Como implementar um onboarding automatizado de forma rápida, segura e eficiente

Índice

• Principais diferenças entre o onboarding automatizado e manual
• Vantagens de automatizar o processo de onboarding
• Impactos do onboarding automatizado na prevenção de perdas e redução de custos
• 3 passos para implementar um onboarding automatizado em sua empresa
• Descomplique e dê mais agilidade para o seu onboarding com Neoway Seeker

O processo de onboarding é crucial para o sucesso de qualquer organização, seja ao receber clientes, firmar novas parcerias ou mesmo na contratação de colaboradores. Tradicionalmente, esse momento envolve uma série de processos de verificação de documentos de forma manual.

Com a chegada de novas tecnologias, o onboarding automatizado está ganhando terreno, garantindo mais segurança e ganhos relevantes em eficiência operacional.

O onboarding é o processo de cadastro e aceitação de clientes, parceiros, colaboradores e outros. O uso de novas tecnologias para automação dessa ação tem como principais benefícios: a aceleração, o reforço da segurança e a simplificação do onboarding após o momento da venda.

Além das relações de compra e venda, o onboarding digital também pode ser aplicado quando um colaborador ou fornecedor entra na empresa, reforçando as estratégias de KYE e KYS.

Neste artigo, vamos explorar alguns dos benefícios do onboarding automatizado em comparação com o manual, além de descrever quais são as necessidades atendidas por essa melhoria e como implementar essas mudanças no seu negócio para mitigação de riscos.

Principais diferenças entre o onboarding automatizado e manual

A escolha entre onboarding manual e automatizado depende das necessidades específicas da empresa, da complexidade dos produtos ou serviços e do perfil dos clientes ou parceiros. Muitas vezes, uma abordagem híbrida, que combina elementos de ambos os métodos, pode ser a mais eficaz, oferecendo personalização onde necessário e eficiência onde possível.

No processo de onboarding manual há uma alta taxa de dependência humana, seja para avaliação de documentos ou na busca por fontes de informações sobre os clientes, parceiros, colaboradores ou terceiros. Essas interações tornam o processo mais demorado, exigindo tempo dos funcionários e, consequentemente, sendo mais custoso para cada nova interação entre sua empresa e essas diferentes entidades.

Além disso, há uma limitação clara de escala já que o número de novos clientes, por exemplo, fica limitado pelo número de profissionais e processos envolvidos nas análises e processos de due diligence manuais.

O processo de onboarding manual pode ser demorado, exigindo muitas horas de trabalho para coordenar reuniões, coletar documentos e garantir que todas as etapas sejam concluídas. Por outro lado, o onboarding automatizado utiliza soluções e ferramentas digitais para agilizar tarefas, como due diligence, avaliação de documentos, conferência de certidões, dentre outras. Além disso, o processo permite que informações sejam compartilhadas instantaneamente e que esses procedimentos sejam concluídos em uma fração do tempo.

Vantagens de automatizar o processo de onboarding

Outro diferencial da automatização do onboarding consiste em minimizar os erros humanos, como perda de documentos, informações incorretas ou esquecidas. A automação permite mitigar esses riscos, garantindo que todos os dados sejam precisos e acessíveis, além de aumentar a confiabilidade do processo de onboarding.

Com o onboarding automatizado, cada novo cliente, parceiro ou colaborador passa pela mesma experiência padronizada, o que ajuda a garantir que todos recebam o mesmo tratamento de informações, reduzindo a fricção no processo como um todo. Isso é especialmente importante em empresas maiores, nas quais manter a consistência pode ser um desafio.

Por outro lado, esse processo oferece menos ruído ao integrar dados de sistemas existentes, como CRMs, ERPs e outras fontes de dados, por exemplo. Além disso, a automação permite que o onboarding seja facilmente escalado para lidar com um grande número de novos clientes ou parceiros, sem sobrecarregar a equipe.

O onboarding automatizado oferece uma série de benefícios em comparação com o processo manual:

• economia de tempo;
• redução de custos operacionais;
• prevenção de falhas;
• melhoria da experiência do usuário e
• muito mais.

Ao adotar soluções automatizadas, as empresas podem garantir que novos clientes, parceiros e colaboradores sejam integrados de forma rápida, eficaz e personalizada, estabelecendo uma base sólida para o sucesso contínuo.

Impactos do onboarding automatizado na prevenção de perdas e redução de custos

Investir em tecnologia de onboarding automatizado não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para empresas que desejam se manter competitivas e oferecer a melhor experiência possível a todos os envolvidos. Em especial, quando o assunto é mitigação de riscos, a adoção de um processo de onboarding automatizado pode trazer impactos significativos na prevenção de perdas e na redução de custos.

