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Gestão Integrada: Veja como implementar na sua empresa

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Veja o que é sistema de gestão integrada, como funciona, os benefícios, os diferentes tipos e porque implantá-la na empresa.

O conceito de gestão empresarial é coordenar os diferentes setores, fazendo com que eles trabalhem juntos em prol de um mesmo objetivo. Naturalmente, uma falha neste processo pode trazer prejuízos para a organização como um todo. Contra isso, a solução pode estar nos sistemas de gestão integrada.

Neste post, veja o que é um sistema de gestão integrada, como funciona, os diferentes tipos, por que implantá-lo e seus benefícios. Trazemos também algumas dicas de livros sobre o assunto. Acompanhe!

Sistema de gestão integrada: o que é?

Como o próprio nome sugere, gestão integrada diz respeito à administração unificada e centralizada de todos os setores de uma empresa. 

Seu objetivo é facilitar o gerenciamento dos dados e dos processos das diferentes áreas da organização, para que, assim, possam colaborar para a definição de metas e tomada de decisão por parte dos gestores.

Nesse sentido, um sistema de gestão integrada nada mais é do que uma ferramenta (software) que propicia a centralização e o gerenciamento desses dados. 

Ele permite acompanhar, mensurar e controlar todas as etapas operacionais da empresa de forma centralizada e abrangente.

Como resultado, a companhia não só tem acesso a informações estratégicas de forma mais simplificada, como também ganha em agilidade, eficiência e produtividade, fatores que, juntos, colaboram para a redução de custos operacionais.

Os sistemas de gestão integrada são especialmente importantes para a indústria, uma vez que as empresas desse setor costumam lidar com processos bastante complexos.

Como funciona a gestão integrada?

Como Funciona Gestao Integrada 1024x684

Como vimos, a gestão integrada é uma ferramenta corporativa que permite o acesso facilitado e em tempo real aos dados e processos da empresa em um ambiente único. 

É justamente a centralização dessas informações que possibilita uma gestão mais eficiente e capaz de alcançar os objetivos organizacionais propostos.

A gestão integrada permite que as organizações estabeleçam uma política administrativa mais clara, definindo processos operacionais e metas de desempenho que servirão como base para o planejamento estratégico da empresa, além de colaborar na implantação dessas diretrizes.

Com um sistema de gestão integrada, é possível, por exemplo, que um evento qualquer no setor de compras seja acompanhado online por outros departamentos, como estoque ou financeiro, proporcionando mais confiança nos processos e nas informações geradas.

Como os dados são coletados ao longo de todo o processo de produção, torna-se mais fácil acompanhar os detalhes de cada evento. 

Assim, o reconhecimento, análise e correção de erros podem ser feitos de forma mais rápida, evitando prejuízos em toda a cadeia.

Leia mais: Importância do Big Data: diferenciais para ganhar mercado e clientes

O que contém um sistema de gestão integrada?

Gestão Financeira

Com auxílio de um sistema de gestão integrada, a empresa consegue consultar todas as informações relacionadas à gestão financeira, como fluxo de caixa, datas de pagamentos, contas a receber, entre outras. 

Com isso, é possível  avaliar o sucesso dos seus investimentos e compreender melhor o caminho que seu dinheiro faz interna e externamente.

Controle de Estoque

Sistemas de gestão integrada também colaboram para uma melhor gestão de estoque, uma vez que permitem avaliar com mais facilidade a quantidade disponível de cada item em venda.

Também possibilita acompanhar a situação dos insumos utilizados na sua produção, a transferência de produtos, os pedidos de compras, notas fiscais, entre outras funcionalidades.

CRM

Os CRMs (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) são sistemas que reúnem as informações dos clientes (conversas, pontos de contato, compromissos etc.), gerenciam suas atividades e identificam oportunidades de novos negócios.

Service Desk

Service Desk é uma ferramenta que auxilia no suporte e atendimento ao cliente, possibilitando que a empresa realize um atendimento mais objetivo e consistente aos usuários, criando relatórios para acompanhar o atendimento e facilitando a identificação de problemas.

BPM

O BPM (Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio) é uma ferramenta por meio da qual é possível gerenciar todas as atividades da empresa, bem como acompanhar o andamento de projetos.

Quais são os benefícios do Sistema de Gestão Integrada na empresa?

