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Gestão de Projetos: saiba como ter sucesso ao executar

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Veja o que é gestão de projetos, os tipos, sua importância, os processos, as áreas de conhecimento e como fazê-la na prática!

Uma boa gestão de projetos é fundamental para o sucesso de uma nova estratégia ou ação a ser iniciada. 

Mesmo com boas ideias e profissionais capacitados, tudo pode dar errado quando não há uma gestão bem estruturada, capaz de nortear o planejamento, execução e controle das atividades necessárias para a realização de um projeto.

Neste post, veja o que é gestão de projetos, para que serve, os diferentes tipos e processos, sua importância, áreas de conhecimento e, finalmente, como fazê-la na prática. Acompanhe! 

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O que é Gestão de Projetos: conceito

Gestão de projetos se refere à forma como os projetos são planejados, executados, monitorados e controlados por meio de técnicas, conhecimentos, habilidades e ferramentas que buscam garantir seu sucesso de forma segura, rápida e eficiente.

Dessa forma, a gestão de projetos tem como finalidade assegurar que o projeto seja concluído com êxito, de acordo com as metas, custos e os prazos estabelecidos em seu planejamento inicial.

Qual o objetivo da Gestão de Projetos?

A gestão de projetos serve para que o projeto efetivamente saia do papel, se torne realidade e seja concluído com sucesso. É, portanto, um processo que confere organização à operação.

Nesse sentido, vale destacar que bem sucedido não diz respeito apenas ao atendimento dos critérios estabelecidos durante a etapa de planejamento, mas também à satisfação do cliente com o resultado entregue. 

E é justamente essa preocupação que justifica a necessidade de haver um processo que gerencie todas as etapas do projeto, da criação à finalização e entrega.

Quais são os tipos de projetos?

Projetos culturais

Projetos cujo objetivo é viabilizar manifestações artísticas, como peças de teatro, filmes, livros, espetáculos de dança, ações envolvendo museus e galerias de arte, entre outros. 

Importante ressaltar que a realização de projetos culturais nem sempre visa gerar retorno financeiro.

Projetos de pesquisa

Voltados para pesquisadores. Nesse caso, deve-se definir o objeto de estudo, os objetivos da pesquisa e a estimativa de tempo e de recursos financeiros necessários para sua conclusão.

Aqui, é fundamental que haja um orçamento claro e bem detalhado, e que se determine um prazo limite para a entrega dos resultados. 

Esses cuidados são importantes para evitar que o projeto se estenda por longos períodos de tempo sem trazer os resultados esperados.

Projetos empresariais

Visam a criar oportunidades para estruturar um novo negócio ou trazer melhorias para uma empresa que já existe. 

Para isso, é necessário fazer uma pesquisa de mercado detalhada, definir um orçamento e uma estimativa de lucros, além de realizar todos os trâmites burocráticos que envolvem esse tipo de operação. 

Projetos sociais

Têm como objetivo promover melhorias na qualidade de vida das pessoas ou comunidades envolvidas. 

Geralmente, esses projetos se iniciam a partir de demandas da sociedade por mudanças e, por isso, é comum que as partes envolvidas se engajem em um viés solidário, sem retorno financeiro.

De maneira geral, os projetos sociais estão contidos em um programa que possui metas bem definidas. 

Até que sejam atendidas, novas ações podem ser postas em prática para que esses objetivos consigam ser alcançados o mais rapidamente possível.

Leia mais: Por que é importante ter uma estratégia de vendas bem definida?

Importância de fazer a gestão de um projeto

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Otimização do tempo

A gestão de projetos permite o melhor cumprimento dos prazos e o gerenciamento de imprevistos. 

Por meio do acompanhamento e verificação das etapas e informações do projeto, é possível prever, mitigar e até mesmo evitar atrasos e preparar alterações no prazo e no orçamento. 

Além disso, o controle do cronograma ajuda a evitar desperdícios e a otimizar a utilização de recursos.

Controle dos riscos

Outra vantagem da gestão de projetos é o maior controle sobre os riscos. Uma vez que todas as ameaças estão mapeadas, fica mais fácil identificá-las e minimizar seus impactos no projeto. 

Os riscos positivos também ficam sob controle, o que permite à equipe perceber oportunidades que podem gerar ganhos.

Maior interação com a equipe

Como as informações são compartilhadas e alinhadas entre todos os envolvidos, a gestão de projetos consegue gerar uma relação de confiança e transparência na equipe, o que resulta em mais motivação e engajamento. Para isso, é necessário estimular a comunicação e o diálogo entre todos.

Além disso, quando as atividades e responsabilidades são bem definidas no início do planejamento, é mais fácil acompanhar cada uma das tarefas, reduzir as chances de fracasso e ajudar no direcionamento de esforços.

Satisfação do cliente

Com uma boa gestão de projetos, o gestor consegue manter as atividades dentro do escopo, do prazo e dos custos previstos. 

E quando um projeto é finalizado e entregue dentro da data limite e do orçamento combinados, certamente o cliente sairá satisfeito com os resultados. 

Para que a satisfação seja plena, é necessário manter comunicação frequente com o cliente, alinhar as expectativas e comunicá-lo sobre o andamento do projeto.

Redução de custos

A gestão de projetos também envolve o gerenciamento de custos para a elaboração e monitoramento do orçamento disponível. 

Quando o gestor tem em mãos a previsão de custos, fica mais fácil acompanhar cada atividade e checar se o projeto é executado dentro do planejado. 

Esse acompanhamento permite a identificação de oportunidades que podem resultar na redução de custos.

