O modo como um departamento jurídico atua e é organizado diz muito sobre uma empresa. Afinal, no contexto atual do mercado, esse setor desempenha um papel estratégico que vai muito além das questões estritamente ligadas a leis. Pelo contrário: o setor pode trazer vantagens competitivas fundamentais para a organização.
Neste post, veja mais detalhes sobre o funcionamento de um departamento jurídico, como organizá-lo estrategicamente, os desafios e as tecnologias que fazem parte do dia a dia do setor.
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Como funciona e para que serve um departamento jurídico?
Em um mercado altamente conectado, competitivo e globalizado, as operações de muitas empresas apresentam uma complexidade jurídica bastante elevada. É isso que leva cada vez mais organizações a optarem por manter um departamento jurídico próprio.
De uma forma geral, o departamento jurídico trabalha para alinhar os objetivos e as operações da empresa com as normas, leis e regras a que ela está submetida, promovendo, assim, seu desenvolvimento pleno e em conformidade com a legislação.
No entanto, isso não significa que a atuação do departamento jurídico se resuma apenas a prestar orientação legal aos líderes e gestores da empresa.
Hoje, o setor desempenha papel fundamental no que se refere ao planejamento estratégico das organizações, indo, portanto, além das questões jurídicas que lhe cabem.
Nesse ponto, é essencial que o departamento jurídico seja envolvido e integrado ao restante da empresa, sendo enxergado não como um setor avulso, mas como agente importante para trazer resultados positivos para os negócios.
Essa proposta faz com que os próprios profissionais do departamento jurídico de uma empresa precisem assumir um novo papel e atuem como verdadeiros gestores executivos.
Isto é, para além das questões jurídicas, eles devem ter conhecimentos sobre gestão de recursos e ter uma visão global das operações da empresa e de tudo o que acontece na companhia (necessidades, erros, acertos etc.).
Dessa forma, quando as lideranças da organização precisam tomar decisões para definir os rumos da empresa junto ao mercado, o departamento jurídico deve participar desse processo.
Isso porque, além de analisar toda a parte jurídica que diz respeito às medidas que estão sendo propostas, é papel desse setor lidar com questões financeiras, de viabilidade técnica, trabalhistas e inclusive reputacionais.
Como é a organização de um departamento jurídico de uma empresa?
Apesar da importância do departamento jurídico dentro de uma empresa, muitas organizações acabam alocando o setor sob a responsabilidade de outras áreas, como a financeira ou a administrativa.
No entanto, do ponto de vista organizacional, embora existam diferentes caminhos, a reflexão sobre o papel e a organização do departamento jurídico vai depender da realidade de cada empresa.
Por isso, a atuação do setor pode variar de acordo com o contexto do mercado e também da própria organização, que deve buscar entender sua importância para os negócios e onde encaixá-lo no seu organograma.
À medida que ganha relevância, o departamento jurídico consegue fazer a gestão de riscos ao mesmo tempo que respeita o perfil e a cultura da organização.
Mas é fundamental que ele seja efetivamente integrado aos demais setores da empresa. Afinal, muitas operações passam, necessariamente, primeiro pelas mãos da área jurídica, para que sejam analisadas antes de serem encaminhadas para outros setores internos.
O departamento jurídico deve, portanto, ser organizado com autonomia para gerenciar as informações que julgar necessárias para embasar o processo de tomada de decisões e garantir mais eficiência às operações.
Dessa forma, ele impacta, mesmo que de modo indireto, no aumento dos ganhos, na redução das perdas, na avaliação de riscos e na organização das operações da empresa; tudo isso de acordo com o que é previsto na legislação.
Qual é a função de um departamento jurídico?
Gerenciamento de contratos e fornecedores
Contratos talvez sejam os elementos mais críticos que envolvem a atuação de uma empresa.
Afinal, é preciso que os documentos firmados obedeçam o que é estabelecido na legislação e sigam diretrizes legais como o Código Civil, o Código de Defesa do Consumidor, entre outros.
Estar em conformidade com essas normas é essencial para evitar seu cancelamento e eventuais prejuízos às partes envolvidas.
A participação do departamento jurídico na elaboração dos contratos – e até mesmo no momento de sua assinatura – é de extrema importância para garantir os direitos da empresa e evitar a redação de cláusulas prejudiciais, seja por dubiedade, má redação ou por serem abusivas.