Quais Sao Beneficios Sistema Gestao Integrada Na Empresa 1024x684

Reduz o retrabalho

Com um sistema de gestão integrada, todas as informações da empresa permanecem acessíveis na ferramenta a todo instante e em tempo real. 

Isso propicia uma redução do retrabalho e, como resultado, otimiza o tempo dos colaboradores e gestores, uma vez que não é mais necessário editar os dados ou transportá-los entre setores.

Aumenta a confiança nas informações

Com menos interferências e manuseios, reduzem-se as chances de erros, perdas, roubos e outras ocorrências. 

Dessa forma, as informações da empresa tornam-se mais confiáveis e seguras, especialmente aquelas que são tratadas automaticamente pelo próprio sistema, ou seja, sem o contato com outras pessoas.

Facilita o controle de estoque

A gestão de estoque é, facilmente, uma das que mais demanda integração e organização. Esta área tem muito a ganhar com um sistema de gestão integrada, pois permite  um controle muito mais próximo e detalhado de tudo o que diz respeito a estoque, vendas, compras e produção. 

Como resultado, há redução nas perdas, mais organização no estoque e mais produtividade nos processos.

Reduz custos

Se a gestão integrada aumenta a produtividade, reduz perdas e diminui a necessidade de retrabalho e a incidência de erros humanos, então é natural que isso se reflita em uma redução dos custos gerais para a empresa. 

Afinal, todos esses processos fazem com que as operações se tornem mais confiáveis, simples e seguras, facilitando a identificação de gargalos e sua correção.

Padroniza processos

Sistemas de gestão integrada centralizam informações em um único ambiente, conectando todos os setores da empresa. 

Com isso, todas as áreas podem atuar de forma conjunta, alimentando a ferramenta e proporcionando o controle de todas as etapas do processo. 

Assim, os colaboradores conseguem focar no que realmente importa e os gestores podem ter uma visão mais ampla do seu negócio.

Aumenta a produtividade

Vale reforçar: um dos maiores benefícios da gestão integrada é o aumento da produtividade em toda a empresa. 

Isso é reflexo direto da padronização dos processos, centralização das atividades e conexão entre os setores, o que torna toda a operação mais simples e eficaz. 

Além disso, esses sistemas permitem acompanhar não apenas a produtividade dos colaboradores, como também das máquinas, favorecendo a identificação de gargalos e desperdícios.

Dá mais transparência aos processos

Com um sistema centralizado, todas as atividades de todos os colaboradores da empresa ficam registradas na plataforma. 

Além de facilitar o acesso dos gestores a quaisquer informações, isso dá mais transparência aos processos, colaborando para o cumprimento das políticas de compliance e governança corporativa, além de evitar fraudes.

Reduz a burocracia

Por meio de um sistema de gestão integrada, toda a gestão documental da empresa acontece com muito menos burocracia. 

Isso se dá pela padronização de processos, documentos e modelos utilizados entre os diferentes setores.

Aumenta a competitividade

A empresa que usufrui de todos os benefícios citados até agora, como aumento da produtividade, redução de custos e mais transparência, ganha também em competitividade.

Isso porque pode concentrar seus esforços na tomada de decisões estratégicas para o negócio. 

Além disso, a empresa sai ganhando junto ao mercado, com benefícios para sua imagem e reputação, o que aumenta as chances de melhores resultados.

Leia mais: O uso de aplicações de IA, machine learning e Big Data nos negócios

Tipos de Sistema de Gestão Integrada

Tipos Sistema Gestao Integrada 1024x684

Sistemas padronizados

São os sistemas de gestão integral mais facilmente encontrados no mercado. Possuem funções já padronizadas, organizando os dados em um modelo único, que facilita a análise de relatórios. 

Embora tragam funções padrão, esses sistemas permitem customizações de determinados aspectos, o que aumenta seu fit e sua adaptabilidade para diferentes tipos de negócios.

O lado negativo dos sistemas padronizados é seu alto custo e o fato de que muitos deixam de oferecer atualizações, o que pode prejudicar empresas dinâmicas e que precisam de sistemas que acompanhem sua evolução.

Sistemas flexíveis

Como a própria nomenclatura indica, são sistemas de gestão integrada que se moldam totalmente às características e às necessidades da empresa. Por esse motivo, são ideais para organizações dinâmicas ou com rápido crescimento.

Vale atentar que, neste tipo de sistema, a própria empresa é responsável pela configuração da ferramenta. 

