Índice
- O que é um software jurídico?
- Como fazer controle de processos judiciais?
- Quais são os benefícios em usar um software para gestão de processos judiciais?
- Como escolher o melhor software para gestão de processos judiciais
- Legal Analysis: soluções para a gestão de processos judiciais
- Conclusão
A utilização de software para gestão de processos judiciais é uma realidade que veio para ficar. O processo de digitalização cada vez mais avançado nas cortes brasileiras torna as informações mais acessíveis, mas o volume de dados traz desafios de coleta e análise.
Segundo o relatório Justiça em Números 2019, elaborado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Poder Judiciário finalizou o ano de 2018 com 78,7 milhões de processos em tramitação aguardando alguma solução definitiva.
Não há dúvidas que, quando disponibilizados digitalmente, os processos custam menos para o poder público e podem ser gerenciados com muito mais eficiência.
Anos atrás, o STJ precisava manter um departamento de marcenaria para fabricar prateleiras e consertar as portas danificadas pelos carrinhos usados no transporte dos processos.
Hoje, os documentos disponíveis no ambiente virtual podem ser facilmente consultados a qualquer hora e de qualquer lugar e por várias pessoas ao mesmo tempo, sempre que necessário. Por isso, a Justiça brasileira passa por um processo de digitalização.
Os tribunais de Justiça de Tocantins e Mato Grosso, por exemplo, não aceitam processos em papel desde 2012, e Alagoas, desde 2014. Em 2015, o TJ-SP conquistou o título de primeira primeira Corte estadual de grande porte 100% digital.
Mas, o fato de estarem disponíveis não tornam os processos mais acessíveis, principalmente quando falamos no gerenciamento de grandes massas processuais. É nesse ponto que os softwares de gestão podem ajudar.
Neste artigo, iremos explicar o que é um software para gestão de processos judiciais, quais são os benefícios oferecidos por ferramentas desse tipo e como escolher a melhor opção para a sua empresa ou escritório de advocacia.
O que é um software jurídico?
O software jurídico é uma solução tecnológica desenvolvida para automatizar ou tornar mais dinâmicas as tarefas jurídicas e de gestão.
Para conseguir fazer a análise massiva dos processos, gerar dados estatísticos, métricas processuais e medir o desempenho de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, por exemplo, muitas empresas já adotaram soluções de Jurimetria.
Mas o software jurídico não se limita à aplicação da Jurimetria. Ferramentas desse tipo podem ser implementadas para melhorar a gestão financeira dos escritórios de advocacia, controlar prazos e livrar os profissionais do Direito de atividades operacionais.
Um dos principais desafios tanto de departamentos jurídicos quanto de escritórios é fazer o controle e a análise dos processos judiciais, principalmente por causa do volume de informações que precisam ser gerenciadas e da dificuldade para coletá-las. A boa notícia é que já existem no mercado soluções capazes de tornar essa atividade mais fácil e intuitiva.
Como fazer controle de processos judiciais?
Apesar de muitos tribunais já disponibilizarem os dados online, essas instituições usam sistemas diversos que muitas vezes não se conversam. Isso torna a pesquisa por documentos e jurisprudência um desafio diário para os advogados.
Coletar os dados sobre cada processo é desafiador, mas não basta. Também é necessário centralizar o que foi encontrado, categorizar de acordo com as variáveis importantes para dar andamento aos procedimentos legais e acompanhar os desdobramentos de cada um.
Controlar e gerenciar os processos judiciais são atividades muito operacionais e que demandam tempo para o cumprimento dos prazos. Como consequência, os advogados acabam deixando a estratégia de lado ou se dedicando menos a ela.
Muitos escritórios e equipes jurídicas adotam planilhas para organizar os fluxos e demandas, porém, essas ferramentas são limitadas e não atendem grandes massas processuais.
Esse cenário torna imprescindível o uso de tecnologias que ajudem a automatizar e dar vazão a todas essas atividades. As soluções ainda contam com recursos adicionais, como a Inteligência Artificial, que geram atalhos para a tomada de decisões.
Quais são os benefícios em usar um software para gestão de processos judiciais?
À medida que o escritório de advocacia ganha novos clientes ou a área jurídica precisa lidar com processos em maior volume, torna-se necessário pensar em soluções que deem produtividade para a equipe e ajudem a fazer mais com menos. Os softwares para gestão de processos judiciais oferecem esses e outros benefícios.
