No mercado atual, dados possuem um papel estratégico dentro das empresas. Eles são o centro de uma série de processos vitais para os negócios e, por isso, devem estar sempre disponíveis e facilmente acessíveis, de forma a garantir decisões mais ágeis e embasadas.
Nesse sentido, a gestão da informação é fundamental para assegurar que os dados coletados sejam, de fato, de interesse da empresa, que cheguem às partes interessadas com sua integridade intacta e que se mantenham em segurança.
Neste post, veja o que é gestão da informação, qual seu objetivo, sua importância, como ela pode ajudar o profissional do setor jurídico, os desafios para implementá-la e as tecnologias que podem ser usadas.
O que é Gestão da Informação?
Gestão da informação é um conjunto de práticas que as empresas utilizam para manter, gerenciar, administrar e organizar os dados gerados por elas.
Isso inclui processos como processamento, armazenamento, classificação e compartilhamento de informações – digitais ou físicas – com as partes interessadas, atuando, também, para mantê-las em segurança.
São dados que abrangem desde questões financeiras àquelas ligadas ao comportamento do consumidor e até mesmo às rotinas do negócio.
O surgimento de tecnologias como Big Data fez com que a gestão da informação se tornasse indispensável nas organizações.
Isso porque a análise dos grandes volumes de dados coletados por uma empresa é, hoje, um importante diferencial competitivo, capaz de melhorar o desempenho junto ao mercado e garantir melhores taxas de sucesso.
Assim, quando bem integrada às operações da empresa, a gestão da informação fornece ao negócio a capacidade de otimizar suas rotinas de tomada de decisões, possibilitando, assim, a conquista de melhores resultados.
Qual é o objetivo da Gestão da Informação?
O principal objetivo da gestão da informação é ajudar pessoas e empresas no acesso, processo e uso de dados de forma eficiente e eficaz.
Em outras palavras, é aproveitar os recursos e capacidades informacionais da organização para permitir que ela aprenda e se adapte às constantes mudanças do ambiente em que está inserida.
Para isso, etapas como criação, aquisição, armazenamento, análise e uso da informação vão fornecer o suporte necessário para o crescimento e desenvolvimento inteligente da empresa.
Com isso, a gestão da informação consegue assegurar que os dados cheguem às partes interessadas, de forma adequada, sem interferências, isto é, sem que ocorram erros ou que haja problemas que comprometam sua integridade.
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Qual é a importância da Gestão da Informação na área jurídica?
Poder acessar facilmente uma informação certa no momento em que é necessário tê-la em mãos é o que faz a diferença para que a empresa consiga atingir os resultados esperados.
Com dados precisos e corretos, a organização consegue avaliar sua posição no mercado e otimizar sua cadeia operacional, favorecendo uma atuação com muito mais precisão e capaz de causar mudanças de maior impacto.
Informações são, hoje, um dos principais ativos de uma empresa e são imprescindíveis para suas ações.
Os impactos de tecnologias como Business Intelligence e Big Data atestam essa afirmação, uma vez que permitiram, por meio de coleta, análise e cruzamento de dados, que organizações dos mais diversos setores passassem a obter insights valiosos do mercado e atingir suas metas.
A própria qualidade dos dados depende do processo de gestão da informação. Afinal, para coletá-los e confiar na geração de relatórios automáticos, é preciso que essa estratégia seja sistematizada.
As informações coletadas devem ter sua relevância analisada antes de serem introduzidas no processo de geração de conhecimento e valor, garantindo, assim, que o tempo de processamento e os insights gerados tenham um melhor aproveitamento.
Outro ponto importante quando falamos da importância da gestão da informação é a segurança dos dados. Hoje, a maior parte das informações empresariais é processada por sistemas digitalizados e armazenada em hardwares.
Com isso, é preciso assegurar a proteção, a estabilidade e a disponibilidade dos dados ao mesmo tempo em que é necessário protegê-los contra roubos, vazamentos, ataques cibernéticos e outras ações danosas.
Dessa forma, a gestão da informação consegue promover benefícios como:
- Identificação de gargalos nos processos;
- Definição de metas baseadas em dados concretos;
- Construção de modelos preditivos sobre o comportamento do consumidor;
- Desenvolvimento de novos produtos ou serviços;
- Aumento da eficácia das ações de marketing.
Os desafios da era tecnológica e a proteção de dados
A segurança dos dados é, sem dúvidas, o maior desafio enfrentado pela gestão da informação.
O desenvolvimento de uma infraestrutura tecnológica que seja eficiente e garanta uma operação tranquila vai depender, em grande parte, da capacitação e da conscientização dos colaboradores da empresa e dos cuidados com os sistemas de proteção.
