Um negócio sustentável e saudável exige organização, controle e o uso adequado das informações e recursos disponíveis para realizar a gestão financeira.
No entanto, muitos gestores têm dificuldades em gerir a contabilidade de suas empresas, especialmente quando se trata das contas a pagar e a receber. E é nesse contexto que entra a importância de ferramentas como a aging list.
Neste post, entenda o que é aging list, quais são suas vantagens, como utilizá-la, com quais ferramentas criá-la, os passos para colocá-la em prática e como essa ferramenta pode ajudar o setor de cobranças. Acompanhe!
O que é aging list?
Aging list (em português, algo como “lista de envelhecimento”) é uma ferramenta de gestão financeira que consiste em um relatório que contém os títulos a pagar e a receber de uma empresa, elencados em ordem cronológica de acordo com sua data de vencimento.
Essas informações são geralmente listadas em forma de tabelas, o que ajuda a realizar as análises sobre o saldo financeiro da companhia com mais simplicidade e agilidade.
Para que serve a aging list?
A aging list é uma ferramenta de gestão importantíssima para a organização financeira de uma empresa. Esse instrumento permite uma análise rápida do saldo financeiro do negócio e da sua evolução ao longo de diferentes períodos de tempo.
Quando faz uso da aging list, o gestor deve separar os títulos por diferentes períodos de tempo – a forma mais utilizada são períodos de 30 dias. Assim, fica mais fácil identificar a capacidade de entendimento de contas da empresa e o que ela tem a receber.
Ou seja, a aging list ajuda o gestor a saber quanto dos seus recursos estão comprometidos e quanto a empresa ainda tem a receber dos seus clientes, o que dá uma perspectiva mais concreta do saldo financeiro do negócio e, consequentemente, ajuda a planejar a aplicação de recursos de maneira mais adequada.
Além disso, a aging list permite fazer uma análise mais aprofundada de cada cliente, a partir de informações como, por exemplo, os gastos devidos, os recursos mal utilizados e as oportunidades de melhorias de aplicações.
Por tudo isso, a aging list confere ao gestor mais possibilidades de agir preventivamente, ao dar previsibilidade às contas e permitir a identificação de eventuais problemas no equilíbrio entre as despesas e entradas da empresa.
Em resumo, é uma ferramenta fundamental para o planejamento financeiro no negócio, que impacta a tomada de decisões e a lucratividade da empresa.
17 vantagens de usar a aging list na empresa
Pudemos perceber que a aging list oferece benefícios importantes para a organização financeira das empresas, impactando em toda a sua operação.
Algumas das vantagens mais importantes do uso dessa ferramenta são:
- Aprimoramento nos processos e cronogramas de cobranças;
- Confirmação do cumprimento das metas previstas no planejamento estratégico;
- Definição de estratégias mais eficientes que permitam identificar melhora ou piora na sua situação;
- Fornecimento de informações relevantes para a tomada de decisão;
- Fornecimento de métricas objetivas que auxiliam na gestão presente e futura do negócio;
- Identificação da saúde financeira da empresa em períodos específicos;
- Identificação de falhas no setor de cobranças;
- Identificação dos títulos a pagar e a receber;
- Mais exatidão no controle e na previsão de receitas e despesas;
- Mais facilidade na criação de relatórios baseados em fatos concretos e essenciais para a o processo decisório;
- Medição do nível de inadimplência dos clientes;
- Melhora no controle e organização de débitos;
- Melhora na relação com fornecedores;
- Reconhecimento da necessidade de mudanças na gestão;
- Reconhecimento do momento mais adequado para realizar novos investimentos e para o aumento de despesas;
- Resgate de créditos de contas em atraso;
- Visão mais ampla e transparente da situação financeira da empresa.
Qual a diferença entre aging list e fluxo de caixa?
Embora sejam muito semelhantes, aging list e fluxo de caixa são ferramentas diferentes. O ideal é que a aging list seja usada como um complemento do fluxo de caixa tradicional, uma vez que cada um desses recursos tem propósitos diferentes na gestão financeira do negócio.