Produtividade
Essa pode ser considerada a palavra da moda, mas ninguém pode negar a importância de realizar mais tarefas em menos tempo. O ser humano tem seus limites intelectuais e as máquinas podem ajudar a ultrapassá-los.
Nesse sentido, a tecnologia automatiza processos, encontra correlações que ajudam a gerar insights e reduz o tempo necessário para tomar decisões.
Diminuição de gastos
Ao ganhar produtividade, as empresas também diminuem os gastos com atividades operacionais e podem deixar os analistas e advogados focados em questões estratégicas que, de fato, trazem maior retorno financeiro à companhia.
Em alguns casos, as ferramentas para gestão permitem estimar o tempo de duração dos processos e até mesmo o valor médio a ser pago em caso de perda, o que ajuda no planejamento de acordos e andamentos.
Governança
A adoção de uma ferramenta para fazer o controle dos processos também facilita a criação de padrões que devem ser seguidos por toda a empresa. Isso traz maior transparência e permite que o conhecimento não fique restrito a determinadas pessoas.
Ao implementar processos claros e bem definidos, a companhia passa a ter muito mais facilidade para escalar suas operações e adaptar novos integrantes da equipe com uma curva de aprendizagem muito menor.
Prevenção à fraude
Os softwares de gestão proporcionam uma visão geral dos processos e permitem aplicar filtros que ajudam a analisar o andamento e as características de cada um.
Com isso, é possível encontrar indícios de demandas fraudulentas, como desistências e ajuizamentos em massa, falsidades e ajuizamento de processos com partes falecidas.
Como escolher o melhor software para gestão de processos judiciais
Antes de tomar uma decisão, é necessário avaliar muito bem o que está disponível no mercado e aquilo o que sua empresa precisa. Confira abaixo alguns fatores essenciais para verificar ao escolher um software de gestão de processos.
Entenda as suas necessidades
A primeira coisa que você deve se perguntar é quais são as principais dores da sua empresa. Você precisa coletar dados com maior agilidade? Ou hoje o seu principal desafio é gerar novos leads para o seu escritório de advocacia?
Pode ser que você precise incrementar suas due diligences com dados sobre processos ou que queira comparar o desempenho da sua área jurídica ou do escritório terceirizado com o de outras empresas do mesmo setor.
Existem diversos softwares no mercado e cada um oferece funcionalidades criadas para cumprir objetivos diferentes. Entenda o que a sua empresa precisa e depois procure no mercado uma ferramenta que atenda a essas necessidades.
Escolha um software intuitivo
Muitos profissionais têm medo de mudanças, principalmente quando envolvem tecnologia. Além de acreditarem que a digitalização exige conhecimentos complexos, também há o medo de serem substituídos pelas máquinas.
Para que a ferramenta ganhe aderência entre os profissionais da sua empresa e, dessa forma, você consiga ver os resultados, é essencial que ela ofereça uma interface amigável e que seja fácil de utilizar.
Assim, a equipe conseguirá aprender a utilizar o software em menos tempo, e perceberá rapidamente os benefícios trazidos para o dia a dia da área.
Busque atendimento diferenciado
Outra forma de dar mais segurança aos colaboradores que precisarão utilizar a plataforma é garantir que haverá apoio total para ensiná-los e acompanhá-los durante todo o projeto.
Isso pode ser oferecido por meio da disponibilização de um time de Suporte qualificado e/ou um profissional de Customer Success engajado no dia a dia da equipe.
Com isso, seus funcionários irão demorar muito menos para aprender as novas tarefas e se sentirão seguros sabendo que têm com quem contar para responder eventuais dúvidas e resolver qualquer problema operacional.
Pesquise a empresa desenvolvedora
Decisões complexas exigem uma pesquisa de mercado para entender não só o software que você deseja contratar, como também a empresa que o desenvolveu. Comece olhando as rede sociais da companhia para entender o que as pessoas estão falando sobre ela.
Pesquise relatos de clientes da empresa para saber como foram as experiências deles e avalie os cases de sucesso compartilhados pela companhia para ter ideia de como suas soluções funcionam na prática.
Legal Analysis: soluções para a gestão de processos judiciais
A partir das necessidades que encontramos no mercado e até mesmo em nossos clientes, percebemos que a nossa plataforma de Big Data Analytics poderia ser adaptadas às necessidades do mercado jurídico e, assim, surgiu o pilar de atuação Legal Analysis.
