A gestão de escritórios de advocacia é um dos principais desafios da carreira jurídica. Como empresas que são, devem ser geridos de maneira profissional, estruturada e organizada, o que exige dos advogados conhecimentos que vão além do saber jurídico.
Neste post, veja por que pensar em uma gestão de escritórios de advocacia, quais são seus objetivos e desafios, como fazer e as ferramentas que podem ajudar nesse processo. Acompanhe!
Por que pensar em uma gestão de escritórios de advocacia
Assim como acontece em outros negócios, escritórios de advocacia são empresas e, como tal, possuem obrigações relacionadas à gestão financeira, de pessoal, prospecção de clientes e outras rotinas empresariais conhecidas.
Dessa forma, gestão de escritórios de advocacia demanda organização e planejamento para que as atividades possam ser desenvolvidas em sua plenitude.
Isso ajuda a garantir que os profissionais das diversas áreas que atuam na empresa – direito, contabilidade, marketing, entre outras – consigam aplicar os métodos e processos que precisam no seu dia a dia.
Para que essa gestão seja bem feita, é necessário que o advogado vá além dos conhecimentos que adquiriu ao longo da sua formação acadêmica.
Isso porque, ainda mais no panorama atual do mercado, o profissional deve se capacitar em áreas não relacionadas com sua atuação jurídica, como empreendedorismo, administração de empresas e gestão de pessoas e projetos.
Nesse sentido, vale lembrar que o mercado de serviços jurídicos é altamente competitivo e saturado no Brasil. Para se ter uma ideia, de acordo com dados dos inscritos na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), o País conta com cerca de 1,1 milhão de advogados. Isso representa quase um advogado para cada 190 cidadãos brasileiros.
Assim, a administração do negócio precisa ser feita de maneira profissional, e o advogado precisa se tornar um verdadeiro gestor jurídico. Isso é fundamental para evitar que a empresa seja ultrapassada pela concorrência e tenha que fechar as portas antes do esperado.
Objetivo da gestão de escritórios de advocacia
A gestão de escritórios de advocacia com base em uma visão mais holística do negócio entende que o direito deve ser o meio que move a empresa, e não o fim.
Esse entendimento é essencial para formar empreendedores jurídicos, capazes de criar e consolidar uma marca no mercado.
A formação acadêmica, de uma maneira geral, não fornece os conhecimentos necessários nesse sentido. Assim, é normal que muitos profissionais do direito entrem no mercado e sintam-se perdidos diante do gerenciamento das suas empresas.
Uma boa gestão busca que o empreendimento funcione de forma estruturada e planejada. Isso garantirá que a empresa cumpra com as suas obrigações (trabalhistas, tributárias, contábeis etc.), entregue serviços de qualidade, agilidade e eficiência, além de prepará-la para lidar com momentos bons e também de crise.
Setores de um escritório de advocacia
Essa parte envolve a estruturação e setorização da empresa, abrangendo todas as atividades e obrigações que devem ser atendidas, e não apenas os afazeres jurídicos.
Se antes os escritórios eram administrados quase que de forma “artesanal” – em que o advogado realizava praticamente todas as funções -, hoje o mercado exige uma lógica mais profissional.
Para prestar um serviço de qualidade e garantir o crescimento do negócio, deve-se separar as atividades da empresa, estruturando setores – ou direcionando profissionais – especializados nas principais funções.
Os principais setores são:
- Administração e Recursos Humanos;
- Atendimento aos clientes;
- Contabilidade;
- Financeiro/cobranças;
- Jurídico (preparação, provas, recursos, execução, entre outras);
- Marketing e relações públicas.
A estruturação dos setores de um escritório de advocacia não acaba na definição das áreas. Em seguida, é preciso determinar o fluxo de trabalho e as responsabilidades de cada setor, além de definir as metas e as entregas que devem ser feitas.
Principais desafios do gerenciamento de um escritório advocacia
Há desafios comuns a todas as empresas, como a necessidade de entregar bons serviços aos clientes.No entanto, existem outros desafios que devem ser superados diariamente para garantir um bom fluxo de trabalho. São eles:
Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?
A gestão de escritórios de advocacia envolve uma constante preocupação com o cumprimento de metas, a necessidade de atender e se comunicar bem com o público e a capacidade de gerenciar pessoas e processos.