Enquanto o fluxo de caixa indica o total de pagamentos e recebimentos no geral, a aging list é muito mais específica, porque separa os valores por categorias, lista-os cronologicamente por períodos determinados e permite identificar precisamente o que deve ser pago e a quem deve ser pago, bem como o que deve ser recebido e de quem cobrar.
O uso conjunto dessas duas ferramentas permite extrair o máximo potencial de cada uma delas, o que torna o controle financeiro da empresa mais eficiente e possibilita melhores resultados.
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5 formas de usar a aging list para otimizar os processos da empresa
Maior controle e eficiência da gestão financeira
A aging list pode ser utilizada para aprimorar o controle financeiro da empresa. Especialmente quando aliada a um sistema de gestão empresarial, esse recurso possibilita gerir a contabilidade de maneira mais eficiente e alinhar o setor financeiro às demais áreas da empresa.
Facilidade para criar relatórios
A aging list facilita a criação de relatórios personalizados com os dados necessários para a elaboração de estratégias e para a tomada de decisões.
Permite uma visão detalhista
Principalmente quando aliada ao fluxo de caixa, a aging list faz com que o gestor tenha uma visão muito mais ampla e detalhada da saúde financeira da empresa.
E esse é um passo essencial para antever problemas, antecipar ações e também para a elaboração do planejamento estratégico da companhia.
Controla o nível de inadimplência
A inadimplência é um risco a que toda empresa está exposta. Por esse motivo, é necessário que o negócio esteja preparado e possua estratégias e a estrutura necessária para lidar com ela da melhor maneira possível.
E isso passa pela elaboração de um plano de ação para mitigar ao máximo esse problema.
Uma boa gestão financeira depende, entre outras coisas, do monitoramento constante da taxa de inadimplência e, nesse sentido, a aging list é fundamental.
Para isso, é necessário identificar os clientes que já passaram o limite de tolerância definido pela empresa e organizá-los de acordo com o valor que devem e o tempo de atraso da sua dívida.
É dessa forma, aliás, que a aging list ajuda a identificar as flutuações na taxa de inadimplência e permite à empresa saber o momento mais adequado para investir.
Auxilia na tomada de decisões
Em um mercado altamente competitivo, a gestão de uma empresa se baseia cada vez mais em dados. A coleta e uso dessas informações norteiam todo o processo de tomada de decisão para o futuro do negócio.
Como vimos, a aging list é um recurso que possibilita um controle financeiro bastante detalhado, porque reúne e organiza as informações mais relevantes para a companhia e seus gestores.
Aging list: melhores ferramentas para a criação
Planilhas
Uma das ferramentas mais utilizadas para a geração de aging list são as planilhas eletrônicas de Excel. Elas apresentam os registros de todos os títulos a receber e a pagar e é possível utilizar fórmulas prontas para se chegar em diferentes resultados.
Embora sejam amplamente utilizadas, o uso das planilhas esbarra na escalabilidade do negócio. Conforme a empresa cresce, as planilhas podem se tornar muito complexas e exigir um alto nível de conhecimento para gerar os relatórios.
Outro problema comum é que, devido à natureza do arquivo, não é possível garantir a confiabilidade dos dados apresentados.
ERPs
Outra ferramenta para a geração de aging lists são os softwares ERPs, que permitem extrair os dados mais relevantes para a empresa em tempo real.
Além disso, esses sistemas propiciam a gestores e auditores uma visão mais analítica dos dados sobre a realidade financeira da empresa.
Uma das grandes vantagens dos ERPs é a possibilidade de automatização de atividades e a geração automática de relatórios e gráficos.
Quais informações devem constar na aging list?
Um dos segredos por trás das aging lists, sobretudo aquelas feitas em planilhas eletrônicas, está na escolha dos campos que irão compor a tabela e proporcionar o controle financeiro da empresa.
Para que funcionem, é preciso que essas planilhas sejam alimentadas e atualizadas frequentemente, de modo a refletir a situação real das despesas e cobranças.
Alguns dados que não podem faltar na aging list são:
- Datas de vencimentos e pagamentos;
- Divisão entre despesas e receitas;
- Divisão por grupos (pagos, não quitados, a vencer, etc.);
- Divisão por períodos (30, 60, 90 dias, etc.)
