Empreender não é uma tarefa fácil. Afinal, o mercado é um ambiente dinâmico que oferece oportunidades e riscos das mais variadas formas. É por essa razão que a utilização de instrumentos para avaliar as prioridades de um negócio se faz necessária.
É o caso da matriz de esforço e impacto, ferramenta voltada à uma melhor tomada de decisão. Com ela, é possível mensurar a urgência e necessidade de cada tarefa, diferenciando as prioritárias daquelas que não são essenciais no momento. Assim, é possível direcionar de forma mais assertiva os recursos e alcançar melhores resultados.
Se você quer saber mais sobre o funcionamento da matriz de esforço e impacto, chegou ao lugar certo. Neste artigo, descubra o que é, para o que serve e como fazer uma.
O que é matriz de esforço e impacto?
Matriz de esforço e impacto é um recurso visual que auxilia na tomada de decisões para priorização de tarefas. Ou seja, trata-se de uma ferramenta de produtividade e ganho de tempo.
Em sua forma mais básica (e também mais popular), é composta por dois eixos e quatro quadrantes, como na imagem a seguir:
Os eixos são compostos pelos itens que dão nome à matriz: esforço e impacto. O primeiro se refere ao empenho necessário para realizar uma tarefa, como tempo, recursos humanos e investimento financeiro. Já o segundo é medido com base em seu potencial de sucesso.
Perceba que tratam-se de objetos abstratos e, como tal, não são avaliados em escala numérica. A matriz de esforço e impacto é, assim, um utensílio de auxílio baseado na capacidade de ponderação humana.
No centro da matriz posicionam-se os quadrantes I, II, III e IV. Em cada um há uma ação a ser tomada:
- Quadrante I: ver e agir (alto impacto e baixo esforço)
- Quadrante II: complexos (alto impacto e alto esforço)
- Quadrante III: prioritários (baixo impacto e baixo esforço)
- Quadrante IV: descartar (baixo impacto e alto esforço).
Posteriormente, cada uma das tarefas será posicionada em um deles. O que possibilita administrar o quadro de atividades, priorizando ou relegando as ações.
Para que serve a matriz de esforço e impacto?
No ambiente corporativo, é muito comum haver discordância, mesmo entre pessoas e equipes com objetivos em comum. A matriz de esforço e impacto é uma maneira de acelerar o processo de deliberação e escolha das melhores alternativas.
Ela é útil em qualquer ocasião em que se pretende tomar uma decisão de maneira inteligente. Por essa razão, é aplicada nas mais diversas áreas corporativas.
Em setores de marketing e de vendas, por exemplo, auxilia na classificação de tarefas relacionadas às campanhas. Na área de investimentos é utilizada na avaliação de retorno. Já em gestão de risco e compliance é adotada na priorização de riscos que devem ser prevenidos.
Benefícios da matriz de esforço e impacto:
Clareza: melhora o entendimento da relação entre o esforço necessário e o seu impacto estratégico
Aceleração e melhoria na tomada de decisão: agiliza processos morosos de priorização
Alinhamento de equipes: auxilia na definição de prioridades coletivas
Auxílio na composição de planos de ações: criação de um plano de atividades bem estruturado
Gestão de fluxo de trabalho: contribui para a otimização da eficiência operacional.]
Como fazer uma matriz de esforço e impacto?
Para fazer uma matriz de esforço e impacto são necessários poucos recursos. Muitas vezes, ela é criada para acelerar a tomada de decisões momentâneas, embora também possa ser utilizada em situações complexas.
Passo 1: Desenhe a sua matriz de esforço e impacto
O primeiro passo consiste em configurar a matriz. Trata-se de um modelo simples com os eixos de esforço e impacto, como mostrado na primeira imagem deste texto. Entre eles, são posicionados os quatro quadrantes.
Por se tratar de um recurso simples, pode ser criado tanto em um pedaço de papel simples quanto em ferramentas mais dinâmicas, como Excel, Miro ou Trello.
Passo 2: Liste as tarefas que serão executadas
Na segunda etapa, é preciso listar as tarefas que são necessárias para completar um projeto. Lembre-se: a matriz de esforço e impacto tem serventia para decisões coletivas ou individuais.
Passo 3: Insira as tarefas entre os quadrantes
O terceiro estágio exige que as tarefas sejam inseridas nos quadrantes. A lógica é simples:
- tarefas que requerem baixo esforço, mas têm alto impacto, vão para o quadrante I;
- tarefas que requerem alto esforço e têm alto impacto vão para o quadrante II;
- tarefas que requerem baixo esforço e têm baixo impacto vão para o quadrante III;
- tarefas que requerem alto esforço, mas têm baixo impacto, vão para o quadrante IV.
Assim, temos:
- Quadrante I (ver e agir) – tarefas que devem ser executadas com prioridade
- Quadrante II (complexos) – tarefas complexas que exigem planejamento, mas valem a pena
- Quadrante III (prioritários) – tarefas que devem ser reconsideradas devido ao baixo impacto
- Quadrante IV: (descartar) – tarefas que devem ser descartadas.
Passo 4: Crie um plano de ações baseado em prioridades
Com essas informações em mãos, você já tem o que necessário para saber quais tarefas devem ser privilegiadas, quais requerem mais atenção e quais podem ser descartadas. Como consequência, tem-se um plano de ações mais eficaz.
Como dito ao longo do texto, a matriz de esforço e impacto também pode ser utilizada na gestão de risco. Se você quer saber mais sobre o tema, leia também este texto.
