Índice
- O que é compliance?
- Qual é o papel do compliance?
- Quais são os controles internos de uma empresa?
- Como agrupar a pesquisa e ter dados confiáveis para controles internos e compliance?
As exigências sobre os controles internos e compliance no mundo corporativo vêm aumentando a cada ano. Em um ambiente de negócios globalizado, de infinitas oportunidades comerciais, é indispensável que as empresas assegurem a conformidade dos seus negócios com a política interna estabelecida.
Se você quer saber mais sobre os controles internos e compliance, chegou ao lugar certo. No texto a seguir, descubra quais são eles e como manter-se em conformidade.
Quais são os controles internos de uma empresa?
De forma geral, podemos dizer que a função dos controles internos e compliance é reduzir os riscos – prejuízos à imagem e ao caixa – em todas as operações e procedimentos, garantindo segurança nas transações e relações com funcionários, clientes e fornecedores.
Ou seja, qualquer processo com o objetivo estabelecer padrões de conduta e segurança dentro da empresa é considerado um meio de controle interno. Eles podem ser financeiros, operacionais, jurídicos, tecnológicos ou de recursos humanos, apenas para citar alguns dos principais casos. Mas se estendem a qualquer área que precise ser supervisionada.
Quais são os objetivos de um controle interno?
Ao adotar estas práticas positivas, a empresa diminui drasticamente as chances de ficar diretamente vulnerável pelo descumprimento de alguma regra e por qualquer ato ilícito de um cliente ou parceiro, mesmo que indiretamente (responsabilidade objetiva).
Quando aplicadas de maneira regular, acabam se tornando, também, um elemento cultural dentro da empresa. A propagação de ideias transparentes e íntegras estimulam um ambiente de trabalho saudável, seguro e fortalecido contra atos ilícitos.
Qual é o papel do compliance?
Compliance é um conjunto de atividades implementado em companhias para garantir a conformidade com a lei. Ou seja, tem a função de garantir uma atuação ética, responsável e transparente diante das normas e regulamentações, mas também às diretrizes internas da empresa.
Os controles internos são justamente os meios pelos quais há uma política de monitoramento de ações para que uma empresa esteja em compliance.
No entanto, manter-se em compliance é um desafio enorme mesmo para empresas que contam com equipes específicas para realizar este trabalho.
O volume de dados e informações a serem analisados é enorme e estão disponibilizados em múltiplas fontes, que nem sempre podem ser consideradas confiáveis nem dão amparo jurídico às análises. Por outro lado, as fraudes acontecem de forma cada vez mais rápida e criativa para não serem percebidas.
Por isso, as empresas devem estar atentas e buscar oportunidades de aperfeiçoamento de suas análises, muitas vezes com o apoio de ferramentas e profissionais, como a figura do auditor de controle interno.
É preciso pensar em uma estrutura que dê vazão ao volume de trabalho, permitindo agrupar as fontes e realizar pesquisas com o maior grau de atualização possível. Afinal, neste caso, o tempo é escasso e não contar com boas informações pode levar a danos irrecuperáveis
Como agrupar a pesquisa e ter dados confiáveis para controles internos e compliance?
A tecnologia já é uma forte aliada para detectar e corrigir possíveis ameaças à integridade da empresa, dando eficiência e agilidade ao trabalho do time de analistas.
Hoje, plataformas de Data Analytics, munidas de inteligência artificial e com configurações de automação, permitem que uma enorme quantidade de dados possa ser coletada e analisada de acordo com os interesses e setor de atuação da organização.
Não é mais viável que se faça toda esta busca, cruzamento e consolidação das informações de forma manual, com pesquisas em dezenas de sites para análises individuais de cada ponto a ser avaliado. Quanto mais rápida e atualizada for a diligência, maiores são as chances de identificar e se prevenir contra irregularidades.
Com as plataforma de Big Data, rapidamente o time de analistas pode rastrear uma empresa e uma pessoa física e entender como estão posicionadas no mercado em diferentes perspectivas – cadastral, societária, fiscal e tributária, judicial e extrajudicial, trabalhista, política (PEP), socioambiental, entre outras – e seus possíveis relacionamentos empregatícios, societários e familiares.
Este tipo de sistema unifica as fontes de pesquisa e traz dados sempre atualizados de órgãos reguladores (e todas as suas normas, circulares e portarias), Receita Federal, Juntas Comerciais, Tribunais e Fóruns, Banco Central, IBAMA, CNEP, Portais de Transparência dos Governos, listas de restrições nacionais e internacionais (Lista Francesa, Offshore Leaks, OFAC entre outras) e até de registros de publicações negativas em mídias sociais ou jornalísticas.
Há ferramentas que permitem inclusive diferenciar facilmente os homônimos e encontrar a entidade correta, além de criar e armazenar dossiês específicos para cada caso de análise.
Pela tecnologia, estas análises podem ser atualizadas periodicamente, de acordo com a necessidade de cada organização. E como muitas destas plataformas utilizam metadados, é possível validar a fonte e a data da informação, comprovando assim sua veracidade e atualidade.
Assim, com análises mais profundas de uma infinidade de fontes e informações disponíveis, as organizações podem ter segurança para avaliar contratações, novos sócios e parceiros, no onboarding de clientes e no fechamento de diferentes negócios. Executar as boas práticas de Know Your Customer (KYC), Know Your Employee (KYE) e Know Your Partner (KYP) com eficiência irão colocar a organização nos mais altos padrões de ética e compliance.
