Para organizar um volume enorme de arquivos, é fundamental contar com uma gestão de documentos eficiente.
Sem ela, empresas de qualquer setor se tornam reféns da sua própria burocracia e desorganização.
No setor jurídico, além de impactar na produtividade e competitividade, a pouca eficiência neste tipo de armazenamento e administração de informações pode causar sérios problemas também aos clientes.
Neste post, veja o que é gestão de documentos no setor jurídico, seus objetivos, sua importância, as melhores práticas, os erros mais comuns, como fazer e as tecnologias que auxiliam nesse processo.
Acompanhe!
O que é Gestão de Documentos?
Gestão de documentos é um conjunto de práticas voltadas à administração de registros físicos e digitais de uma empresa ao longo de toda sua vida útil, isto é, da sua produção ao seu arquivamento.
Sua finalidade é simplificar o acesso e a utilização desses documentos, facilitando a busca por informações de forma ágil e segura, e garantir a inviolabilidade dos registros que não estão em uso.
Com os avanços tecnológicos, novas formas de gestão de documentos se tornaram disponíveis para as empresas, impulsionando um movimento de digitalização da documentação passada e de produção e armazenamento digital dos novos registros.
Isso se deve, sobretudo, a problemas como falta de espaço, perdas de informações e lentidão nos processos.
Por isso, embora empresas menores possam ser bem atendidas por procedimentos manuais, o uso da tecnologia para a gestão documental é um movimento inexorável e que impacta diretamente na competitividade das organizações.
Quais são os objetivos da gestão de documentos?
Um dos principais objetivos da gestão de documentos é permitir a produção, administração e manutenção dos registros da empresa com economia, eficiência e segurança, otimizando o uso da informação.
Como veremos mais adiante, quando bem feita, essa prática consegue reduzir o tempo gasto na consulta por informações, o que, por sua vez, impacta na produtividade e rentabilidade da empresa.
Outra finalidade da gestão documental é a viabilização da recuperação de informações. Isso porque seu objetivo não se resume apenas a armazenar os arquivos, mas detalhar seu conteúdo.
Assim, com o apoio de ferramentas de busca, essa gestão auxilia na identificação e consulta do conteúdo de documentos específicos.
Por fim, a gestão dos registros da organização também cumpre o papel de preservação da memória institucional, pois armazena a história da empresa por meio de seus arquivos e contratos.
Leia mais: Jurimetria: conceito, pilares e 5 vantagens para o direito
Qual a importância da gestão de documentos no setor jurídico?
Agilidade nos processos
Uma gestão de documentos bem feita armazena os registros da empresa de acordo com sua natureza e necessidade.
Assim, documentos sigilosos devem ser mantidos em um local seguro e de difícil acesso, de modo a tentar evitar a corrupção e/ou roubo de informações.
Por outro lado, documentos de uso diário precisam ser armazenados em locais de fácil acesso, para facilitar a busca e sua utilização, o que garante mais agilidade às rotinas da empresa.
Redução de custos
A gestão de documentos torna os processos mais eficientes ao potencializar a produtividade dos colaboradores, gerando, assim, uma redução nos gastos da empresa.
Gargalos como falta de organização e planejamento na gestão dos arquivos acarretam em custos extras, além de erros operacionais e retrabalho.
Essa perda de tempo – e, muitas vezes, de informações – compromete o orçamento de toda a organização.
Mas a redução dos custos não se dá apenas em relação ao aumento da produtividade e economia de tempo.
Ela também ocorre na diminuição dos gastos com armazenamento, geração e envio de documentos, o que envolve desde a compra de papel e o uso de espaço físico à necessidade de manutenção de impressoras e outros equipamentos.
Garantia de segurança jurídica
A documentação gerada ao longo do tempo serve como uma garantia de cumprimento às regras e à legislação.
Um exemplo é o controle de ponto dos colaboradores, que comprove o cumprimento da jornada de trabalho prevista em contrato e, quando for o caso, o pagamento de horas extras e adicionais.
Outro exemplo é o pagamento de impostos e tributos, que permite que a empresa tenha sempre à disposição os comprovantes de que está em dia com suas obrigações com o fisco.
