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Gestão de compliance: O que é, e como fazer em sua empresa

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Veja o que é e qual a importância da gestão de compliance, os principais desafios e como a tecnologia pode ajudar a sua empresa.

Identificar riscos e gerenciá-los é um dos grandes desafios atuais das empresas que, em paralelo, devem fazer uma gestão de compliance eficiente. Isso porque, essa não é uma tarefa fácil, tampouco realizável, sem a ajuda da tecnologia.

Com a transformação digital, a quantidade de dados disponíveis cresce em ritmo acelerado. Diariamente, novas informações de Pessoas Físicas e Jurídicas são registradas, o que torna as análises preventivas mais complexas.

Felizmente, o processamento inteligente de um grande volume de dados já é possível graças a ferramentas como Big Data Analytics e Machine Learning, que permitem mesclar informações de fontes externas e internas para análises preditivas precisas e rápidas.

Neste post, veja o que é e qual a importância da gestão de compliance, os principais desafios e como a Neoway pode ajudar a sua empresa. 

O que é compliance?

Compliance trata das ações que as empresas colocam em prática para garantir que sua atuação ocorra em conformidade com a legislação e a ética.

Isso envolve o respeito a todas as políticas, condutas, normas, além dos controles internos e externos aos quais a organização precisa se adequar em todas as áreas: fiscal, tributária, contábil, financeira, trabalhista, previdenciária, jurídica, ambiental, entre outras.

Quando a empresa adota um programa de compliance, ela cria as diretrizes para que suas atividades e as de seus stakeholders sejam desenvolvidas de acordo com estas regras e, assim, se resguarda das consequências de atos que atentem contra esses princípios.

Com isso, é possível mitigar riscos de perdas judiciais, reputacionais e financeiras, o que dá muito mais segurança para tomar decisões estratégicas. 

Além disso, a empresa reduz custos operacionais e se torna muito mais atraente para investidores, clientes e profissionais.

Como funciona nas empresas?

Quando começou a ganhar força, o compliance se referia basicamente à interpretação dos instrumentos legais de uma empresa, ou seja, como garantir a conformidade dos seus atos.

Nos últimos anos, porém, a compreensão da importância da gestão de compliance fez com a conformidade não mais se aplicasse apenas a normas e políticas, mas também aos processos e operações.

Para que isso seja possível, é necessário que as organizações tenham total domínio e conhecimento sobre seus próprios negócios e sobre a abrangência de todos os seus processos, sejam eles internos ou externos. 

Além de garantir a conformidade com as leis que regem suas atividades, as organizações precisam criar formas de controle interno.

Isso envolve: 

  • A criação de políticas de compliance claras;
  • O desenvolvimento de um código de conduta para guiar a atuação de todos;
  • A disponibilização de canais de denúncia;
  • A realização de auditorias internas e externas; 
  • Outras medidas que ajudem a criar uma cultura organizacional pautada pela ética; transparência e respeito às regras.

Além disso, é importante destacar que a gestão de compliance dentro das organizações, especialmente as de grande porte e/ou que atuam junto ao poder público, deve estabelecer controles voltados para a prevenção a fraudes e à lavagem de dinheiro, além da segurança da informação e gestão de riscos.

Por fim, o compliance só será pleno por meio de uma transformação cultural na empresa, em que a ética seja parte indissociável da sua missão, dos seus valores e objetivos estratégicos. 

Afinal, de nada adianta contar com políticas bem estabelecidas se o restante da organização não agir de acordo com essas normas.

Leia mais: Abordagem Baseada em Risco (ABR): o que é e como implementar

Qual é a importância da gestão de compliance?

Qual A Importancia Da Gestao De Compliance 1024x1024

Para que a gestão de compliance seja bem-feita, é preciso que haja engajamento de todos e que os processos, políticas e operações sejam adequados e acompanhados.

Atualmente, quando se pensa em gestão estratégica, é impossível dissociá-la do compliance. 

Afinal, quanto maiores e mais ousadas forem as metas da organização, mais robustos precisam ser as diretrizes de conformidade – e é isso que vai garantir não apenas que esses objetivos sejam alcançados, mas também que a empresa continue a se desenvolver.

A gestão de compliance também é essencial para que os colaboradores sigam as diretrizes – operacionais e comportamentais – e, assim, resguardem a empresa em relação a atos ilícitos, fraudulentos ou que firam suas normas internas. 