Isso faz com que seja recomendado contar com um especialista, garantindo que cada funcionalidade esteja de acordo com as demandas da organização.

Sistemas gratuitos

No mercado também existem as opções de sistemas de gestão integrada gratuitos. Como é de se esperar, na maioria dos casos, os recursos são limitados e podem não trazer os benefícios esperados.

Sem contratar um plano, a empresa não tem vínculo garantido com o fornecedor do sistema, o que pode atrapalhar na hora em que seja necessário contar com suporte técnico e consultorias.

Outra limitação dos sistemas gratuitos é a impossibilidade de customização ou adaptação do software, além da falta de garantias de que haja atualizações regulares. 

Por tudo isso, essas ferramentas são interessantes apenas para empresas que desejam testar as funcionalidades antes de partir para sistemas mais robustos.

Sistemas específicos para pequenas empresas

Os sistemas de gestão integrada não atendem apenas grandes corporações. Empresas que estão dando os primeiros passos ou que estão em pleno crescimento e se preocupam com o gerenciamento de dados e processos também podem obter benefícios com essa ferramenta.

Claro, uma empresa de pequeno ou médio porte pode não precisar de todas as funcionalidades que o sistema pode oferecer, mas contar com controle de finanças e de recursos humanos, por exemplo, já pode trazer grandes mudanças para a rotina da empresa.

Hoje, no mercado, existem ferramentas específicas para pequenos e médios negócios, que oferecem funcionalidades mais simples e uma solução que se encaixa em orçamentos mais enxutos.

Sistemas específicos para a indústria

São sistemas de gestão integrada específicos para empresas do varejo e de distribuição. 

De uma maneira geral, as ferramentas voltadas para esse setor são menos focadas em funcionalidades ligadas ao planejamento e mais centradas em funções que garantam o controle de produção, vendas e finalização dos produtos.

Mais complexos, esses softwares permitem a personalização do sistema, adaptando-se às necessidades da empresa.

Como implantar um sistema de gestão integrada?

Como Implantar Sistema Gestao Integrada 1024x684

Diagnóstico de demandas

A primeira etapa para a implantação de um sistema de gestão integrada é a definição das demandas da empresa que tenham relação com controle de processos. 

Esse passo é fundamental para que os gestores entendam qual ferramenta conseguirá atender melhor às necessidades da organização.

Para isso, deve-se analisar as funcionalidades que o sistema oferece e os recursos necessários para oferecer escalabilidade e estabilidade aos processos, especialmente em caso de expansão dos negócios.

Escolha do sistema

Sistemas de gestão integrada são softwares responsáveis por automatizar as tarefas na empresa. Apenas por meio da implantação dessas ferramentas é que será possível alcançar o nível de comunicação e integração que uma metodologia de gestão integrada propõe.

Com isso em mente, a escolha do sistema mais adequado deve começar pela avaliação do orçamento disponível da empresa. É preciso analisar também o ROI (retorno sobre o investimento) que cada solução estudada oferece. 

Com este diagnóstico de demandas e retornos em mãos, é preciso buscar uma ferramenta que atenda as necessidades e ajude, de fato, a alcançar as metas estabelecidas.

Treinamento da equipe

Como vimos, a gestão integrada envolve todos os agentes da empresa: colaboradores e lideranças. 

Nesse sentido, é essencial que o funcionamento da ferramenta esteja bem assimilado e integrado à rotina de todos, e que cada pessoa domine as funcionalidades do software.

É necessário, portanto, promover o treinamento de todos os profissionais, capacitando-os também para lidar com atualizações e otimizações que possam ocorrer no futuro. 

Muitas ferramentas disponibilizam materiais e tutoriais que podem auxiliar na adaptação da equipe e facilitar o treinamento de novos colaboradores.

Monitoramento de resultados

A implantação de um sistema de gestão integrada visa a um único objetivo: trazer melhores resultados.

Para que a empresa consiga avaliar se isso vem acontecendo, deve realizar o monitoramento do retorno que a ferramenta oferece.

Esse cálculo pode ser feito com base no ROI, identificando se o investimento feito na solução tem gerado receitas compatíveis, ou pelo menos acompanhando os ganhos em outras frentes, como a produtividade da equipe e a otimização dos processos.