Todo esse histórico armazenado protege a organização de eventuais ações judiciais, sobretudo trabalhistas e fiscais, e suas punições.
Assim, seja em relação ao poder público ou aos seus colaboradores, parceiros e fornecedores, a gestão de documentos serve para resguardar a empresa e comprovar sua integridade.
Quais são as boas práticas da gestão de documentos?
Vimos alguns dos benefícios que a gestão de documentos pode trazer para a empresa, mas o que pode ser feito para assegurar que esse processo aconteça da melhor forma possível? Confira:
Garanta a infraestrutura necessária
Em muitos casos, nem tudo pode ser feito digitalmente, o que faz com que muitas empresas tenham que alocar seus documentos fisicamente, seja em arquivos ou em depósitos inteiros.
Como é possível imaginar, com tantos documentos – muitas vezes descentralizados e espalhados em diferentes setores – organização é um fator-chave para que a gestão desses registros possa ser não apenas possível, mas eficiente.
Para evitar problemas, é importante investir na estrutura necessária para arquivar os documentos, preferencialmente um setor próprio para isso.
O ambiente deve ser bem organizado e sinalizado, de modo a acomodar todos os documentos e facilitar sua localização e manuseio.
Invista em segurança
A proteção dos arquivos e dos dados neles contidos é outro ponto crítico na gestão de documentos.
Por isso, seja no ambiente físico ou digital, é preciso investir em sistemas de segurança que ajudem a proteger os registros.
O objetivo é evitar problemas como vazamentos, corrupção e perda de informações, muitas das quais podem prejudicar a empresa financeira e reputacionalmente.
Identifique o que pode ser descartado
Nem todos os registros da empresa precisam ser armazenados para sempre. Uma das práticas mais saudáveis para a gestão de documentos é identificar e se livrar dos arquivos que já não têm mais valia, inclusive pensando no espaço que pode estar sendo ocupado por papéis que poderiam ser descartados.
No entanto, antes do descarte, é preciso atentar-se a alguns aspectos. Alguns documentos, em especial os de natureza trabalhista e tributária, devem ser armazenados por um período mínimo, muitas vezes exigido por lei.
Digitalize os documentos
A gestão de documentos, inclusive no setor jurídico, tem embarcado uma série de tecnologias com o objetivo de tornar os processos ainda mais eficientes e reduzir a demanda por estrutura física.
Nesse sentido, uma das alternativas mais importantes é a digitalização dos arquivos.
Além da clara economia de espaço, armazenar os documentos em um ambiente digital facilita a localização e o compartilhamento de informações.
Além disso, na maior parte dos casos, são ambientes muito mais seguros, em que se pode restringir o acesso e bloquear a edição dos registros.
Por fim, outro benefício da digitalização dos documentos se refere à sustentabilidade do negócio, reduzindo o consumo de recursos como papel, tonéis de tinta, espaço físico e energia elétrica.
Leia mais: Por que investir em tecnologia jurídica?
Erros comuns na gestão de documentos no setor jurídico
Mesmo seguindo as melhores práticas, a gestão de documentos pode se deparar com alguns problemas ao longo do processo.
Um exemplo é a falta de padronização dos procedimentos e o uso de controles que não atendem às necessidades da empresa.
A gestão manual e física dos documentos, desconsiderando o crescimento da organização e do volume de arquivos que ela passa a armazenar, é um exemplo.
Além de criar uma demanda recorrente por espaço físico, isso acaba prejudicando a pesquisa de informações, tornando os processos internos mais ineficientes e vagarosos.
O mesmo erro pode ocorrer quando falamos de planilhas eletrônicas.
Embora mais eficientes, elas costumam tornar-se rapidamente obsoletas, uma vez que não são ferramentas eficientes para lidar com um grande volume de documentos.
Além disso, é comum que essas planilhas estejam espalhadas em diferentes computadores, atrapalhando ainda mais a integração e centralização de dados.
Como fazer uma boa gestão de documentos? 3 Dicas essenciais
1. Formar políticas para uso dos documentos
Garantir a segurança dos documentos é fundamental, e isso passa por evitar que esses arquivos caiam nas mãos erradas.
