos e outros aspectos de forma contínua. 

O monitoramento contínuo de fornecedores é essencial para garantir que eles mantenham os padrões de qualidade e desempenho ao longo do tempo. Este processo envolve a coleta e análise de dados sobre o desempenho dos fornecedores, e tem como objetivo garantir:

• Conformidade com as regulamentações e minimizar riscos de perdas com perdas reputacionais.
• Economia em despesas com consultorias e danos causados por possíveis fraudes.
• Agilidade na resposta caso existam alterações em critérios monitorados.
• Redução de SLAs na renovação de contratos.

O monitoramento contínuo de fornecedores envolve a avaliação regular e sistemática do desempenho dos fornecedores, com foco em indicadores-chave como qualidade dos produtos, cumprimento de prazos, conformidade com normas regulatórias e práticas éticas. 

Ao manter um acompanhamento constante, as empresas podem identificar e abordar rapidamente quaisquer desvios ou problemas potenciais, minimizando impactos negativos e garantindo a continuidade operacional.

Além disso, o monitoramento contínuo facilita a construção de relações mais transparentes e colaborativas com os fornecedores, promovendo uma cultura de melhoria contínua e resiliência frente a desafios.

Onboarding e contratação de fornecedores

Um dos passos fundamentais na contratação de fornecedores é o processo de homologação. 

Durante essa etapa formal, as companhias contratantes validam a capacidade do fornecedor de atender aos requisitos necessários ao negócio. Esse momento pode incluir auditorias, visitas às instalações do fornecedor e a avaliação de certificados de qualidade.

A homologação garante que os fornecedores selecionados estão aptos a fornecer produtos e serviços que atendam aos padrões da empresa. Com essa etapa cumprida, é possível realizar a contratação e onboarding dos fornecedores.

O onboarding de fornecedores é justamente a integração de novos stakeholders às rotina da empresa. É nessa etapa que o novo parceiro é plugado na estrutura operacional do negócio.

Essa medida faz parte das estratégias de compliance para identificar e prevenir riscos relacionados à idoneidade dos stakeholders da empresa. Isso inclui a prevenção à lavagem de dinheiro, fraudes e a garantia da conformidade com a lei.

Aqui, o onboarding se liga diretamente a outro marco importante dessa relação comercial: o conceito de Know Your Supplier (KYS), que vamos comentar a seguir.

Monitoramento de fornecedores e Know Your Supplier (KYS)

Após a seleção e homologação, é essencial monitorar continuamente o desempenho dos fornecedores. Isso pode ser feito por meio de indicadores de desempenho (KPIs), alguns exemplos possíveis são:

• Pontualidade nas entregas: capacidade do fornecedor de cumprir os prazos de entrega.
• Qualidade dos produtos/serviços: monitorar a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos é fator primordial.
• Flexibilidade e capacidade de resposta: capacidade do fornecedor de responder a mudanças na demanda ou a problemas imprevistos.
• Monitoramento de notícias a respeito do fornecedor e possíveis denúncias, por exemplo.
• Monitoramento de questões regulatórias analisadas no onboarding para alterações com potencial de impacto negativo.

Know Your Supplier (KYS)

O conceito de Know Your Supplier (KYS) envolve a coleta e verificação de informações detalhadas sobre os fornecedores. Isso inclui a análise de dados financeiros, históricos de conformidade e outras informações relevantes para avaliar a confiabilidade e a integridade do fornecedor.

O KYS ajuda a prevenir fraudes, garantir a conformidade com as regulamentações e mitigar riscos associados aos fornecedores.

Atualmente, é possível utilizar ferramentas e tecnologias adequadas para facilitar significativamente a gestão de fornecedores. Algumas das principais ferramentas incluem: sistemas de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM), softwares de gestão de compras e sistemas de monitoramento de qualidade.

Já no campo da gestão de possíveis riscos e fraudes que venham dessa relação com fornecedores, há ferramentas como o Neoway Watcher, uma solução completa para monitorar continuamente as variáveis críticas de pessoas físicas e jurídicas. Com a ajuda dele, você pode:

• Simplificar o fluxo de análise de riscos por meio do monitoramento automático e proativo de stakeholders.
• Receber alertas instantâneos quando houver alteração nos critérios monitorados que representem risco às suas políticas.
• Economizar em despesas de consultoria e danos causados por possíveis fraudes.
• Reduzir SLAs de renovações de contratos, diligências e mais.

5 passos para implementar um programa de gestão de fornecedores

Implementar um programa de gestão de fornecedores é um passo crucial para qualquer empresa que busca melhorar a qualidade, reduzir custos e mitigar riscos na sua cadeia de suprimentos.

Com um planejamento adequado, a seleção criteriosa de fornecedores, a homologação rigorosa e a avaliação contínua de desempenho, as empresas podem construir relacionamentos sólidos e benéficos com seus fornecedores.

Além disso, a utilização de ferramentas e tecnologias adequadas pode facilitar a gestão e trazer inúmeros benefícios.

Apesar dos desafios, a adoção de melhores práticas pode garantir o sucesso do programa e promover uma cultura de excelência e colaboração.

Alguns dos benefícios da gestão de fornecedores bem-sucedida são: 

• melhoria da qualidade de produtos e serviços;
• redução de custos por conta da gestão eficiente de recursos e condições de pagamento;
• mitigação de riscos usando ferramentas para monitorar desempenho e mitigar riscos potenciais;
• aumento de produtividade e eficiência operacional ao automatizar processos de gestão de fornecedores.

Em resumo, o passo a passo para implementar um programa de gestão de fornecedores inclui:

1. Definir objetivos e planejamento

Momento no qual são estabelecidos os objetivos para o programa, além da identificação dos stakeholders.

2. Seleção de fornecedores

Etapa de análises detalhadas dos potenciais fornecedores, considerando a capacidade de produção, a qualidade, a reputação e os custos.

3. Homologação

Nesta etapa, é essencial conduzir auditorias, due diligence e visitas às instalações dos fornecedores para avaliar a qualidade do serviço/produto, além de confirmar a veracidade de outros documentos relevantes.

4. Onboarding e contratação de fornecedores

Nessa etapa, são formalizados contratos que estabeleçam expectativas e responsabilidades. É recomendado que sejam realizadas sessões de onboarding para alinhar os fornecedores aos padrões da empresa.

5. Avaliação e melhoria contínua

Para garantir o sucesso do projeto, revise regularmente os processos de gestão de fornecedores. Faça ajustes com base em feedback e desempenho para garantir a melhoria contínua.

Watcher: o monitoramento contínuo que a sua gestão de fornecedores precisa

A Neoway tem as melhores soluções de prevenção de perdas para te ajudar a tomar decisões mais seguras, mitigar riscos e conquistar resultados. 

Vale lembrar que, durante todas as etapas pós-onboarding, é necessário garantir o monitoramento contínuo de fornecedores por meio de soluções como o Neoway Watcher. 

O Watcher é a solução completa para monitorar continuamente as variáveis críticas de pessoas físicas e jurídicas. 

Simplificamos o processo de manutenção  de risco cadastral, permitindo personalização no cadastramento das variáveis de acordo com sua política de risco para receber alertas instantâneos sobre quaisquer alterações em desacordo. 

Ganhe eficiência operacional e redução de custos, sabendo que sua base de dados está em constante monitoramento. Quer saber mais? Fale com um de nossos especialistas!