Risco operacional: como fazer a gestão e mitigação de ameaças

O risco operacional está presente em todos os processos internos de uma empresa, sendo decorrente de falhas operacionais que podem ter origem humana, tecnológica, estrutural ou de modelagem.

Nesse sentido, o gerenciamento adequado do risco operacional está relacionado aos conhecimentos dos processos internos e à compreensão do papel e das responsabilidades de cada pessoa, de todos os níveis hierárquicos, em relação à gestão desses riscos.

Neste post, veja o que é risco operacional, as perdas que pode ocasionar, as classificações, como identificá-lo e como fazer sua gestão. Acompanhe!

O que são riscos operacionais?

De acordo com a Resolução 3.380/2006 do Banco Central do Brasil, risco operacional é “a possibilidade de ocorrência de perdas resultantes de falha, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas e sistemas, ou de eventos externos“.

O documento ainda inclui o risco jurídico associado à inadequação ou deficiência em contratos firmados pela empresa, assim como possíveis sanções em função do descumprimento de dispositivos legais e também indenizações por danos causados a terceiros que se originaram das atividades desenvolvidas pela organização.

Colocando em outras palavras, risco operacional corresponde às situações que podem trazer prejuízos para a empresa – de ordem financeira, reputacional, entre outros – e, como consequência, gerar resultados abaixo do esperado.

Alguns exemplos de risco operacional incluem:

• Danos a ativos físicos: prejuízos em função de danos aos ativos da empresa em função de uma série de acontecimentos, incluindo desastres naturais.
• Demandas trabalhistas e segurança deficiente no local de trabalho: se refere às ações que ferem contratos e leis trabalhistas, ou que colocam o funcionário em risco.
• Falhas na execução, cumprimento dos prazos e gerenciamento de atividades: perdas que decorrem da má condução, execução, administração ou gerenciamento de atividades relacionadas a processos internos.
• Falhas tecnológicas: referem-se a falhas no sistema de tecnologia da informação.
• Fraudes externas: risco relacionado às perdas por atos realizados por terceiros para fraudar e se apropriar indevidamente de bens da empresa.
• Fraudes internas: perdas decorrentes de atos ilícitos que visam a burlar a Lei ou as políticas internas da empresa.
• Interrupção das atividades: prejuízos relacionados à ruptura dos negócios, seja por ação de agentes internos ou externos à empresa.
• Práticas inadequadas em relação a clientes e soluções: são perdas decorrentes de falhas não-intencionais ou por negligência em cumprir uma obrigação profissional relacionada a cliente, produtos ou serviço.

Vamos entender melhor os principais fatores que podem levar à ocorrência de um risco operacional:

• Pessoas: refere-se à conduta ética, à competência e ao desempenho das suas atribuições;
• Processos: trata-se das etapas e do fluxo do desenvolvimento de soluções. Também está relacionado à condução das atividades da empresa, à definição dos normativos internos e à conformidade com a legislação;
• Sistemas: consiste na infraestrutura de Tecnologia da Informação, isto é, todos os sistemas informatizados que operam na empresa e sua capacidade de armazenamento e processamento;
• Eventos externos: riscos relacionados a situações ambientais, sociais, econômicas e regulatórias do país em que a empresa atua.

Importância de conhecer um risco operacional na sua empresa

O principal motivo para conhecer um risco operacional é a segurança.

Reconhecer os principais riscos e suas características é um passo fundamental para que a empresa possa se antecipar a eles e mitigar seus efeitos ou, num cenário ideal, até mesmo evitá-los.

Esse reconhecimento é o que vai permitir que a organização invista com mais segurança e de forma mais alinhada aos seus objetivos, sobretudo em setores que envolvem riscos mais intensos e que requerem uma atenção maior para evitar perdas significativas de patrimônio.

Leia mais: Mitigação de Riscos: 3 Práticas para reduzir riscos corporativos

Perdas que um risco operacional pode gerar

A efetivação de um risco operacional causa as chamadas perdas operacionais, que nada mais são que a consolidação de um prejuízo por conta de alterações nas operações da empresa.

As perdas operacionais podem ser divididas em duas categorias:

• Perda efetiva: ocorre em função da manifestação de evento de risco que gera perda financeira ou contábil e impacta diretamente no resultado da empresa.
• Perda não efetiva: ocorre quando os eventos de risco não causam perda efetiva por conta da intervenção de agente interno ou externo antes que ela se torne efetiva.