Dessa forma, é preciso garantir políticas claras para acesso e uso dos registros. Isso serve para controlar quem pode acessá-los, saber quando isso foi feito, quais documentos são livres e quais são restritos apenas a algumas pessoas.
Métodos como senhas e uso de documentos podem ser utilizados, desde que em conjunto com controles que garantam que os arquivos físicos sejam devolvidos após o uso.
2. Ordenar a vida útil dos documentos
Como comentamos, existem documentos que não precisam ser armazenados para sempre.
O descarte de papéis e também de arquivos digitais é importante para liberar espaço físico, evitar que o sistema de armazenamento fique cheio e facilitar sua organização.
Para isso, é preciso considerar a temporalidade dos documentos e a obrigatoriedade de armazenamento.
Existem arquivos que devem ser mantidos permanentemente, enquanto outros podem ser descartados após alguns meses.
3. Investimento em tecnologia
A gestão eletrônica de documentos (GED) é, sem dúvida, a forma mais eficiente de organizar os arquivos de uma empresa.
É uma ferramenta, geralmente um software especializado, que integra todos os dados da empresa em uma única solução, trazendo funcionalidades que facilitam a organização e localização de arquivos, como divisão por categorias, busca por palavras-chave e aplicação de filtros na busca.
De fato, a tecnologia é uma importante aliada da gestão de documentos, permitindo a otimização de processos com o aumento da segurança, controle de acesso mais rígidos, realização de backups automáticos, possibilidade de acesso remoto, entre outras vantagens.
Saiba mais sobre a transformação digital do setor jurídico em meio à COVID-19 no podcast Bytes & Business com a participação de Ricardo Fernandes, Chief Researcher Officer da Neoway, e Patrícia Peck, Head de Direito Digital do escritório PG Advogados.
Tecnologias para gestão de documentos na área jurídica
A digitalização dos arquivos é uma importante tecnologia para trazer mais agilidade e economia para o processo de gestão de documentos.
Com ela, a empresa pode armazenar um número muito maior de arquivos, centralizar seus registros em um ambiente online e permitir o acesso imediato a todos os setores interessados.
Outra solução bastante conhecida é a microfilmagem, que é a captação da imagem dos arquivos e seu armazenamento em microfilme.
Embora já seja uma tecnologia mais antiga, ela permite uma boa economia de espaço, uma vez que é possível alocar um lote inteiro de dados em poucos centímetros de filme.
Outras vantagens da microfilmagem são: garantir a preservação das informações e sua segurança, e aumentar a durabilidade dos arquivos, protegendo-os da ação do tempo.
Outros softwares e inovações para a área jurídica
Armazenamento em nuvem
Já bastante popular, o armazenamento em nuvem permite guardar, acessar e administrar todos os tipos de documentos de forma remota, de qualquer dispositivo com acesso à internet, proporcionando mais mobilidade e garantindo o acesso facilitado aos arquivos.
Além disso, os servidores desses serviços são altamente seguros, contando com diversas camadas de proteção, incluindo criptografia.
Outra grande vantagem é que a empresa não precisa arcar com custos de manutenção.
Assinatura eletrônica
Seguindo a linha da digitalização de processos e da mobilidade dos usuários, a assinatura eletrônica permite que os documentos sejam assinados digitalmente, sem a necessidade de uma cópia física, além de garantir a segurança dos arquivos por meio de criptografia.
Importante notar que essa é uma tecnologia bem aceita e que possui validade jurídica.
Sistemas ERP e CRM
Muitas empresas já contam com sistemas internos para auxiliar na gestão de todos os setores.
ERPs e CRMs centralizam o controle de dados e documentos sobre colaboradores, clientes, parceiros, fornecedores e da própria empresa, trazendo mais agilidade e organização para os processos, além de facilitar a coleta de informações.
Leia mais: Inteligência Jurídica: como a tecnologia pode resolver três grandes desafios da área
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Conclusão
A gestão de documentos tem impacto direto na eficiência e produtividade de todas as áreas de uma empresa.
Quando aliada às ferramentas certas, ela consegue gerar inúmeros benefícios para a organização, não apenas aumentando a produtividade dos colaboradores e a agilidade de seus processos internos, mas também reduzindo custos e trazendo mais segurança jurídica.
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