A higienização de dados é muito importante para que seja possível extrair valor e gerar insights a partir dos dados coletados. Isso porque, nem sempre eles estão padronizados e prontos para análise, uma vez que diferentes fontes podem utilizar padrões diversos para resguardar o mesmo tipo de informação.
Neste artigo, vamos explicar o que é higienização de dados, seus benefícios e quais são as melhores práticas que sua empresa pode adotar.
O que é a higienização de dados?
Higienização de dados é o processo de limpeza, organização e padronização das informações de um banco de dados para garantir que estejam válidos, atualizados e prontos para análise.
Um banco de dados é composto por informações que são coletadas das mais diferentes fontes, muitas delas desestruturadas. Devemos lembrar que dados envelhecem. E, com o tempo, eles podem deixar de ser insumos importantes para as estratégias do negócio e se tornarem elementos que atrapalham as rotinas analíticas.
Assim, ao longo dos anos, é comum que haja o acúmulo de informações desnecessárias, duplicadas, incorretas, incompletas, desatualizadas ou despadronizadas no banco de dados das empresas. Essas informações podem causar falhas e atrapalhar a consulta e a realização de análises por parte dos usuários do sistema, prejudicando a produtividade das equipes.
Fazer a higienização de dados ajuda no aumento da produtividade e facilita o trabalho das equipes na hora de acessar os dados que elas precisam para trabalhar.
Por que é importante higienizar dados?
De modo geral, as empresas geram muitos dados diariamente e, além disso, precisam lidar com o grande volume de dados que já foram gerados em outros momentos. É um grande desafio garantir a gerência de muitas informações.
Diante desse cenário, a higienização de dados é fundamental para, como vimos, mantê-los sempre atualizados, completos e prontos para o uso. As informações que a empresa mantém em seu CRM, por exemplo, precisam ser checadas constantemente porque um prospect pode mudar seu endereço ou contato ao longo do tempo.
Ao fazer a higienização dos dados, a empresa garante que suas decisões e estratégias estão sendo orientadas por informações que de fato retratam a realidade. Caso contrário, a companhia corre o risco de cometer erros que podem prejudicar o negócio de diferentes formas.
Durante esse processo, podem ser realizadas ações como:
- Padronizar a escrita de endereços e números de telefone, incluindo o uso de caixa alta e caixa baixa;
- Completar dados cadastrais, como nome de indivíduos ou empresas e a identificação como pessoa física ou jurídica;
- Eliminar espaços em branco;
- Atualizar todas as informações.
Dessa forma, a higienização é feita justamente para garantir que apenas os dados mais relevantes para a empresa sejam mantidos na base.
Quais são os benefícios da higienização de dados?
Agora que conhecemos a importância da higienização de dados, vamos conhecer alguns benefícios que justificam a adoção desse processo na empresa:
1. Melhora a produtividade
Todos os setores de uma organização lidam com dados. Seja na equipe de call center ou no setor financeiro, os dados são insumos fundamentais para que o trabalho desses profissionais possa ser feito com eficácia.
Portanto, não importa se é um dado cadastral fora do padrão ou um KPI desatualizado, qualquer informação fora do padrão desejado pode causar atrasos e decisões equivocadas.
Por outro lado, quando os times contam com dados precisos, atualizados e padronizados, a localização das informações é facilitada e ganha-se tempo. Afinal, os profissionais sabem que podem confiar nelas e não precisam ficar verificando cada uma.
2. Otimiza a segmentação de clientes
Quando a higienização de dados é feita, os times têm a garantia de que todos eles seguem um mesmo padrão e estão prontos para as análises. O processo de qualidade de dados, que inclui a higienização, assegura que todas as informações importantes estão disponíveis.
Dessa forma, torna-se mais fácil definir os segmentos nos quais serão agrupados os clientes da base da empresa. Sem o risco de dados incompletos ou desatualizados, é muito mais prático separar os contatos em grupos.
Importante notar que, em alguns casos, pode ser necessário combinar o processo de higienização com o enriquecimento dos dados. Isso porque nem sempre a empresa tem todas as informações que precisa.
Por exemplo: se a decisão é segmentar os clientes por idade, renda e gênero, é preciso ir atrás dessas informações para enriquecer a base de dados.
