Índice
- O que é OCR de documentos?
- Como funciona a tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres na prática
- Como usar o leitor OCR nas rotinas corporativas
– Processo de cadastro
– Processo de onboarding
– Verificação de documentos - Principais benefícios do OCR para as empresas
- Como implementar o OCR de documentos na sua empresa
A tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres, também conhecida pela sigla OCR, tem desempenhado um papel fundamental no fortalecimento de processos de compliance e na prevenção a fraudes, especialmente em ambientes corporativos que lidam com grandes volumes de documentos.
O uso de OCR facilita a leitura automatizada, transformando imagens de documentos em texto que pode ser analisado, armazenado e utilizado para tomada de decisão.
Neste artigo, vamos explorar o que é o OCR de documentos, como ele funciona, como pode ser aplicado nas rotinas corporativas e quais são seus principais benefícios para a segurança e a conformidade das empresas.
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O que é OCR de documentos?
OCR é uma tecnologia que permite a leitura e extração automática de textos de imagens ou documentos digitalizados.
O processo envolve a análise de imagens que contêm texto e a conversão desses caracteres em um formato editável e pesquisável, geralmente armazenado em bases de dados para futuras consultas e verificações.
Originalmente, essa tecnologia foi desenvolvida para ajudar na digitalização de arquivos em papel. Atualmente, o OCR evoluiu para atender a diversas demandas corporativas, incluindo o compliance e a prevenção a fraudes com a validação de documentos, por exemplo.
Leia mais: Entenda o conceito de Documentoscopia e a sua importância na prevenção de fraudes
No contexto de compliance, o OCR é uma ferramenta poderosa, pois permite que as empresas digitalizem grandes volumes de documentos, como contratos, registros de clientes e documentos fiscais, transformando-os em dados estruturados e verificáveis.
Além disso, é possível usar esse reconhecimento óptico dos caracteres do documento e digitalização do mesmo para garantir a veracidade de documentos como CNH, RG, RNE e CRLV, dentre outros.
Isso facilita a verificação de informações e a conformidade com normas regulatórias, reduzindo a possibilidade de erros e garantindo que os dados armazenados estejam atualizados e precisos.
Como funciona a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres na prática
O OCR utiliza algoritmos avançados para detectar e interpretar caracteres em imagens. O processo geralmente envolve as seguintes etapas:
Digitalização do documento
Inicialmente, o documento físico é escaneado para gerar uma imagem digital em alta resolução. A qualidade da imagem é crucial, pois influencia diretamente a precisão da leitura de caracteres pelo OCR.
Pré-processamento da imagem
Antes de iniciar a leitura, a imagem passa por um pré-processamento para melhorar a clareza dos caracteres.
Técnicas como a remoção de ruídos, ajuste de contraste e alinhamento da imagem são aplicadas para garantir que o OCR funcione com maior precisão.
Reconhecimento de caracteres
O software de OCR analisa cada linha, palavra e caractere da imagem, reconhecendo os padrões de pixels que correspondem aos caracteres.
Isso envolve uma combinação de análise de forma e, em alguns casos, até aprendizado de máquina (machine learning), especialmente para caracteres mais complexos ou fontes incomuns.
Conversão em texto
Após o reconhecimento dos caracteres, o OCR converte as informações em texto editável e pesquisável. Esse texto pode ser armazenado em uma base de dados, integrado a sistemas de compliance ou cruzado com outras fontes de dados para análise e verificação.
O OCR, portanto, não apenas reconhece e transforma textos em imagens, mas também é capaz de extrair informações em um formato que facilita a análise e o cruzamento de dados, tornando-o uma ferramenta poderosa para prevenir fraudes e assegurar o compliance.
Um exemplo: quando um cliente vai alugar um carro em uma companhia locadora, há a digitalização da CNH. Nesse momento, o banco de dados da locadora pode ser acionado para conferir se as informações do documento são verídicas.
Como usar o leitor OCR nas rotinas corporativas
A utilização do OCR no ambiente corporativo é ampla, abrangendo desde o processo de cadastro de clientes até a verificação de documentos.
Processo de cadastro
No primeiro caso, o cadastro de novos clientes pode ser muito beneficiado por essa tecnologia. Em especial, no caso de empresas de setores como financeiro, imobiliário e de telecomunicações, que precisam verificar documentos de identidade e comprovantes de residência, dentre outros documentos.