Isso traz grandes ganhos para a organização, mas só pode ser alcançado por meio de um trabalho de compliance sólido e que permeie toda a sua estrutura.

Alguns dos principais benefícios que demonstram a importância da gestão de compliance nas empresa são:

Conformidade com leis e normas

As políticas de compliance trazem as diretrizes que vão fazer com que a empresa atue alinhada com as leis e regras às quais está exposta, evitando problemas pelo não cumprimento.

Redução de custos

A gestão de compliance também se volta para o uso dos recursos da empresa, identificando pontos de desperdício (como fraudes e outros desvios) e implementando controles focados na economia de custos.

Cuidado com o colaborador

Ao criar uma cultura voltada para a ética, a gestão de compliance preocupa-se também com o bem-estar dos colaboradores, ao focar na implementação de diretrizes comportamentais que ajudam a reter os talentos e afastar quem não está alinhado a ela.

Proteção da marca

Sem compliance, a empresa se vê exposta a muito mais riscos, inclusive de atos de corrupção e fraudes. 

Isso pode trazer grandes prejuízos para sua imagem, o que levará à perda de clientes, investidores e parceiros. Com uma boa gestão de compliance, esse cenário se inverte e a organização se fortalece.

Segurança da informação

Em um cenário de mudanças na legislação, representadas principalmente pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o compliance é essencial para reforçar o compromisso da empresa com a segurança dos dados com que lida diariamente. O mesmo vale para seus dados internos.

Saiba mais neste episódio do podcast Bites & Business sobre a importância do Compliance como pilar de negócios. Ouça aqui: 

Principais desafios da gestão de compliance

Principais Desafios Da Gestao De Compliance 1024x1024

Como toda atividade que se propõe a gerar um bom nível de controle interno e como um trabalho que busca garantir que todos dentro da empresa se engajem em prol de um mesmo objetivo, a gestão de compliance enfrenta alguns desafios.

Vamos entender quais são:

Regulamentações

A legislação brasileira é altamente complexa e, em muitos casos, as leis são passíveis de interpretações diversas. Além disso, cada setor conta com regulamentações específicas.

Todo esse arcabouço legal torna o trabalho do compliance bastante desafiador. Afinal, é preciso interpretar corretamente as diretrizes que regem a empresa e transformá-las em orientações facilmente compreensíveis por todos.

Outra questão é que, além de muitas dessas regulamentações impactam na gestão da organização, as regras e leis mudam constantemente, o que exige que sejam feitas adaptações nas operações cotidianas.

Controles internos

Os controles internos da empresa devem estar alinhados a essas regulamentações. 

Isso demanda uma sinergia muito precisa entre os diferentes setores da organização e os diferentes níveis hierárquicos para garantir a aplicação das regras sem que haja qualquer impacto negativo no trabalho.

Na gestão de compliance, os controles internos impactam desde a área de TI ao RH, devendo abranger também a relação com fornecedores, parceiros e até mesmo clientes.

Comunicação

O compliance deve permear toda a organização, de ponta a ponta, e todos os níveis hierárquicos. 

Para isso, no entanto, é necessário que as diretrizes sejam amplamente divulgadas – e compreendidas – por todos, para assegurar que os valores e regras sejam respeitados. Caso isso não aconteça, a gestão de compliance será ineficaz.

Cultura

O compliance deve estar enraizado na cultura da empresa. Isso significa que, além de amplamente divulgadas, as diretrizes não podem ser vistas como algo momentâneo ou opcional.

Nesse sentido, é preciso renovar constantemente a importância dessas medidas na organização para evitar que com o passar do tempo elas deixem de ser relevantes e que um sentimento de acomodação tome conta do ambiente de trabalho. 

Só assim é possível se certificar de que o compliance faz parte, de fato, da cultura organizacional.

Atualização

Leis mudam, pessoas deixam e se juntam ao time, os valores da organização se adaptam, novas tecnologias e riscos surgem. 

É fundamental que a gestão de compliance considere essas alterações e mantenha um trabalho constante de atualização das suas diretrizes para garantir que não estejam ultrapassadas e que a empresa continue agindo em conformidade com todas as regulamentações internas e externas.

