O termo de confiabilidade é um acordo que busca proteger informações sensíveis e/ou sigilosas. Trata-se de um acordo entre duas ou mais partes, que implica na obrigação de não revelar essas informações, baseando-se, portanto, nos princípios da ética e boa-fé.
É importante destacar que este é documento com valor jurídico, ou seja, se ao sigilo acordado for quebrado, pode haver consequências legais, como indenizações, por exemplo.
Nas empresas, o termo de confidencialidade é utilizado para resguardar a organização e protegê-la de possíveis danos nas suas mais diversas relações. Além disso, também é aplicado para evitar casos de espionagem ou vazamento de dados, ocorrências potencializadas pela alta competitividade do mercado.
No ambiente corporativo, o documento é empregado para proteger informações como pesquisas, dados de clientes e parceiros, negociações, projetos, patentes, entre outros.
Termo de confidencialidade: quais tipos existem?
É normal que empresas, sobretudo as de maior porte, possuam informações e estratégias confidenciais que só podem ser tratadas com clientes ou parceiros de negócio específicos.
Em casos assim, é imprescindível tomar precauções para evitar a quebra do sigilo dessas informações, como o vazamento de dados sigilosos ou a simples divulgação de informações que não deveriam tornar-se públicas, seja por engano ou não.
O termo de confidencialidade é uma das ferramentas utilizadas para esse fim, protegendo o negócio contra as consequências desse tipo de ato. Como vimos, o documento estabelece as obrigações legais de cada parte e estabelece as possíveis consequências em caso de desacordo.
Qualquer pessoa física ou jurídica por fazer um termo de confidencialidade. O mais usual, no entanto, é que o documento seja elaborado por organizações, justamente para resguardá-las nas suas mais diferentes relações (fornecedores, clientes, colaboradores, prestadores de serviço, concorrentes etc.).
Além disso, vale destacar que, com a recente Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas são legalmente responsáveis pelos dados de seus clientes. Sendo assim, muitas optam por utilizar um termo de confidencialidade com seus funcionários e parceiros para adicionar uma camada de segurança a essas informações.
Isso posto, o termo de confidencialidade pode ser feito de três formas:
Unilateral
Neste caso, uma das partes define informações que não podem ser divulgadas pela outra. Trata-se, portanto, de um acordo que visa proteger apenas um lado.
Um exemplo é a apresentação de um novo produto que será lançado para um cliente, por exemplo. A empresa redige um termo confidencialidade que deve ser assinado pelo cliente para garantir que nenhuma das informações tratadas na reunião sejam divulgadas.
Outro caso comum é a contratação de uma consultoria. Como o consultor precisa ter acesso aos dados da organização, geralmente exige-se a assinatura de um termo do tipo.
Bilateral
O acordo bilateral se dá quando as duas partes envolvidas querem manter sigilo sobre determinadas informações.
A situação mais corriqueira é durante a realização de parcerias para o desenvolvimento de um novo projeto, por exemplo. Como é de se imaginar, esse processo envolve a troca de muitas informações confidenciais.
Sendo assim, nesse caso, as duas empresas assinam o documento como forma de proteger as informações tratadas durante o trabalho conjunto.
Multilateral
Consiste no termo de confidencialidade assinado entre várias partes, protegendo todos os envolvidos, que geralmente têm graus de comprometimento diferentes. Novamente podemos usar as parcerias como exemplo de situação em que esse tipo de acordo é empregado.
Leia mais: A importância do programa de governança de privacidade e proteção dados nas empresas
Benefícios do termo de confidencialidade
Como pudemos ver, o termo de confidencialidade é uma ferramenta importante, sobretudo em um mercado altamente competitivo, no qual cada detalhe pode fazer a diferença e em que não se pode descartar condutas de má-fé.
Isso dito, vale destacar algumas vantagens do seu uso:
Transparência no relacionamento com os colaboradores
Desde a contratação, os colaboradores de uma empresa, obviamente, têm contato com todo o tipo de informação da empresa, incluindo novos produtos e projetos. Após a pandemia, também há a preocupação com o teletrabalho.
Por isso, seja na contratação ou no relacionamento com os funcionários, é costumeiro adicionar esse acordo no contrato.
Proteção de informações internas
Principalmente durante o desenvolvimento de novas soluções e ideias, é muito importante que a empresa reforce o sigilo sobre seus dados. Afinal, novos produtos e serviços são pensados como forma de obter vantagem competitiva e um diferencial para oferecer aos clientes. Se essas informações vazarem, tudo pode ir por água abaixo.
Evita danos à imagem da empresa
Manter a confidencialidade é fundamental para proteger o negócio contra os prejuízos de um possível vazamento de informações sensíveis. Se algo assim acontece, não são apenas as perdas de dados relevantes que ela terá que lidar, mas também com os danos à reputação da empresa.
Quando a organização tem esse cuidado logo de partida, passa-se uma imagem para o mercado de respeito às boas práticas de compliance e de confiabilidade.O uso da tecnologia é primordial para manter as informações da empresa seguras. As ferramentas de Risk & Compliance da Neoway entregam tudo o que você precisa para manter-se em conformidade e ter mais segurança em processos como onboarding (se clientes, funcionários e parceiros), análise reputacional e de conflito de interesses e muito mais. Conheça!