Atualmente, esse pilar conta com duas soluções que foram desenvolvidas para atender a desafios complexos da área jurídica e dos profissionais do Direito.
Neoway Lawsuits
O Neoway Lawsuits foi desenvolvido especialmente para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que não possuem muitos processos para gerenciar, mas precisam consolidar as informações processuais de maneira mais prática e intuitiva.
A partir da Plataforma Neoway ou de uma API, o cliente pode acessar a maior base de processos judiciais e extrajudiciais do país, com mais de 345 milhões de processos. Na Plataforma, os dados são apresentados em gráficos que ajudam a visualizar correlações.
Para evitar homônimos e, assim, dar mais segurança às análises, as pesquisas podem ser feitas por CPF ou CNPJ.
Leia mais: Como fazer análise de CPF e identificar PEPs para mitigar riscos
Com essas informações consolidadas, escritórios de advocacia podem, por exemplo, pesquisar pelos tipos de processo nos quais são especializados, encontrar clientes e leads que possam precisar de assistência jurídica.
Empresas e escritórios podem verificar se companhias negociadas para fusões e aquisições possuem algum tipo de processo judicial e/ou passivos (dívidas) que possam impactar no andamento das negociações ou mesmo na decisão a ser tomada.
Também é possível utilizar esses dados na área de compliance para desenvolver processos de diligência (Know Your Customer, Know Your Supplier, Know Your Employee) e monitoramento de riscos.
Já as empresas de crédito podem agregar dados de processos às informações de negócios e pessoas e, assim, gerar mais insumos para a análise, recuperação de crédito e cobrança de dívidas.
Em suma, o Neoway Lawsuits permite melhorar os processos de diligência, fazer gestão de riscos, criar indicadores e scores sobre processos, fazer análises sobre varas e tribunais e cruzar os dados com informações de ativos e endereços
Neoway Legal
A partir dos nossos modelos avançados de Processamento de Linguagem Natural (PLN) adaptados com os mais avançados dicionários jurídicos, transformamos petições e decisões judiciais em informações concretas para gerenciar grandes carteiras de processos.
Nos Autos, entre petições, procurações, decisões, documentos que instruem o processo e outros, há uma gama infinita de análises de dados úteis para aumentar a precisão da sua jurimetria, descobrir fraudes processuais e fazer benchmarking com seu setor de atuação.
Como exemplo, a partir da análise de documentos processuais em massa, o Neoway Legal identifica as principais causas-raiz das ações e oferece uma definição mais estrita e com mais detalhes do campo “Assunto”, que geralmente é preenchido de forma genérica.
Também compara a massa de petições iniciais e indica quais delas têm uma alta taxa de similaridade e são utilizadas em causas diferentes. Com isso, auxilia na identificação de demandas repetidas e evita retrabalho do Departamento Jurídico.
O Neoway Legal extrai os valores de condenação das sentenças e gera uma classificação ainda mais avançada de probabilidades de perdas e ganhos. Consegue identificar, no texto da petição, quais Leis e Jurisprudências foram utilizadas, o que facilita a produção de peças de contestação.
Além disso, a ferramenta revisa os valores do contingenciamento atribuídos a cada processo e compara com os valores concebidos pela Inteligência Artificial a partir de milhões de outros processos semelhantes.
Encontra “entidades textuais” que auxiliam na identificação de elementos importantes para a análise de massa, como o número de protocolo de atendimento, números de reclamação no PROCON, OAB utilizada na Assinatura, nomes constantes na procuração, códigos de barra de comprovantes de residência e outros.
Conclusão
Apesar de ser uma área conservadora, o Direito vem passando por diversas modernizações e os profissionais da área precisam encontrar maneiras de se adaptarem e aderirem às novas tecnologias.
A gestão de processos judiciais é um exemplo de tarefa complexa que vem sendo facilitada por ferramentas que unem Big Data, Inteligência Artificial e Jurimetria, por exemplo, e dão mais produtividade ao dia a dia dos advogados.
Agora que você já sabe as vantagens de contar com um software para gerenciar processos e como escolher a melhor opção para as necessidades da sua empresa,
Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba como a Neoway pode ajudar a sua empresa a implementar um software de gestão de processos judiciais.