3. Evita a perda de negócios
Tomemos como exemplo o time de vendas. Quando um processo de higienização de dados não é feito, os vendedores correm um risco muito maior de entrar em contato com as pessoas erradas ou de não encontrar as pessoas certas, por conta de informações incorretas, incompletas ou desatualizadas.
Isso representa uma perda de tempo e recursos, que, com uma base organizada, poderiam ser usados para aumentar a rentabilidade.
E essa mesma lógica pode ser aplicada a outros setores, como o de cobrança, que pode utilizar a higienização de dados para encontrar com mais facilidade seus devedores.
4. Permite automatizar o processo
Lidar com grandes quantidades de dados nem sempre é uma tarefa simples. Felizmente, existem ferramentas inteligentes capazes de automatizar todo o processo de higienização: da coleta de informações brutas à geração de relatórios analíticos, passando pela atualização e limpeza da base de dados.
Soluções de Big Data e Inteligência Artificial possibilitam alcançar agilidade e precisão muito maiores. Isso potencializa ainda mais a produtividade e eficácia dos times, além de gerar insights valiosos.
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Como esse processo ajuda nas vendas?
A agilidade talvez seja o principal impacto da higienização de dados nas rotinas das empresas. Quando não se perde tempo com dados irrelevantes ou incorretos, a busca por insights torna-se mais rápida.
Isso posto, destacamos algumas formas como esse processo influencia nas operações do time de vendas:
Removendo incorreções
Como comentamos, telefones e e-mails desatualizados ou digitados fora do padrão fazem com que os vendedores percam tempo com chamadas desnecessárias e na busca pelos dados corretos para encontrar os leads.
Durante a higienização, dados sem importância e desatualizados são excluídos, enquanto padroniza-se a forma de registro das informações que ficam.
Otimizando grupos
A facilidade de segmentação da base de clientes que citamos há pouco também gera impactos positivos para o time de vendas. Afinal, é possível criar grupos com base em informações mais confiáveis e completas.
Facilitando a comunicação
A organização dos dados não se reflete apenas na produtividade do time e na agilidade do trabalho. Quando tudo está em ordem, a empresa ganha em capacidade de comunicação inteligente, facilitando seu relacionamento com seus clientes e outros stakeholders.
Isso ajuda, por exemplo, na elaboração de campanhas exclusivas e até mesmo na criação de estratégias de retenção e fidelização.
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Quais são as melhores práticas de higienização de dados?
Para finalizar, vamos explicar algumas boas práticas de higienização de dados que ajudarão a proporcionar os ganhos que vimos acima. São elas:
Remover dados irrelevantes
Informações acumulam-se com o passar do tempo na base de dados da empresa e muitas delas não terão utilidade – aliás, podem até atrapalhar.
Esse acúmulo pode acontecer por diferentes motivos, como dados iguais que constavam em diferentes fontes, leads que enviam as mesmas informações mais de uma vez ou preenchimento incorreto de algum formulário.
Corrigir erros estruturais
A Higienização também foca na correta estruturação dos dados. Muitas vezes, as informações coletadas podem vir em formatos com os quais a organização não trabalha ou com erros nos códigos de programação.
Nesse caso, é preciso contar com a ajuda de um profissional especialista em dados para identificar e solucionar esses erros. Algumas ferramentas também podem ajudar nesse processo.
Padronizar
Uma vez que os erros estruturais foram corrigidos, é preciso padronizar todos os dados que a empresa tem em mãos. Isso envolve desde medidas simples como excluir espaços em branco até o uso padronizado de letras maiúsculas e minúsculas.
É preciso também atentar-se aos chamados outliers, ou “pontos fora da curva”. São informações que estão registradas dentro do padrão esperado, mas que claramente estão incorretas e irreais. Por exemplo: o cadastro de um cliente cuja idade consta como “310 anos”.
Eliminar dados ausentes
Dados ausentes são um problema potencialmente grave, pois podem ocasionar falha no sistema e prejudicar sua operação. Nesse caso, é preciso identificar todas as informações-chave que podem estar faltando e ir em busca dos elementos faltantes.
A Neoway oferece diversas soluções que disponibilizam dados higienizados e prontos para análise. Assim, você pode otimizar os processos da sua empresa, sejam eles relacionados ao marketing, compliance, crédito, fraudes ou jurídico.
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