Todo esse zelo garante que a relação com fornecedores e outros parceiros aconteça de maneira justa e mutuamente benéfica.
Proteção de informações
Também é atribuição do departamento jurídico a definição de normas e políticas de segurança da informação que garantam o sigilo das informações da empresa.
Dispositivos como termos de confidencialidade e de responsabilidade podem ser utilizados com o objetivo de manter dados sensíveis devidamente protegidos.
Informações financeiras, administrativas, estratégicas e registros de patentes e bens devem ser salvaguardados para evitar a ocorrência de fraudes e atitudes mal intencionadas.
Dessa forma, é papel do departamento jurídico atuar em conjunto com os demais setores para gerenciar e validar condutas, além de determinar as permissões de acesso aos dados da empresa de acordo com as regras estabelecidas.
Evitar processos judiciais
A advocacia preventiva é um dos grandes trunfos do departamento jurídico de uma empresa.
Por meio dela, é possível identificar situações de descumprimento da lei ou que abram brechas para ações judiciais – que, a depender do seu desenrolar, podem trazer prejuízos financeiros e de imagem para a organização.
Assim, o departamento jurídico é quem se debruça sobre questões importantes, como a conformidade com as leis e regulamentos, questões trabalhistas (como salários, condições de trabalho, regras de segurança), entre outros.
Tudo isso também está diretamente relacionado ao compliance, disciplina que busca estabelecer políticas internas para assegurar que todas as condutas da empresa e de seus funcionários estejam de acordo com o que definem as leis, as normas e as regras a que estão submetidos.
Por fim, nesse mesmo sentido, também é papel do departamento jurídico buscar formas para resolver conflitos e ações ajuizadas de forma amigável, por meio de negociações que reduzam os danos à empresa.
Prestação de consultoria
Basicamente, toda a atitude tomada pela empresa e por seus colaboradores envolvem possíveis consequências jurídicas.
Sendo assim, o departamento jurídico atua também de forma consultiva, utilizando todo seu conhecimento prático e teórico para auxiliar a empresa em processos como:
- Elaboração de contratos;
- Cumprimento de leis trabalhistas;
- Garantia de que todas as operações sigam o que é estabelecido na Lei;
- Proteção contra passivos trabalhistas;
- Conformidade com questões tributárias exigidas pelo fisco.
Quais são os maiores desafios na rotina de um departamento jurídico?
Advocacia preventiva
Vimos que agir preventivamente é um dos grandes trunfos do departamento jurídico de uma empresa, o que ajuda a cumprir uma de suas atribuições mais fundamentais. No entanto, esse também é um de seus maiores desafios.
Quando não há uma integração com os demais setores e uma compreensão do seu papel estratégico dentro da empresa, o que acontece é que, em muitos casos, o departamento jurídico é acionado apenas quando um problema já existe.
Dessa forma, é necessário mudar a cultura contenciosa que existe na maioria das empresas para uma atuação verdadeiramente preventiva.
Isso passa pela participação do departamento jurídico no planejamento estratégico da organização para que os profissionais do setor consigam identificar riscos e prever os meios possíveis para mitigá-los.
Gestão de passivos trabalhistas
O gerenciamento adequado do passivo da empresa é de extrema importância para evitar prejuízos que podem empatar os resultados do negócio, desestabilizar as operações e causar danos para a segurança jurídica e financeira da organização.
Um exemplo são as perdas que podem vir como consequência do pagamento de indenizações na Justiça do Trabalho, punição que, além do prejuízo ao caixa da empresa, pode comprometer outros processos, como operações de fusão, aquisição, venda ou atração de investimentos.
Atuação como parceiro de negócios
Para que o departamento jurídico conquiste uma posição estratégica de relevância dentro da empresa, é necessário que haja um alinhamento com os interesses e a cultura da organização.
Por muito tempo, o departamento jurídico foi tratado como um setor à parte dentro das empresas, sendo consultado apenas quando necessário.
As demandas atuais, no entanto, trouxeram a necessidade de que essa área esteja ativamente presente na tomada de decisões da organização.
Assim, quando o departamento jurídico se torna um “parceiro de negócios”, é possível avaliar sua contribuição na geração de melhores resultados na mitigação de riscos, na gestão global de dados gerenciais e no maior embasamento para a tomada de decisões.