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Livros sobre Gestão Integrada: veja os principais

Livros Sobre Gestao Integrada Veja Os Principais 1024x684

Gestão Integrada do Negócio, de José Aristides Marcondes de Moura e Heitor Chagas de Oliveira

O livro mostra como o modelo de gestão integrada consegue desprender as empresas das divisões “feudais”, em que um setor não se comunica com o outro e em que os colaboradores de um departamento sequer entendem como seu trabalho influencia os demais. Ao romper com esse sistema, a empresa consegue gerar interatividade e conectividade entre seus públicos interno e externo, conquistando melhores resultados.

Gestão Integrada de Organizações, de Edna Maria Querido de Oliveira Chamon

A obra é fruto de investigações desenvolvidas em diferentes áreas e propõe analisar a realidade das organizações por meio de estudos técnicos e sociais, colocando em perspectiva os diferentes fenômenos organizacionais. 

A partir daí, a autora propõe reflexões psicossociais com o objetivo de contribuir para uma visão integrada dos processos que moldam a gestão organizacional moderna.

Gestão Integrada da Inovação, de Eliza Coral, André Ogliari e Aline França de Abreu

A obra apresenta  uma metodologia estruturada para organizar a gestão da inovação em empresas, de modo a gerar ideias, identificar novas oportunidades, definir estratégias de desenvolvimento tecnológico, priorizar projetos, integrar áreas e equipes, gerenciar projetos e desenvolver produtos inovadores.

Para isso, os autores pesquisaram entre as diversas metodologias existentes no mercado e apresentam uma proposta que se adapta à realidade das empresas brasileiras, podendo ser aplicada em organizações de diferentes tamanhos.

Gestão Integrada Para Excelência, de Pedro Sabino de Farias Neto

O livro busca funcionar como guia prático para a realização de uma gestão eficiente e integrada em organizações privadas e estatais, propondo um modelo de planejamento, execução e controle integrados para desempenho evolutivo em organizações no contexto de empreendimentos e negócios desenvolvidos.

A importância de ter um software de gestão integrada como um aliado

A gestão integrada de processos demanda um nível de interação interna na empresa que só pode ser alcançado e funcionar de maneira adequada com o auxílio de um software especializado.

Por meio dessas ferramentas, é possível controlar a rotina de forma mais organizada, visualizar o papel de cada colaborador dentro do sistema e automatizar os mais diversos processos.

Hoje, existem no mercado sistemas de gestão integrada que funcionam em nuvem. Isso faz com que os dados da empresa possam ser acessados de qualquer lugar e dispositivo, além de permitir o registro de informações mesmo sem conexão à internet.

Dessa forma, os sistemas para realizar a gestão integrada da empresa surgem como facilitadores de processos, ajudando, como vimos, a reduzir a burocracia, otimizar o tempo, evitar desperdícios e otimizar o potencial humano dentro da organização.

Em um mercado dinâmico e em constante mudança, é exigido das empresas análises rápidas e respostas em tempo real, realidade ainda mais chamativa em organizações em ritmo de crescimento e em busca de espaço no mercado.

Assim, os sistemas de gestão integrada se tornam fundamentais para otimizar processos e permitem à organização enxergar e compreender seus negócios de uma maneira global, identificando falhas e oportunidades com mais rapidez e precisão

Marketing Vendas Como Integrar Areas Potencializar Resultados 1024x298

Leia mais: Marketing e vendas: como integrar as áreas para potencializar os resultados

Como a Neoway pode ajudar a sua empresa?

A Neoway conta com uma série de soluções que podem auxiliar a sua empresa a implantar um processo de gestão integrada. 

Baseada em Big Data, nossa plataforma possibilita análises rápidas e intuitivas para negócios  de diversos segmentos. Nosso objetivo é disponibilizar informações atuais e estratégicas que ajudem os gestores da organização a tomar decisões.

Conclusão

Sistemas Gestao Integrada Sao Ferramentas Ideias 1024x684

Sistemas de gestão integrada são as ferramentas ideais para que a empresa tenha uma visão global e detalhada sobre a atuação de todos os seus setores, facilitando a comunicação e o trânsito de informações com o objetivo de otimizar as operações.

Essas soluções têm o poder de transformar completamente a rotina da empresa, trazendo benefícios que, juntos, podem resultar em mais competitividade e em melhores resultados para a organização.

Se a sua empresa precisa melhorar a gestão para garantir mais produtividade e lucratividade, consulte nossos especialistas e veja como aplicar as soluções Neoway ao seu negócio.