Além disso, é preciso considerar a grande burocracia da Justiça brasileira e a morosidade do Estado.
É comum que erros aconteçam, o que pode levar à perda de clientes e a outros problemas que podem comprometer a atividade da empresa. Nesse sentido, algumas medidas podem ser tomadas para evitar esses contratempos e fazer uma gestão bem-sucedida.
São elas:
Faça um planejamento da gestão estratégica
A gestão de escritórios de advocacia precisa ser estratégica. Isso passa pela definição de metas, bem como o estabelecimento de visão, missão e valores que estejam alinhados a esses objetivos.
Atuar de forma estratégica também inclui fazer um planejamento completo antes de começar qualquer atividade na empresa.
Por exemplo, é preciso estudar as características regionais do local onde o escritório vai funcionar, entendendo não somente as características do público e do mercado, mas também do sistema jurídico nas comarcas da região, identificando riscos e oportunidades.
Organize os setores do seu escritório
A desorganização dos processos internos é um erro que deve ser evitado na gestão de escritórios de advocacia. Cada setor e cada profissional têm suas próprias atribuições, prazos e metas, que devem ser cumpridos para manter o fluxo de trabalho funcionando.
Com tudo bem organizado, é possível garantir mais organização e produtividade, inclusive contando com ferramentas que auxiliam na automatização de processos e consequente economia de tempo e recursos.
Automatize seus processos e evite atividades repetitivas
Tarefas repetitivas fazem parte da rotina dos profissionais de qualquer empresa; e em escritórios de advocacia não é diferente.
O controle de processos, operações, prazos e outras tarefas acabam, quando feitas manualmente, tomando um tempo dos colaboradores que poderia ser destinado à elaboração de atividades de cunho estratégico e para prestar um melhor atendimento aos clientes.
Já existem diversas tecnologias que permitem a automatização de processos repetitivos, ajudando na organização do fluxo de trabalho, na atualização e busca por processos, na elaboração de peças jurídicas, no controle de prazos, entre outros benefícios.
Como resultado, a produtividade aumenta, assim como a qualidade dos serviços prestados.
Tenha um gerenciamento financeiro eficaz
A gestão financeira é um dos grandes gargalos em empresas que não contam com um setor ou profissional especializado no assunto.
E, como é possível imaginar, o controle sobre as finanças do negócio é fundamental para o sucesso e longevidade do escritório, além de ser importante para manter a transparência em relação ao pagamento de tributos.
A gestão financeira de escritórios de advocacia envolve desde a definição dos custos físicos da empresa à margem de lucro de cada negociação, passando pelos honorários advocatícios, custos processuais e todos os outros gastos comuns à atividade jurídica e empresarial.
Muitos escritórios, principalmente aqueles que estão começando, ainda investem em planilhas ou em formas manuais de controle financeiro.
Novamente, a melhor alternativa é a tecnologia e contar com soluções que centralizam, automatizam e dão mais transparência a todas as entradas e saídas do caixa da empresa.
Implemente o Marketing Jurídico
O marketing jurídico é fundamental para os negócios. Esse processo deve estar internalizado e consolidado em todos os escritórios, uma vez que são as estratégias de marketing que vão ajudar a construir autoridade em torno da marca e atrair mais clientes.
No entanto, na advocacia, não é possível atuar de qualquer forma: é preciso atentar-se ao Código de Ética da OAB, que veda algumas práticas de caráter publicitário, como propagandas em rádio e TV, por exemplo.
Vale ressaltar, porém, que isso não deve ser um impeditivo. Essa segue sendo uma ferramenta vital para os negócios dos advogados e, principalmente no meio digital, pode dar excelentes resultados.
Softwares para tornar a gestão do escritório de advocacia mais eficiente
Como vimos, é possível contar com o auxílio de softwares para facilitar a gestão de escritórios de advocacia. No mercado, há diversas opções de sistemas específicos para a área jurídica.
Essas ferramentas permitem acompanhar processos jurídicos e administrativos, além de trazer funcionalidades que ajudam a organizar a rotina da empresa, como integração da equipe, controles de prazos, busca e envio de documentos, gestão financeira, geração de relatórios, entre outros.