Essas duas definições abrangem todas as possíveis perdas a que uma instituição está exposta, tais como:

• Perdas contábeis;
• Perdas de posicionamento;
• Perdas financeiras;
• Perdas reputacionais.

A classificação do risco operacional

Organizacional

Empresas que se aventuram no mercado sem um planejamento a longo prazo estão mais expostas a esse tipo de risco.

Sem uma gestão estruturada, esse planejamento dá espaço para o imediatismo, e o processo de formalização de parceiros e colaboradores torna-se precário devido à falta de clareza nos processos.

Assim, os riscos organizacionais se relacionam com a falta de organização e falhas estruturais, o que impede a direção da empresa de cumprir o seu papel de gerir e guiar os negócios com clareza.

Quando essa falta de referência estratégica acontece, surgem novas ameaças. De acordo com o Sebrae, 24,4% das empresas fecham as portas antes de completarem dois anos. E isso é decorrência direta da falta de gerenciamento de riscos. 

Por isso, é essencial que as organizações preparem-se para enfrentar possíveis problemas por meio de processos claros e uma estrutura sólida.

Pessoal

Refere-se à qualificação dos colaboradores da empresa. Por mais que a tecnologia esteja assumindo cada vez mais funções dentro das organizações, grande parte do trabalho estratégico, sobretudo em níveis mais elevados, é feito por pessoas.

São esses profissionais que se relacionam com clientes e parceiros, e que participam da definição das ações e planos de mais alta importância na instituição.

Assim, quando o risco de falha humana e da ocorrência de fraudes não é administrada de forma adequada, a empresa se torna muito mais exposta a perdas e prejuízos decorrentes dessas atividades.

A mitigação dos riscos de pessoal passa diretamente pelo treinamento e capacitação dos colaboradores, e também por processos claros capazes de guiar a atuação de gestores e líderes.

De operação

Com o avanço da tecnologia, é natural que cada vez mais processos sejam automatizados e controlados por sistemas informatizados.

No entanto, é preciso que essas ferramentas sejam monitoradas, de forma a garantir seu perfeito funcionamento.

Sistemas desatualizados e de má qualidade são uma porta aberta para novas ameaças. Seja por falhas técnicas ou por brechas de segurança, os riscos de operação trazem prejuízos às funções mais básicas da empresa, podendo também resultar em perdas financeiras graves.

Os 5 tipos de riscos operacionais

1. Fraude

Tem por objetivo tirar proveito financeiro da empresa – para si ou para terceiros – por meio de atividades ilícitas, como superfaturamento, omissão de valores, fraudes em licitações, entre outros.

Geralmente, a fraude é feita por pessoas com acesso às informações e processos da empresa.

2. Falhas nos sistemas

Como vimos, os sistemas empregados na empresa devem ser monitorados constantemente.

Quaisquer falhas nesses sistemas, sobretudo naqueles voltados para a segurança e para a produção, podem implicar em problemas graves para a empresa.

3. Falhas de segurança

Toda empresa precisa de sistemas seguros, que sejam capazes de bloquear tentativas de invasão que podem resultar em vazamento, roubo ou corrupção de dados.

Falhas nesse sentido podem permitir o acesso a informações sigilosas e estratégicas sobre clientes, parceiros e a própria empresa.

4. Falhas humanas

Nem sempre o risco operacional resultante de ação humana está relacionado à prática de fraudes.

Todas as pessoas que formam a empresa estão suscetíveis a cometer erros, sejam eles por desconhecimento ou propositais.

Por isso, é fundamental que a organização conte com procedimentos para monitorar os processos e adotar as medidas mais adequadas para reparar possíveis falhas, corrigir erros de atuação e, quando for o caso, punir os responsáveis.

5. Deficiência de estruturas

Empresas que desejam sobreviver no mercado e ter sucesso nos negócios precisam de estruturas sólidas.

No entanto, existe uma série de variáveis – como as citadas acima – que podem danificar essa estrutura e aumentar a suscetibilidade da organização a riscos operacionais.

Leia mais: Segurança da informação nas empresas: Impactos e Soluções

Exemplo prático de um risco operacional

Tomemos como exemplo uma instituição financeira. O risco operacional está presente ao longo de todo o processo, expondo investidores a uma série de ameaças que podem ser mais simples ou fugir ao seu controle. Por exemplo:

• Erros de digitação em documentos;
• Fraudes na instituição emissora;
• Queda no sistema ou perda de conexão com a internet que interrompam a operação ou gerem brechas na segurança;
• Sanções legais.