- Entradas e saídas de valores;
- Especificações sobre o pagamento (parcelado, à vista, boleto, depósito, etc.);
- Identificação do fornecedor ou cliente;
- Situação do fornecedor ou cliente;
- Taxas de juros;
- Tipo de duplicata.
Quanto mais detalhados forem os dados que constam nas planilhas, melhores serão os relatórios e, consequentemente, o controle das finanças e da taxa de inadimplência.
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Como fazer uma aging list?
A aging list é feita na forma de tabelas, mais especificamente planilhas eletrônicas, em que é possível utilizar fórmulas prontas e criar tabelas dinâmicas.
Como vimos acima, a definição dos campos de informação presentes nas tabelas é um ponto fundamental para que a lista seja, de fato, eficiente.
2° passo
Além de definir os campos mais relevantes para a configuração da lista, o gestor deve determinar qual será o meio de controle dessas informações. Os mais utilizados são planilhas e sistemas ERP.
É importante, porém, que o meio escolhido permita gerar relatórios e que eles sejam de fácil compreensão. Além disso, outro ponto-chave é a possibildiade de automação de operações repetitivas, passo importante para economizar tempo e evitar erros humanos.
3° passo
A definição do corte de tempo é outro ponto crucial. O período padrão utilizado por boa parte das empresas é de 30 dias, mas não se trata de algo obrigatório.
Pelo contrário: a definição deve ser feita pelo gestor de acordo com a realidade de cada negócio. Empresas com alto nível de inadimplência, por exemplo, podem se beneficiar do acompanhamento de períodos mais curtos.
Como a aging list ajuda a priorizar cobranças de débitos?
Quando uma empresa disponibiliza para seus clientes a opção de compra a prazo, ela está se expondo ao risco de inadimplência, caso não haja um bom plano para receber pagamentos e realizar cobranças.
E a aging list é o recurso que pode auxiliar a reduzir esse tipo de problema – não à toa, é muito utilizado na realização de auditorias contábeis.
Além de auxiliar a empresa a organizar os pagamentos com fornecedores e outros parceiros, evitando desabastecimento e atrasos, a aging list também colabora para a otimização das estratégias de cobrança da companhia.
Isso porque, por meio das tabelas, o gestor tem listados todos os pagamentos a vencer e já vencidos, e pode acompanhar quais foram feitos nos prazos corretos e quais exigem uma abordagem mais direta para a cobrança.
Dessa forma, a aging list se mostra uma instrumento importante para reduzir riscos financeiros, sobretudo por meio de estratégias como:
- Envio de lembretes de vencimento aos clientes;
- Identificação e priorização dos recebimentos prioritários para a empresa, por valor ou por antiguidade;
- Reconhecimento das dívidas em atraso e definição de estratégias de cobrança específicas para cada perfil;
- Tomada de decisões extremas, como rompimento de contrato, ajuizamento de ações de cobrança, entre outras.
Conclusão
A decisão de utilizar a aging list vai variar de acordo com a realidade financeira da empresa e das suas necessidades.
Essa ferramenta pode indicar pontos importantes relacionados à saúde financeira do negócio e ser decisiva para trazer melhores resultados, principalmente no setor de cobranças.
Empresas que têm muitos clientes, com perfis variados e que trabalham com diferentes datas de recebimento ao longo do mês precisam de um alto nível de organização nas suas contas; caso contrário, a inadimplência poderá trazer grandes perdas e prejudicar suas operações.
Por isso, gestores preocupados com a saúde financeira das suas empresas podem complementar o controle de fluxo de caixa que já realizam com a aging list, unindo o melhor das duas práticas para uma atuação mais controlada, estratégica e focada em dados concretos sobre o negócio.
A área de cobrança também pode se beneficiar das soluções de Big Data, que ajudam a entender o perfil do cliente, priorizar cobranças e obter melhores resultados na hora de recuperar valores. Saiba mais no artigo 4 motivos para utilizar Big Data para Cobrança.
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