A seguir, listamos alguns dos principais benefícios que essa tecnologia pode proporcionar:

• Mais agilidade na detecção de fraudes: o onboarding automatizado permite a integração de ferramentas avançadas de verificação de identidade e análise de risco. Essas ferramentas podem cruzar dados em tempo real com bases de dados públicas e privadas, identificando rapidamente sinais de fraude. Isso ajuda a prevenir fraudes antes mesmo que o cliente ou parceiro seja totalmente integrado ao sistema, evitando perdas financeiras significativas.

• Conformidade regulamentar e mitigação de riscos: automatizar o onboarding garante que todos os requisitos de conformidade sejam seguidos. Isso inclui a verificação de documentos, a realização de due diligence e a checagem contra listas de sanções e identificação de PEP (Pessoas Politicamente Expostas). A conformidade consistente reduz o risco de penalidades e multas por descumprimento de regulamentações, além de proteger a reputação da empresa.

• Redução de custos operacionais: a automação do onboarding reduz a necessidade de intervenção manual, economizando horas de trabalho e diminuindo os custos operacionais associados ao treinamento e supervisão de funcionários. Isso libera recursos que podem ser redirecionados para outras áreas críticas da empresa, aumentando a eficiência geral. Além disso, permitindo que times pequenos dediquem mais tempo para desenvolvimento estratégico e minimizando erros humanos.

Ao integrar tecnologia avançada no processos de antifraude e compliance, o onboarding automatizado permite a prevenção à fraude de maneira mais eficaz, garante a conformidade regulatória, reduz custos operacionais e melhora a experiência do usuário.

Em última análise, isso não só protege a empresa contra perdas financeiras e riscos legais, mas também contribui para um ambiente de negócios mais seguro e confiável.

3 passos para implementação de um onboarding automatizado

Implementar um sistema de onboarding automatizado pode transformar a maneira como sua empresa integra novos clientes, parceiros e colaboradores. Aqui estão os principais passos para garantir uma implementação bem-sucedida:

1. Avaliação de necessidades e objetivos

O primeiro passo é determinar quais são as necessidades específicas da sua empresa em termos de onboarding. Isso pode incluir conformidade regulatória, prevenção de fraudes, coleta de documentos, etc. 

A partir dessa definição, estabeleça objetivos claros para o processo de onboarding automatizado, como redução de tempo, melhoria da experiência do usuário, aumento da precisão dos dados, dentre outros. Esses devem ser os indicadores do sucesso do projeto.

2. Desenvolvimento de fluxos de trabalho automatizados

É importante mapear os processos atuais, suas etapas, documentos necessários e pontos de contato. Assim, fica mais simples criar fluxos automatizados de trabalho automatizados para cada etapa do processo. Isso pode incluir envio automático de e-mails, coleta de documentos digitais, verificação de identidade, dentre outras tarefas.

Ainda é vital que as regras de aprovação sejam configuradas de acordo com as políticas e o apetite a risco do seu negócio. Assim, é possível personalizar a experiência conforme necessário, ajustando fluxos de trabalho para diferentes tipos de clientes, parceiros ou colaboradores.

3. Integração e treinamentos

Por fim, realize a integração com sistemas já existentes. Ou seja, garanta que a plataforma de onboarding possa ser integrada com seus sistemas existentes, como CRM, ERP, plataformas de RH e ferramentas de compliance. Utilizar APIs para facilitar a integração e a troca de dados em tempo real é uma necessidade.

Ainda vale lembrar que é preciso realizar treinamentos para que a equipe responsável pelo processo consiga aproveitar ao máximo a nova plataforma e os novos fluxos de trabalho. Nesse sentido, também é importante criar e manter atualizados manuais e guias de referência para ajudar a equipe durante o processo.

A implementação de um sistema de onboarding automatizado exige planejamento cuidadoso e execução meticulosa. Ao seguir esses passos, sua empresa pode garantir uma transição suave para um processo mais eficiente, seguro e satisfatório para novos clientes, parceiros e colaboradores. Isso não apenas melhora a experiência de onboarding, mas também contribui para a prevenção de perdas e a redução de custos, fortalecendo a posição competitiva da empresa no mercado.

Descomplique e dê mais agilidade para o seu onboarding com Neoway Seeker

O Neoway Seeker automatiza seu onboarding, aumentando a eficiência operacional e segurança das diligências. Por meio de dados especializados e inteligência analítica, é possível otimizar atividades operacionais e tomar decisões mais certeiras.

O que permite ganhar tempo para que as equipes sejam mais estratégicas. A ferramenta utiliza políticas prontas ou customizáveis para mitigar riscos e automatizar processos e descomplicar o onboarding!

Utilizando os melhores dados do mercado para onboarding e análise cadastral em um só lugar há uma série de benefícios:

• Mais eficiência com a tomada de decisão automatizada e menos erros operacionais.
• Diligências em 8.5 milissegundos.
• Dados especializados para prevenção de perdas.
• Parâmetros customizáveis para atender às suas políticas de gestão de risco.
• Ganho de tempo operacional do time para pensamento estratégico.

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