Índice
- Qual é a importância do onboarding de fornecedores?
- Quais os riscos envolvidos na contratação de fornecedores?
- Como automatizar o onboarding de fornecedores?
O onboarding é o processo de integração de novos stakeholders às rotina da empresa, sejam eles clientes, funcionários ou parceiros. O onboarding de fornecedores, portanto, refere-se às etapas necessárias para incluir novos parceiros na estrutura operacional do negócio.
Essa medida faz parte das estratégias de compliance que visam identificar e prevenir riscos relacionados à idoneidade dos stakeholders da empresa. Isso inclui a prevenção à lavagem de dinheiro, fraudes e a garantia da conformidade com a lei.
Diretamente ligado ao processo de Know Your Supplier (KYS), o onboarding de fornecedores torna-se crucial, uma vez que a relação com esses parceiros afeta diretamente a eficiência operacional e os processos da empresa.
Basicamente, o sucesso da cadeia depende de fornecedores de qualidade, das operações internas ao sucesso da jornada do cliente. Por isso, é de extrema importância garantir o alinhamento dos novos parceiros à dinâmica e às demandas da organização.
Além de garantir que as empresas não correm riscos reputacionais ou financeiros, a automação do onboarding pode aumentar a eficiência operacional dos times de gestão de risco e compliance, uma vez que gera escalabilidade ao processo que tende a ser complexo e volumoso.
Importante notar que não se trata apenas de uma integração a partir da perspectiva da conformidade legal e da análise reputação da empresa parceira. O onboarding de fornecedores é uma prática de governança corporativa, que garante a transparência na relação.
Além disso, este também é um momento de apresentação, em que fornecedores vão conhecer toda a dinâmica operacional do negócio e garantir o alinhamento das necessidades e expectativas da contratante. Em alguns casos, essa etapa pode envolver até mesmo o treinamento dos parceiros, para garantir total sinergia de valores e objetivos.
Qual é a importância do onboarding de fornecedores?
Vale destacar alguns dos benefícios que o processo de onboarding de fornecedores pode trazer. São eles:
- Aumentar a segurança: durante a integração de novos parceiros, são analisados documentos e informações sobre essas empresas, analisando seu histórico no mercado e possíveis não conformidades.
- Reduzir riscos: ao se fazer essa “filtragem” inicial, a empresa evita o relacionamento com fornecedores que possam representar algum risco ao seu negócio. Isso abrange desde a ameaça de fraudes à possibilidade de descumprimento de prazos.
- Construir relações estratégicas: como comentamos, o processo de onboarding de fornecedores não cobre apenas a parte relacionada ao compliance. Trata-se também de uma etapa para identificar oportunidades de negócio. Ao analisar os parceiros, é possível priorizar aquelas relações que seriam mais estratégicas, que beneficiem as empresas mutuamente.
- Evitar gargalos: a integração de novos parceiros também deve repassar as cláusulas do contrato, assim como seus valores e prazos. Isso deve ser feito para garantir as melhores condições de fornecimento e alinhar as possibilidades de atendimento de demanda para evitar gargalos e desabastecimento.
Quais os riscos envolvidos na contratação de fornecedores?
Os riscos associados à contratação de fornecedores podem trazer grandes prejuízos às empresas. De perdas financeiras ou danos à imagem, da baixa qualidade das entregas a problemas judiciais, são muitas as preocupações que envolvem a prospecção de novos parceiros.
E à medida que os processos se tornam mais críticos, os riscos dessa relação aumentam e o onboarding de fornecedores fica mais complexo e ganha ainda mais importância. Por isso, é essencial conhecer as principais ameaças e estabelecer diretrizes para a homologação de fornecedores e para uma gestão de riscos que ajude a prevenir a empresa.
Riscos operacionais
Refere-se a falhas nos processos que prejudicam o desempenho ou causam a interrupção dos serviços em parte do negócio. Dependendo do negócio, isso pode impactar o serviço ao cliente e causar a paralisação da cadeia de fornecimento.