Capacitação do corpo jurídico
Para aumentar sua capilaridade nos demais setores e atuar de forma global, é preciso que os profissionais da equipe tenham as habilidades necessárias para isso. E esse é um dos maiores desafios enfrentados nessa área.
Além da competência técnica no Direito, hoje, os profissionais devem ter amplo conhecimento empresarial e serem capazes de compreender o core business da empresa, bem como sua cultura e a realidade do mercado em que atua.
Dicas para organizar o departamento jurídico de uma empresa
Conheça a empresa
O departamento jurídico deve conhecer as operações da empresa e todo o contexto que envolve sua atuação, como os principais concorrentes e a realidade do mercado.
Por isso, é importante que os profissionais do setor conheçam desde as instalações físicas da empresa até forma como pensam seus gestores.
Adote uma posição estratégica
Após conhecer a empresa e compreender seu funcionamento, o departamento jurídico deve elaborar um planejamento estratégico que foque em agregar valor e melhorar o desempenho dos negócios.
Para isso, é necessário que os profissionais do setor sejam capazes de identificar falhas que podem comprometer as operações da empresa e, assim, definir formas para mitigá-las.
Crie parcerias de confiança
O departamento jurídico também deve analisar todos os parceiros que fecharão contratos com a empresa: fornecedores de matéria-prima, de equipamentos, de tecnologia, entre outros.
Para isso, é necessário pesquisar sobre as empresas e encontrar aquelas que possuem boas referências, experiência e que forneçam um serviço de qualidade.
Além de evitar possíveis prejuízos, essa medida é necessária para evitar eventuais ações judiciais.
Esteja mais próximo dos clientes
Quando falamos na necessidade de o departamento jurídico ter uma visão global dos negócios, isso também envolve a relação que a empresa tem com seus clientes.
É essencial que o setor conheça o consumidor e entenda seu perfil, suas dores e anseios. Portanto, cabe à empresa assegurar que os profissionais da área tenham acesso a essas informações para que possam tomar ações estratégicas com o devido embasamento.
Esteja conectado
A revolução digital já chegou à área do Direito e isso envolve a atuação do departamento jurídico de uma empresa.
O setor precisa estar por dentro das últimas tendências do mercado, conhecer as ferramentas que podem auxiliá-lo em suas funções e também ter acesso às informações que precisa sobre a empresa, o mercado e seus concorrentes e clientes.
Estar conectado também diz respeito ao uso da internet nas operações, uma vez que, cada vez mais, diversas tarefas da área do Direito podem ser feitas online.
Deixe as formalidades de lado
Para que a integração com os demais setores se dê de maneira mais fluida, é importante que o departamento jurídico deixe de lado um pouco de sua tradição de formalidade.
Como vimos, um dos desafios da área é aprimorar sua comunicação e torná-la mais acessível a todos.
Isso passa por não usar termos excessivamente técnicos quando não for estritamente necessário.
Assim, evita-se problemas de compreensão da mensagem a ser passada e possíveis problemas que possam vir em decorrência disso.
Assuma os riscos que forem necessários
A atuação de uma empresa envolve assumir riscos quando necessário. No entanto, isso deve ser feito com a devida avaliação da viabilidade da decisão e das consequências que ela poderá trazer.
Nesse caso, o departamento jurídico deve atuar juntamente com a direção para alinhar as estratégias com a legislação e com a situação do mercado.
A tecnologia e o departamento jurídico: como se conectam?
O setor jurídico é, tradicionalmente, um dos que mais demora para incorporar e se adaptar a novas tecnologias.
No entanto, muitas empresas e profissionais perceberam que é preciso se adequar às mudanças do mercado que impactam as suas atividades.
Nesse sentido, a transformação digital chegou à área do Direito. Nos últimos anos, houve uma evolução perceptível nas mais diversas vertentes.
A introdução da tecnologia em práticas rotineiras trouxe mais eficácia e eficiência aos serviços dos departamentos jurídicos das empresas, conferindo mais segurança e celeridade aos processos.
Esse movimento mudou completamente a dinâmica jurídica, o que resultou na modernização do setor, com mais produtividade e, principalmente, melhores resultados para os clientes atendidos.
Cabe às empresas e profissionais do sector se manterem abertos e investirem em ferramentas tecnológicas que possam contribuir para as suas atividades. Do contrário, quem não se adaptar ao desenvolvimento tecnológico do mercado corre o risco de perder clientes e ser engolido pela concorrência.
Leia mais: Por que investir em tecnologia jurídica?