Como detectar riscos operacionais? 3 dicas para identificar

1- Gestão da qualidade

Uma das principais formas de identificar um risco operacional é por meio da gestão da qualidade.

Esse processo ajuda a identificar erros e fazer o levantamento de possíveis soluções.

2- Compartilhamento de responsabilidades

Outra forma de identificar os riscos operacionais está na definição clara das responsabilidades de cada agente da empresa.

Todos devem ser treinados e capacitados para manterem-se sempre atentos a possíveis riscos.

Os gestores, por exemplo, devem ser responsáveis por identificar e diferenciar os principais riscos operacionais na sua área, comunicando quaisquer incidentes relevantes e tomando as ações necessárias para mitigá-los.

Além disso, cabe a eles avaliar a eficácia das medidas de gerenciamento desses riscos.

Os colaboradores, por sua vez, devem ter ciência e gerenciar os riscos operacionais que estejam relacionados às suas funções.

O trabalhador deve relatar o risco operacional identificado aos gestores.

3- Compliance

Nesse mesmo sentido, a definição e aplicação de políticas de compliance são fundamentais para a identificação de risco operacional, sobretudo em empresas que lidam com setores do governo ou agentes públicos.

São as regras de conformidade que vão permitir aos profissionais da organização identificar possíveis desvios de conduta e situações que não estejam de acordo com as regras, normas e regulamentações às quais a empresa está exposta.

Veja como o monitoramento em tempo real garante bom ambiente de negócios contra riscos e perdas nesta edição do podcast Bytes & Business, da Neoway. 

Aretuza Sena, superintendente da área de Governança do Omni, Banco e Financeira, e Eric Greghy, Product Manager de Risk & Compliance da Neoway, discutem as oportunidades no uso da tecnologia para melhorar o desempenho do Compliance e garantir bom ambiente de negócios.

Como fazer a gestão de riscos e mitigar os impactos?

Para mitigar o risco operacional, a empresa deve entender quais são as ameaças envolvidas em seus negócios e como agir para reduzir os efeitos dessas situações. 

Ou seja, o processo de gerenciamento de riscos deve ser muito bem estruturado para facilitar o reconhecimento dos riscos e as ações a serem tomadas.

As principais etapas do gerenciamento de risco operacional são:

• Identificação: reconhecer as áreas em que o risco incide, bem como suas causas e potenciais impactos financeiros.
• Avaliação: quantificar a exposição ao risco identificado e avaliar os possíveis impactos aos negócios como um todo.
• Controle: monitorar os indicadores e o comportamento de cada risco reconhecido, além de implementar mecanismos que permitam assegurar que esses indicadores permaneçam dentro dos níveis considerados aceitáveis.
• Mitigação: criar e implementar estratégias e ações para reduzir o impacto e as perdas que o risco representa.
• Monitoramento: identificar as brechas e falhas nos processos de gestão que permitiram que o risco se concretizasse.

O processo de identificação e definição de ações para mitigação do risco operacional vão variar em cada empresa, especialmente de acordo com a forma como os processos internos são conduzidos, o tipo e o nível de controle interno utilizado.

Independentemente dessas características, porém, algumas ações mitigadoras devem sempre ser aplicadas. Podemos dividi-las de acordo com os principais fatores de risco:

• Eventos externos: definição de plano de negócios e processos críticos;
• Pessoas: otimização do processo de seleção e recrutamento de novos talentos, realização de treinamentos, formulação de Código de Ética e normas de conduta, entre outros.
• Processos: definição de controles internos e formalização de procedimentos operacionais.
• Sistemas: adoção de novas formas de controle de acesso, uso de ferramentas de proteção dos sistemas, realização de backups periódicos dos dados, estabelecimento de políticas claras para o uso e acesso de dispositivos móveis, e-mail e rede interna.

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Conclusão

O risco operacional está presente em grande parte das operações diárias de uma empresa. 

De pequenos erros rotineiros à prática de grandes esquemas de corrupção, eles podem gerar prejuízos substanciais para a organização, prejudicando-a não apenas financeiramente, mas também manchando sua imagem junto a clientes e ao mercado.

Dessa forma, seja por falhas humanas, de sistema, de processos ou estruturais, é preciso que a empresa se estruture para que consiga identificar as ameaças e colocar em prática ações de mitigação para, assim, reduzir seus potenciais impactos.

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