O OCR permite a extração rápida e precisa das informações desses documentos, automatizando o preenchimento de cadastros e reduzindo erros.
Processo de onboarding
Por outro lado, no processo de onboarding de novos funcionários ou parceiros comerciais, o OCR é utilizado para digitalizar e armazenar documentos essenciais de forma organizada e conforme a legislação vigente.
Por exemplo: documentos como contratos e históricos profissionais podem ser digitalizados, processados e arquivados automaticamente com a ajuda de OCR, garantindo a conformidade com regulamentos trabalhistas e de privacidade de dados.
Verificação de documentos
Na prevenção a fraudes, o OCR facilita a análise de documentos ao permitir a comparação rápida de dados e a validação automática de informações.
Empresas que trabalham com grandes volumes de transações financeiras ou com documentos sensíveis podem usar OCR para verificar se os documentos apresentados pelos clientes são válidos e se os dados correspondem aos registros internos.
Essas rotinas são essenciais para garantir a conformidade com regulamentações e normas de segurança, evitando fraudes e falhas que possam comprometer a credibilidade da empresa.
Principais benefícios do OCR para as empresas
A implementação do OCR traz uma série de benefícios que vão além da simples digitalização de documentos.
A tecnologia permite detectar indícios de operações fraudulentas no onboarding, em transferências bancárias, cadastros, e demais operações.
Confira alguns dos benefícios dessa tecnologia:
Combate a fraudes
Com a tecnologia de OCR é possível reduzir as tentativas de fraudes usando documentações falsas ou mesmo cruzando informações para garantir a identificação correta de clientes, fornecedores e outros relacionamentos comerciais.
Agilidade e eficiência
O OCR elimina a necessidade de digitação manual, o que acelera significativamente os processos de cadastro e verificação.
Informações que antes levavam horas para serem verificadas agora são processadas em segundos.
Redução de erros humanos
A inserção manual de dados é suscetível a erros que podem comprometer a qualidade dos dados e gerar problemas de compliance.
Economia de custos
Com a redução de trabalho manual e o aumento da eficiência operacional, além da prevenção de fraudes ajudam na economia de custos.
Melhoria na experiência do cliente
A agilidade proporcionada pelo OCR melhora a experiência do cliente, pois processos de cadastro e validação são concluídos de maneira mais rápida.
Conformidade e segurança
Com OCR, os documentos digitais ficam organizados e armazenados em um formato estruturado, permitindo uma auditoria mais fácil e rápida.
A capacidade de consultar e verificar dados com rapidez é essencial para manter a conformidade com regulamentações de segurança e privacidade de dados, como a LGPD.
Como implementar o OCR de documentos na sua empresa
Para empresas que desejam implementar o OCR em seus processos, é importante seguir algumas etapas para garantir que a tecnologia seja utilizada de forma eficaz, como:
- avaliação de necessidades;
- escolha de uma solução de OCR adequada;
- treinamento de equipes e;
- monitoramento para ajustes contínuos.
Primeiramente, é essencial avaliar quais processos e documentos precisam ser digitalizados e onde o OCR pode trazer os maiores benefícios. Identificar as áreas em que o OCR reduziria significativamente o tempo e o custo de operações manuais é uma estratégia necessária.
A implementação do OCR também exige um período de adaptação. As equipes que utilizam a tecnologia devem receber treinamento adequado para aprender a operar o sistema e interpretar os dados. O treinamento também ajuda a minimizar erros e a maximizar o aproveitamento da tecnologia.
Leia mais: O que uma equipe de compliance eficiente precisa ter
A tecnologia OCR é uma aliada poderosa para as empresas que buscam aprimorar seus processos de compliance e prevenir fraudes. Com a capacidade de transformar documentos físicos em dados digitais organizados e facilmente consultáveis, o OCR permite uma maior agilidade, segurança e conformidade nos processos corporativos.
Ao implementar o OCR, as empresas não apenas reduzem custos e melhoram a eficiência, mas também aumentam a confiabilidade e a transparência de seus processos, o que é essencial em um ambiente de negócios cada vez mais regulado e competitivo.
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