Como vimos, é preciso achar o ponto ideal em que os dados estejam facilmente acessíveis ao mesmo tempo em que estão altamente seguros.
A captação de dados é outro desafio enfrentado pela gestão da informação. Com a chegada de novas tecnologias ao mercado e sua adoção por parte das empresas, torna-se necessário incluir na gestão da informação um processo para analisar e identificar oportunidades.
E isso passa por reconhecer quais são os dados mais relevantes para a empresa e que, portanto, devem ser coletados.
A captação e armazenamento de informações com pouca relevância pode comprometer o fluxo de trabalho, tornando-o demasiadamente oneroso. Por outro lado, o bom uso desses recursos se converte em vantagens competitivas em relação à concorrência.
Assim, é preciso que exista um alinhamento entre as lideranças da empresa, colocando os objetivos do negócio em consonância com as tecnologias que estão disponíveis para a coleta de dados.
É somente a partir disso que se torna possível captar, armazenar e processar essas informações para gerar insights relevantes que sirvam de norte para a tomada de decisões.
Como a Gestão da Informação pode ajudar um profissional do setor jurídico
A gestão da informação pode trazer uma série de benefícios para os profissionais do setor jurídico, auxiliando-os na sua rotina de trabalho. Veja as principais vantagens:
- Compatibilidade: armazenamento, indexação e recuperação de documentos de diferentes formatos.
- Eficiência: mais rapidez no acesso aos processos e informações mais consistentes para a tomada de decisão.
- Escalabilidade: possibilidade de manipulação, recuperação e armazenamento de grandes volumes de informações.
- Flexibilidade: processos que podem ser definidos e modificados a qualquer momento e possibilidade de acesso e compartilhamento remoto de dados.
- Produtividade: redução do tempo gasto em busca de documentos e gerenciamento mais eficiente dos conteúdos, otimizando a distribuição de documentos e informações.
- Segurança: aumento na privacidade e segurança das informações, garantindo a integridade e a organização de documentos, além da implementação de regras de uso e acesso.
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O que é necessário para criar uma política da Gestão de Informação?
Organização dos dados
Um dos grandes objetivos da gestão da informação é garantir que os dados estejam organizados. Para que isso seja feito, a empresa deve categorizar seus registros corretamente.
A organização é fator-chave para otimizar a produtividade. De nada adianta a empresa conseguir as informações que precisa, e não organizá-las e trabalhá-las da maneira adequada.
Assim que os dados são gerados, é preciso organizá-los e analisá-los, garantindo que se possa trabalhar com as informações obtidas em benefício da empresa.
Os processos de gestão da informação devem estar bem estruturados para que a busca, análise e manipulação das informações sejam feitas da maneira mais eficiente possível.
Isso vai possibilitar que a empresa utilize esses dados como um componente estratégico para atingir os resultados esperados e aumentar sua competitividade.
Integridade dos dados
É essencial monitorar as informações com o objetivo de assegurar que elas estejam sempre disponíveis e que não haja comprometimento à sua integridade.
Integração de sistemas
A integração de sistemas torna o ambiente mais seguro e eficaz, o que favorece o compartilhamento de dados entre diferentes ambientes sem que haja o risco de erros ou outros problemas.
Por isso, a gestão das rotinas de segurança é parte fundamental desse processo.
Regras de controle de acesso
Regras de controle de acesso visam a controlar e monitorar quem visualiza cada registro, seja ele digital ou físico.
Ter a tecnologia como sua parceira
Investir em soluções que sejam capazes de garantir uma boa experiência no acesso às informações é crucial.
Para isso, é importante dispor dos artifícios que a tecnologia pode oferecer, dando preferência a soluções que tragam bons recursos de segurança e permitam a edição, visualização e compartilhamento de dados.
Além disso, é necessário que haja estabilidade e disponibilidade constantes, independentemente da demanda.
Na quarta edição do podcast Bytes & Business da Neoway, entenda como a transformação digital do setor jurídico foi impulsionada em meio à COVID-19.
3 erros de Gestão da Informação que se deve evitar na área jurídica
Não utilizar ferramentas de TI
O uso intensivo da tecnologia é parte importante da gestão da informação nas empresas, garantindo o melhor controle dos processos.
Aqueles que não fazem uso de soluções integradas se privam de benefícios que podem impactar inclusive na sobrevivência da empresa no mercado, deixando de tomar decisões baseadas em dadose de contar com elementos de estudo que poderiam nortear as ações da organização.