Os softwares jurídicos conseguem assumir uma série de tarefas, sobretudo aquelas repetitivas, e, assim, otimizam o tempo dos colaboradores. Isso reflete em uma maior produtividade e na qualidade dos serviços prestados aos clientes.
No podcast Direito 4.0: inovações que geram negócios compreenda os efeitos da inovação tecnológica no meio jurídico.
Como a Neoway pode ajudar na gestão de escritórios de advocacia?
A Neoway oferece ferramentas que permitem realizar análises jurídicas com agilidade e previsibilidade.
Nossas soluções de Legal Analysis integram tecnologias que entregam tudo o que você precisa para a gestão de escritório de advocacia, ajudando na tomada decisões estratégicas e a ganhar em produtividade.
Dados e indicadores gerados por Inteligência Artificial facilitam a gestão de atividade, a análise de desempenho e a geração de negócios para profissionais da área jurídica.
Dentre suas principais funcionalidades, destacam-se;
- Big Data e Deep Learning: acesse estimativas sobre duração de processos e valores de sentenças entregues por meio Big Data e Deep Learning, entre outros indicadores.
- Compliance: agregue dados sobre processos judiciais às suas diligências sobre fornecedores, clientes, funcionários e outros públicos de interesse.
- Desempenho e processos internos: direcione os esforços da equipe para atividades intelectuais, ajuste processos internos da área jurídica e analise o desempenho de escritórios terceirizados.
- Gerenciamento de crédito: encontre ativos judiciais dos seus devedores que podem ser cobrados no processo de recuperação de crédito. Agregue dados para dar precisão ao processo de concessão de crédito.
- Oportunidades de negócio: utilize filtros por tipo de processo para encontrar oportunidades de upsell na sua carteira de clientes. Localize partes passivas ou ativas para oferecer assessoria jurídica.
- Prevenção contra fraudes: localize indícios de má conduta, fraudes processuais e outros fatores que representam riscos para os seus negócios.
O Neoway Legal Analysis abrange soluções como:
- Neoway Lawsuits: para ter acesso a dados detalhados e organizados sobre processo judiciais e extrajudiciais.
- Neoway Legal: para realizar análises em profundidade e a gestão estratégica de processos judiciais.
Ganhe eficiência automatizando suas rotinas operacionais
O Neoway Lawsuits conta com a maior base unificada de processos judiciais do País, com mais de 345 milhões de casos.
Com informações atualizadas e disponíveis 24 horas, as ferramentas permitem às empresas do setor e aos departamentos jurídico e de compliance das empresas tomar decisões com base em dados e de forma segura.
Com ele, é possível encontrar em um só lugar todos os dados sobre os processos dos mais de 70 tribunais, otimizando tempo dos profissionais do Direito e dando mais agilidade às pesquisas e análises.
Os dados são organizados de maneira visual na plataforma, o que também contribui para que os profissionais entendam e façam correlações entre eles mais rapidamente.
Já o Neoway Legal é uma solução de jurimetria desenvolvida para departamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia.
A ferramenta traz informações essenciais para planos de contingenciamento, predição de probabilidade de êxitos em processos, identificação de teses-raiz, detecção de fraudes, dentre outras funcionalidades que tornam as estratégias das empresas mais eficientes. Tudo isso com uso da Inteligência Artificial e a possibilidade realização de benchmarking.
Com a automação de tarefas, a solução ainda traz mais facilidade para criação e gestão de documentos, preenchimento de informações de trâmites internos, elaboração de contratos e peticionamento automático.
Juntos, o Neoway Lawsuits e o Neoway Legal trazem mais inteligência jurídica às empresas, que passam a ter uma visão global dos seus processos, acompanhando em tempo real a distribuição de processo pelo Brasil, identificando tendências, padrões e até mesmo oportunidades de novos negócios.
Conclusão
A gestão de escritórios de advocacia não é uma tarefa simples, mas é imprescindível para que o negócio seja gerido como deve ser: como uma empresa.
Organização, planejamento e estruturação interna dos setores são os primeiros passos para descentralizar as atividades das mãos do advogado e criar um fluxo de trabalho otimizado.
Com o auxílio da tecnologia, é possível tornar a gestão ainda mais eficiente, economizando recursos e tempo dos colaboradores, permitindo que eles foquem no que realmente importa: o core business da empresa.
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