O dashboard de vendas é uma ferramenta digital que permite representar de forma visual os dados relativos às operações de vendas da empresa. Seu objetivo é facilitar a apresentação e a compreensão das métricas mais relevantes ao negócio e o progresso das atividades, sempre em tempo real.
Um bom dashboard de vendas deve entregar três elementos fundamentais: dados relevantes, simplicidade e assertividade dos números.
Quando falamos em dados relevantes, nos referimos a métricas capazes de indicar o quão perto a empresa efetivamente está de alcançar seus objetivos. Isso tem relação direta com a definição dos indicadores-chave de desempenho (KPIs), pois a relevância de cada dado vai depender da meta que se pretende alcançar e do que se pretende medir.
Já em relação à simplicidade, o dashboard de vendas precisa ser intuitivo e fácil compreensão e interpretação. É essencial que os gráficos e tabelas apresentados sejam o mais simples possíveis, que sejam uma ferramenta altamente visual. Ou seja, o ideal é que as pessoas possam apenas bater o olho e já compreender do que se trata aquele gráfico e as informações apresentadas.
A simplicidade de um dashboard de vendas também está nos dados apresentados. Não é necessário que a ferramenta traga uma enormidade de informação. Pelo contrário: a definição dos KPIs de vendas é feita juntamente a tornar essa análise mais enxuta. Os gráficos e tabelas do dashboard devem vir ao encontro disso.
A assertividade dos números se refere à precisão da informação presente nos dados apresentados. Será que a empresa está medindo sua taxa de conversão de leads da forma correta e seu dashboard de vendas está apresentando um resultado fidedigno?
Passos para elaborar um dashboard de vendas
O dashboard de vendas pode ser criado pela própria organização, utilizando ferramentas simples, como uma planilha de Excel. No entanto, essa não é a forma mais prática nem confiável, pois podem ocorrer erros de fórmula ou na inserção dos dados.
Nesse caso, a melhor alternativa é a aquisição de uma ferramenta específica, que agregue os dados necessários e gere gráficos, tabelas e relatórios de forma automatizada. A personalização é outro aspecto importante.
Os principais passos para estruturar um dashboard de vendas são:
1. Determine as métricas
O primeiro passo para a elaboração do dashboard de vendas é a definição dos KPIs que serão incluídos na ferramenta. Como vimos, a escolha das métricas que serão apresentadas vai depender dos objetivos traçados pela empresa.
Importante lembrar que o progresso de cada meta pode ser acompanhado por diferentes métricas. Portanto, é preciso listar cada objetivo e os indicadores que possam ser relevantes para monitorá-lo e para avaliar o quão perto a empresa realmente está de bater as metas propostas.
2. Escolha uma ferramenta
É preciso contar com ferramentas que auxiliem a coleta de informações para a criação dos dashboards. O CRM talvez seja a alternativa mais utilizada, pois ela já centraliza boa parte dos dados relevantes para os times de marketing e vendas.
No entanto, existem outras soluções que podem ajudar a organizar essas informações. A escolha, nesse caso, vai depender do orçamento e dos objetivos de cada empresa.
3. Colete os dados e crie relatórios
Uma vez escolhido o sistema, é preciso coletar os dados e importá-lo para a ferramenta. Seja um CRM ou uma solução especializada, sincronizá-las com o dashboard de vendas da empresa é algo simples de ser feito.
Quem trabalha com planilhas, precisa reunir as informações e adicioná-las manualmente. É preciso certificar-se de que todas as fontes de dados foram contempladas e que tudo o que é relevante foi inserido na ferramenta. Como vimos, é um processo arriscado e que não vale a pena.
A partir da inserção das informações, o passo seguinte é a criação de relatórios. E vale ressaltar: devem ser incluídas apenas as métricas que sejam consideradas relevantes e ajudem a analisar um determinado cenário.
Uma vez no dashboard, os dados podem ser transformados em gráficos e tabelas, além da realização dos comparações e predições; todos esses são elementos que podem compor relatórios mais completos e aprofundados.
4. Cuide da apresentação
A forma de apresentar os dados também é importante. Afinal, o dashboard de vendas é uma ferramenta visual, que busca facilitar a compreensão das informações.
Ao construir gráficos e tabelas, é importante manter apenas as informações mais relevantes. É importante manter o dashboard conciso e visualmente limpo (sem muito texto ou exagero de cores, por exemplo).
5. Selecione as pessoas que terão acesso ao dashboard de vendas
Também é preciso definir quem terá acesso às informações e quem poderá utilizar o dashboard. Para isso, é preciso levar em consideração que setores diferentes têm objetivos diferentes, ou seja, vão precisar analisar métricas que façam sentido para cada setor.
Mesmo sendo necessário definir restrições de acesso a diferentes profissionais, é importante que as informações sejam compartilhadas e possam ser visualizadas por todos os times interessados, uma vez que o dashboard de vendas é uma fonte importantíssima de análises e insights.
6. Incentive o uso do dashboard de vendas
O objetivo do dashboard de vendas é auxiliar na avaliação do progresso de cada time em relação a um determinado objetivo. Portanto, é fundamental que ele seja de fato utilizado como fonte de informação para promover melhorias e embasar a tomada de decisão.
Qual a importância do dashboard de vendas?
O dashboard de vendas ajuda a simplificar as análises de dados e a mensurar o sucesso das operações comerciais da empresa. Por meio dele, os times mantêm-se atualizados em relação às metas e objetivos e conseguem ter mais controle sobre processos e extrair insights para fundamentar decisões e possíveis mudanças de rumos.
Além disso, devemos lembrar que trata-se de um ferramenta automatizada. Ou seja, o dashboard elimina a necessidade de trabalhos manuais e reduz as chances de erros. Com informações mais confiáveis e acessíveis a todos, ganha-se em agilidade e competitividade.
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