Ferramentas tecnológicas para auxiliar o departamento jurídico
1. Agendas eletrônicas
Todo profissional do Direito precisa lidar com inúmeros compromissos e prazos que podem fazer toda a diferença nos resultados: audiências, visitas ao fórum, idas ao cartório, pagamento de taxas, etc.
Por conta da quantidade enorme de informações que o departamento jurídico de uma empresa deve lidar todos os dias, é importante que os profissionais do setor utilizem ferramentas que os ajudem a organizar e centralizar essas informações.
Agendas eletrônicas online permitem o acesso de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, além de emitir alertas para lembrar do compromisso seguinte.
2. Armazenamento em nuvem
As ferramentas digitais desempenham um importante papel de facilitar o acesso e garantir mais segurança às informações nelas processadas.
E com o armazenamento em nuvem isso não é diferente.
Assim como as agendas, a possibilidade de acessar e compartilhar documentos e arquivos de qualquer dispositivo, a qualquer momento, é fundamental para dar mais agilidade ao dia a dia do departamento jurídico.
Além disso, essas ferramentas permitem manter os dados centralizados e alocados em sistemas mais seguros do que se fossem documentos salvos em um computador.
3. Auxiliar financeiro
O departamento jurídico de uma empresa deve possuir conhecimentos de gestão financeira, função que costuma ficar a cargo de um único profissional.
Por meio de ferramentas de controle financeiro, é possível automatizar tarefas e otimizar o controle de honorários, despesas, emissão de faturas e fluxo de caixa em um único sistema.
Essas ferramentas geralmente contam com um complexo sistema de segurança que garante a integridade dos dados.
4. Software jurídico
Softwares jurídicos são ferramentas que auxiliam na gestão das tarefas de advocacia.
Esses softwares auxiliam o departamento de diversas maneiras, desde o controle de prazos, passando pela organização financeira até a consulta de dados relativos a cada processo e cliente.
Leia mais: Inteligência Jurídica: Como a tecnologia pode resolver três grandes desafios da área
Como a Neoway pode ajudar o departamento jurídico da sua empresa?
Por meio das nossas soluções de Legal Analysis, a Neoway oferece as ferramentas necessárias para departamentos jurídicos e escritórios realizarem análises com agilidade e previsibilidade.
Com dados e indicadores gerados por Inteligência Artificial, nossa plataforma facilita a gestão de atividades, a análise de desempenho e a geração de novos negócios.
Dentre as principais funcionalidades e vantagens, destacam-se:
- Big data e Inteligência Artificial: acesse estimativas sobre duração de processos e valores de sentenças, entre outros indicadores, entregues por meio Big Data e Inteligência Artificial.
- Compliance: agregue dados sobre processos judiciais às suas diligências sobre fornecedores, clientes, funcionários e outros públicos de interesse.
- Gerenciamento de crédito: encontre ativos judiciais dos seus devedores que podem ser cobrados no processo de recuperação de crédito. Agregue dados para dar precisão ao processo de concessão de crédito.
- Oportunidades de negócio: utilize filtros por tipo de processo para encontrar oportunidades de upsell na sua carteira de clientes. Localize partes passivas ou ativas para oferecer assessoria jurídica.
- Prevenção contra fraudes: localize indícios de má conduta, fraudes processuais e outros fatores que representam riscos para os seus negócios.
Leia mais: Neoway Legal: Inteligência Artificial no Direito para auxiliar grandes empresas
Conclusão: novas tecnologias para o departamento jurídico valem a pena?
Contar com um departamento jurídico bem estruturado faz com que a empresa possa definir políticas e metas com mais precisão.
Quando o setor se integra de maneira fluida às demais áreas da empresa, ele consegue desempenhar um papel altamente estratégico dentro da organização e, desta forma, contribui para mitigar falhas e riscos que poderiam se tornar litígios importantes.
E isso passa por uma atuação preventiva, capaz de garantir as regras de compliance em toda a empresa e, assim, evitar situações potencialmente danosas.
Para que tudo isso seja possível, é necessário que os departamentos jurídicos das empresas se adequem à transformação digital e adotem as ferramentas e processos tecnológicos e inovadores que os auxiliem a atuar de forma mais eficaz e ágil.
Se você precisa melhorar a gestão jurídica da sua empresa, consulte nossos especialistas e veja como aplicar as soluções da Neoway ao seu negócio.