Nesse webinar, uma parceria da Neoway com a LEC – Legal, Ethics & Compliance Community, veja os desafios e benefícios do Compliance para pequenas e médias empresas.

Entenda os benefícios da tecnologia de dados para uma gestão eficaz de compliance

Entenda Os Beneficios Da Tecnologia De Dados Para Uma Gestao Eficaz De Compliance 1024x1024

A tecnologia ajuda a gestão de compliance na busca por informações internas e externas que são relevantes para mapear processos e permitir uma análise mais aprofundada de dados.

Com soluções inteligentes, as empresas podem realizar ações como:

Diligência 360º

Dentro da gestão de compliance, as estratégias de Know Your Supplier (KYS), Know Your Employee (KYE) e Know Your Customer (KYC) são fundamentais para trazer mais segurança às relações da empresa.

Muitas organizações até realizam uma investigação inicial dos seus parceiros, mas não estabelecem uma política de monitoramento constante, o que a expõem a riscos desnecessários.

Nesse sentido, os processos de Due Diligence permitem acompanhar o relacionamento da organização com terceiros continuamente. 

Novamente, a tecnologia de dados consegue trazer mais eficiência a essas operações, porque oferece uma visão em tempo real dos riscos organizacionais. 

Em poucos segundos, é possível consultar todas as informações mais relevantes sobre os parceiros da empresa e, assim, identificar e mitigar ameaças.

Background Check

O processo de background check, ou checagem de antecedentes, pode consumir muito tempo e dinheiro. 

Com o auxílio da tecnologia de dados, baseada em ferramentas de Big Data Analytics e Inteligência Artificial, a empresa consegue automatizar etapas e fazer a validação automática de grandes volumes de dados de maneira ágil e eficiente.

Onboarding ágil e seguro

Identificar riscos é uma das premissas básicas de compliance para evitar prejuízos financeiros, danos à imagem e implicações legais para a empresa. 

Por isso, é importante contar com o auxílio de ferramentas para tornar o processo de onboarding de clientes, parceiros e colaboradores mais ágil e eficiente, avaliando-os e acompanhando-os de acordo com seu grau de risco.

Nesse sentido, a tecnologia permite reduzir a burocracia e fazer uma análise mais profunda no onboarding digital, o que proporciona à organização uma melhor compreensão dos seus parceiros, clientes e empregados para tomar decisões mais seguras.

Monitoramento de conflito de interesses

Conflitos de interesse representam riscos que podem trazer danos à imagem e à integridade da organização, com potencial para também prejudicar o ambiente de trabalho. Por isso, é importante manter essas situações sempre no radar da empresa.

As ferramentas de tecnologia de dados permitem à gestão de compliance investigar e monitorar possíveis conflitos de interesse e verificar os vínculos da empresa e dos seus colaboradores, trazendo mais transparência para as suas operações.

Conheça a inteligência de dados da Neoway que ajuda na gestão de compliance

As decisões no mundo corporativo têm que ser rápidas, mas a pressa não pode atrapalhar a qualidade. 

Por isso, para enfrentar os riscos que aparecem no caminho das oportunidades, é fundamental que as empresas estejam em conformidade com seus padrões internos (de conduta corporativa e ética) e com a legislação e regulamentações (de mercado e suas áreas específicas) em vigor.

Se todas as operações estiverem protegidas por uma rotina de controle e mitigação de danos, as chances de vulnerabilidade diante do mercado – e da Lei – diminuem bastante.

As plataformas de Big Data Analytics são importantes aliadas, pois oferecem ferramentas que conseguem reunir, em um único ambiente digital, um enorme volume de dados de múltiplas fontes públicas e oficiais e, portanto, confiáveis.

E melhor: sem precisar destacar um número considerável de pessoas para o trabalho de pesquisa e análise – ou retrabalho, considerando que a consulta manual exige checagens periódicas, enquanto as ferramentas automatizadas alertam quaisquer alterações nos dados.

Uma gestão de compliance apoiada pelo uso de tecnologia de ponta garante vazão ao volume de trabalho e confere produtividade ao time de analistas, que pode rastrear uma empresa ou Pessoa Física de diferentes perspectivas (cadastral, societária, fiscal, tributária, judicial, trabalhista) em questão de segundos.

A Neoway, por exemplo, oferece soluções para que a sua empresa garanta a conformidade em seus processos de gestão de compliance e de riscos.