Riscos à segurança da informação
São os riscos relacionados à gestão da segurança de dados e do controle da privacidade por parte do parceiro, podendo levar à perda, exposição ou comprometimento de informações, sobretudo aquelas críticas para a segurança da empresa.
Riscos financeiros
Trata-se da possibilidade de valores acima dos praticados no mercado para a prestação do serviço ou também da perda de receitas devido a deficiências operacionais do fornecedor. Essas falhas podem prejudicar processos internos, bem como a relação com os consumidores.
Riscos regulatórios
Envolvem as desconformidades do parceiro no que se refere à legislação e outras obrigações regulatórias. Isso envolve questões ambientais, trabalhistas, tributárias, de alvarás, entre outras.
Leia mais: Compliance regulatório: como usar dados para evitar riscos
A falta de integridade nesses processos pode fazer com que a empresa contratante seja multada e sofra outras penalidades, incluindo questões na Justiça.
Riscos reputacionais
Como comentamos, o mau trabalho dos fornecedores pode impactar a relação com os consumidores. E o mesmo pode acontecer em relação a outros parceiros de negócios.
Leia mais: Risco reputacional: como proteger a reputação de sua empresa?
Isso pode trazer prejuízos para a imagem da marca junto ao mercado e prejudicar negócios futuros.
Riscos de fraude
Consistem em práticas ilícitas para obtenção de vantagens para si ou para terceiros, como atos de corrupção e desvios. Esse tipo de riscos se relaciona a diversos outros, pois pode trazer impactos financeiros graves à empresa, atentar contra normas regulatórias e prejudicar sua reputação, muitas vezes de forma incontornável.
Para evitar esse tipo de risco, é preciso ter processos muito bem definidos para o onboarding de fornecedores, sua homologação e sua gestão.
Para isso, o primeiro passo é conhecer os riscos e as ameaças ligadas a eles. Esses riscos devem ser analisados, classificados e priorizados, de acordo com sua probabilidade de ocorrer e a relevância dos seus impactos (alta, média e baixa).
Em seguida, cada possível parceiro deve ser classificado conforme os riscos associados a ele. Aqui, é necessário conduzir uma avaliação completa, conferir aspectos técnicos, financeiros, jurídicos e de compliance.
Por fim, o ideal é contar com reavaliações periódicas, em que tudo isso será revisto. O objetivo é criar um ciclo de melhoria contínua no processo de gestão de fornecedores.
Como automatizar o onboarding de fornecedores?
O onboarding de fornecedores pode ser altamente complexo. A análise e o monitoramento de informações têm o potencial de serem altamente onerosos para a empresa.
Nesse sentido, investir em tecnologias que automatizam esse processo é fundamental para trazer mais assertividade e precisão para as análises. Felizmente, existem ferramentas que auxiliam na consulta de processos, na coleta e análise de informações, na tomada de decisão automatizada e no monitoramento contínuo dos parceiros de negócio.
Soluções que embarcam tecnologias como Big Data e Inteligência Artificial conseguem lidar com grandes volumes de dados rapidamente, identificar padrões, reconhecer falhas e fornecer insights essenciais para um onboarding seguro e confiável.
As soluções de Risk & Compliance da Neoway permitem analisar empresas e pessoas para o onboarding de fornecedores, clientes e funcionários. As ferramentas auxiliam na gestão de parceiros, na análise reputacional e de conflitos de interesse.
Além disso, existem ferramentas capazes de automatizar a tomada de decisão do onboarding, considerando políticas prontas ou customizáveis, tornando o processo mais ágil e assertivo.
A solução de automatização de decisão da Neoway utiliza inteligência analítica e os melhores dados para prevenção de perdas na sua esteira de aprovação de fornecedores, descomplicando o onboarding com automação inteligente e dados confiáveis para sua gestão de risco.
Da coleta de informações ao monitoramento contínuo, a plataforma ajuda a empresa a manter-se em conformidade, prevenir-se contra fraudes e contra os riscos envolvidos na contratação de fornecedores.
Um dos grandes desafios enfrentados por grandes empresas é tornar o processo de onboarding digital mais ágil, eficiente e seguro para prevenir fraudes. Mas como fazer isso?
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