Descuidar da segurança
Invasões, tentativas de fraude, roubos de dados e vazamentos são alguns dos riscos aos quais uma empresa está exposta.
É fundamental contar com sistemas eficientes de segurança, que sejam capazes de impedir o acesso de usuários não autorizados que podem comprometer a integridade das informações.
Assim, de senhas e tokens a recursos de criptografia e armazenamento em nuvem, é primoridal utilizar a tecnologia a favor da proteção das informações.
Não investir na otimização de processos
Otimizar processos significa focar na melhoria contínua e na eliminação de desperdícios.
Para isso, é preciso que eles sejam revistos constantemente e que o fluxo de trabalho seja avaliado para que se encontrem gargalos, como pontos de melhoria, etapas desnecessárias ou repetidas e possibilidades de automatização de tarefas.
Quem não se dedica a isso desperdiça dinheiro e tempo, comprometendo a gestão da informação.
Veja as tecnologias que potencializam a Gestão da Informação
Big Data
Ferramenta ligada à coleta, armazenamento e processamento de grandes volumes de dados, é capaz de identificar padrões, cruzar informações e gerar relatórios e gráficos de fácil visualização.
Computação em nuvem
Com boa parte dos processos sendo feitos de forma online, a computação em nuvem garante às empresas a possibilidade de armazenar seus dados em um servidor, e não mais internamente, em um sistema ou software específico.
Além da praticidade de poder acessar as informações a qualquer instante e de qualquer dispositivo, esses servidores costumam ser bastante seguros, impondo diversas camadas e tecnologias de proteção sobre os dados.
A isso devemos somar ainda a redução dos gastos com manutenção e infraestrutura.
Internet da Coisas (IoT)
A conectividade faz parte da rotina de pessoas e empresas e o IoT leva isso a outro patamar.
Os equipamentos dotados com essa tecnologia são ligados à internet por meio de conexões sem fio, coletando e enviando dados a todo instante, permitindo a realização de análises e a geração de relatórios em tempo real.
Como as soluções da Neoway podem ajudar um profissional do setor jurídico?
A Neoway, por meio de sua plataforma digital, oferece uma série de ferramentas que podem ajudar profissionais do setor jurídico na gestão da informação.
Uma dessas soluções é o Neoway Legal, que permite realizar análises em profundidade e gestão estratégica de processos judiciais.
Com o Legal é possível utilizar informações detalhadas e estimativas geradas por Inteligência Artificial para gerenciar grandes massas processuais, além de encontrar processos por assunto e tese-raiz e utilizar a tecnologia para fazer estimativas de valores, duração de processos e outros detalhes.
As principais possibilidades do Neoway Legal são:
- Avaliar processos separadamente por meio de indicadores gerados por Inteligência Artificial;
- Identificar riscos em processos, encontrando indícios de condutas suspeitas e práticas mal-intencionadas;
- Obter uma visão geral dos processos, acessando detalhes como distribuição, teses-raiz, tempo de decisão, procedência e valor;
- Visualizar processos e compará-los com dados de terceiros, ajudando a identificar o desempenho da área jurídica da empresa no mercado.
Outra ferramenta que pode auxiliar profissionais do setor jurídico na gestão da informação é o Neoway Lawsuits.
Com essa solução, é possível ter acesso a dados detalhados e organizados sobre processos judiciais e extrajudiciais. O Lawsuits fornece acesso à maior base de processos do Brasil, permitindo pesquisas por CPF e CNPJ.
Suas principais funcionalidades são:
- Geração de leads e oportunidades;
- Geração de relatório único para diligência, gestão de riscos e para apoiar processos de fusões e aquisições;
- Identificação de tendência por meio de filtros que ajudam na tomada de decisões estratégicas;
- Utilização de dados de processos para criar score de crédito, monitorar riscos e apoiar processos de cobrança e recuperação de crédito.
Conclusão
A gestão da informação é um processo fundamental em um mercado em que as decisões e estratégias são altamente pautadas em dados.
Para que seja bem sucedida, porém, as políticas de gestão da informação devem ser estruturadas para que a busca, identificação, análise e manipulação dos dados seja feita da melhor forma possível, permitindo que essas informações sejam usadas como diferencial estratégico para atingir melhores resultados e potencializar a competitividade.
Quer saber mais sobre estratégias e tecnologias jurídicas? Então confira os conteúdos específicos sobre como o Neoway Lawsuits traz dados detalhados e organizados sobre processos judiciais para escritórios de advocacia; e como o Neoway Legal fornece inteligência para auxiliar grandes empresas.
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