Nossas ferramentas de Risk & Compliance trazem segurança e agilidade para o onboarding de novos clientes e funcionários, a gestão de fornecedores, a análise reputacional e de conflitos de interesse. 

Saiba mais sobre cada uma delas:

Neoway Compliance: mitigação de riscos rápida e eficaz

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O Neoway Compliance é uma ferramenta para a realização de diligência prévia completa, gestão de compliance, análise e prevenção de riscos. 

Permite o acesso a dados e variáveis modeladas sobre os seus públicos de interesse para facilitar a tarefa de encontrar informações jurídicas e reputacionais sobre empresas e pessoas de todo o Brasil.

Com essa solução, você consegue aperfeiçoar o onboarding de clientes, identificar conflitos de interesse e fazer análise de reputação e crédito, além de analisar grupos econômicos e mapear riscos em redes de relacionamentos.

Neoway Watcher: controle sobre os riscos

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Quando se trata de gestão de risco, é comum as empresas realizarem uma análise pontual dos seus prestadores de serviços, representantes, parceiros de negócios e fornecedores, mas não manterem um processo contínuo de diligência. 

Diante desse cenário, a Neoway desenvolveu o Watcher, uma ferramenta que permite monitorar automaticamente milhões de dados públicos de Pessoas Físicas e Jurídicas, com o objetivo de apoiar decisões compliance.

Com essa aplicação, o cliente seleciona uma lista de empresas e/ou sócios que precisa monitorar e define quais são as regras e variáveis que deseja usar para fazer esse acompanhamento. 

Assim, quando é identificada qualquer alteração nas informações que foram pré-configuradas, ele recebe um alerta no mesmo instante.

Entre as variáveis que podem ser monitoradas estão a situação fiscal e alterações cadastrais na Receita Federal, a inclusão de processos judiciais, mudanças no quadro de funcionários, menções em listas restritivas, participação em infrações administrativas e envolvimento em irregularidades ambientais ou trabalho escravo.

Já em relação a Pessoas Físicas, podem ser acompanhados a atuação política, os antecedentes criminais e menções em listas internacionais e a participação – mesmo que passiva – em processos judiciais que estão sob monitoramento.

Em um exemplo prático, você pode escolher ser notificado caso algum dos sócios de uma empresa que seja sua fornecedora se torne Pessoa Politicamente Exposta (PEP) ou alvo de um mandado de prisão. 

Ainda, você pode receber uma notificação caso um terceiro com o qual a sua empresa faz negócios entre em uma lista restritiva (CEPIM, CEIS, CNEP) ou faça uma doação política.

Por meio do Neoway Watcher, é possível definir quais variáveis representam red flags para a sua empresa e selecionar as pessoas que deverão receber esses alertas sempre que houver alteração em alguma delas.

As regras de monitoramento podem ser personalizadas com poucos cliques: definir prioridades, níveis de criticidade e variáveis do ramo de atividade da empresa — sem que haja um custo adicional para isso. 

O usuário do Watcher não precisa ter noções de programação e navegará em uma plataforma intuitiva e amigável para tomar suas decisões de forma rápida e eficiente.

Conclusão

Para que uma empresa alcance o sucesso, ela deve garantir que todos na organização seguem suas políticas internas e que todos os seus processos estão em conformidade com a legislação. 

A gestão de compliance possibilita que a organização melhore seus controles internos e externos por meio de diretrizes baseadas em seus valores e objetivos.

Tão importante quanto estabelecer essas normas, é garantir que elas façam sentido dentro da estrutura organizacional e fazer com que todos dentro da empresa enxerguem o valor dessas medidas no seu dia a dia. 

É isso que vai permitir uma atuação mais ética e transparente, em um esforço conjunto de conformidade.

Saiba como as soluções da Neoway podem ajudar em uma gestão de compliance mais eficiente na sua empresa. Fale com nossos especialistas.

Gestão de compliance: O que é, e como fazer em sua empresa
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A Neoway é a maior empresa da América Latina de Big Data e Inteligência Artificial para negócios. Desde 2002, desenvolvemos soluções que dão produtividade e precisão para marketing, vendas, compliance, jurídico, crédito e fraude em setores como finanças, tecnologia, seguros, bens de consumo e saúde. Nossos redatores escrevem sobre tecnologia, negócios e suas intersecções.
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