Resultados mais precisos

O trabalho de gestão de projetos deve detalhar todas as atividades do projeto para, posteriormente, definir os processos que serão colocados em prática para garantir a qualidade final. 

Aliando esse planejamento detalhado a uma rotina de monitoramento e controle, o gestor consegue resultados melhores e mais próximos ao que foi previsto no planejamento.

Ciclos de um projeto: veja como funciona

O ciclo de vida de um projeto se refere às etapas e às atividades pelas quais ele passará entre o planejamento e a entrega. São dois tipos:

Ciclo de vida preditivo

Nesse ciclo, o escopo do projeto é detalhado desde o início, ou seja, quaisquer alterações que forem necessárias só poderão ser feitas mediante solicitação formal a um comitê gestor.

Ciclo de vida adaptativo

Como o nome sugere, nesse ciclo o projeto não possui um escopo bem definido. Pelo contrário: o escopo é detalhado conforme o projeto ganha forma e são obtidas mais informações. 

Nesse caso, são utilizados ciclos de trabalho menores, o que permite mais flexibilidade e abertura para mudanças.

Leia mais: Segmentação de clientes: a vantagem de contar com bons processos

5 processos da Gestão de Projeto

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Processos de iniciação

Utilizados para autorizar e definir um novo projeto. São definidos objetivos e necessidades, incluindo a justificativa para sua realização, além de determinar, ainda que de forma preliminar e genérica, o escopo, o cronograma, as estimativas de custos e os recursos necessários.

Processos de planejamento

Onde se planeja detalhadamente o desenvolvimento do projeto e o plano para sua execução. 

Para isso, é preciso coletar informações para refinar os objetivos, custos, responsabilidades e prazos de entrega.

Processos de execução

São processos que vão coordenar a execução do planejamento, ou seja, colocar em prática o trabalho previsto no escopo do projeto. 

É comum que surjam imprevistos e necessidades de mudanças, mas que devem ser tratados conforme o planejado pelo gerenciamento de riscos proposto.

Processos de monitoramento e controle

Servem para garantir que a execução do projeto esteja acontecendo conforme previsto. 

Para isso, sempre que necessário, é possível lançar mão de ações corretivas e de controle para assegurar o resultado esperado. Ocorre de maneira simultânea à etapa anterior.

Processos de encerramento

É a entrega de cada fase do projeto e deve assegurar que as exigências foram cumpridas. 

Também envolve uma análise dos resultados, com a avaliação dos pontos fortes e fracos, e a identificação de oportunidades de melhoria e aprendizado para projetos futuros.

10 áreas de conhecimento da Gestão de Projetos

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Gerenciamento de escopo

Envolve desde a definição de critérios-chave para o desenvolvimento até a criação da estrutura do projeto em si. 

O objetivo é garantir as atividades necessárias para que todas as entregas e objetivos sejam atendidos.

Gerenciamento de tempo

Trata da gestão de prazos e do atendimento ao cronograma estabelecido, de modo a assegurar que as entregas de cada fase sejam cumpridas como planejadas. 

Essa organização é o que vai permitir controlar o tempo, as tarefas e os recursos do projeto.

Gerenciamento de custos

Refere-se à análise do orçamento e ao controle de investimentos, fator fundamental para determinar sua viabilidade e para evitar que apareçam custos inesperados e que fujam da previsão orçamentária do projeto.

Gerenciamento de qualidade

Consiste na adequação do projeto às normas, exigências e padrões de qualidade. Esses pontos influenciam diretamente no planejamento e na execução de cada atividade, uma vez que visam a garantir que a entrega seja feita com a qualidade necessária para atender as necessidades do cliente.

Gerenciamento de recursos

Busca garantir que o gestor e sua equipe tenham os recursos que precisam, no momento que precisam, para garantir o andamento do projeto. 

Isso envolve recursos humanos, que são as pessoas envolvidas nas atividades, e também recursos materiais, que são os suprimentos, instalações e equipamentos necessários.

Gerenciamento de aquisições

Auxilia na decisão de compra e no relacionamento com os fornecedores. Para isso, define um conjunto de normas para a compra de insumos e contratação de serviços. Busca assegurar que seus custos não sejam alterados, que sejam entregues no momento acordado e na qualidade prevista.

Gerenciamento de riscos

Trata-se da gestão das incertezas do projeto. É necessário levantar todos os riscos possíveis que possam impactá-lo e propor soluções para prevenir sua ocorrência ou ao menos mitigar seus efeitos negativos.

Gerenciamento de comunicação

Tem como objetivo tornar o fluxo de informações mais eficiente entre as diferentes partes interessadas no projeto, de forma a garantir que todos recebam e compreendam os detalhes sobre todas as ações e decisões relevantes.

Gerenciamento das partes interessadas

Refere-se ao gerenciamento de stakeholders, ou seja, aqueles que afetam ou podem ser afetados pelo projeto. Busca compreender as expectativas e necessidades de cada um e desenvolver estratégias para administrar os interesses de todos.

Gerenciamento de integração

Consiste na integração de outras áreas do conhecimento ao projeto, de forma que sua gestão possa ser feita de maneira conjunta e garantir a integridade das informações em todos os planos do projeto.

Leia mais: Data driven: como a sua empresa pode atuar estrategicamente?

Como fazer a Gestão de Projetos? 5 dicas

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Adote uma metodologia de Gestão de Projetos

Em gestão de projetos, existem duas metodologias que podem ser utilizadas:

  • Metodologias clássicas: utilizar o ciclo de vida preditivo, que tem como objetivo antecipar o trabalho por meio de um planejamento detalhado das atividades. O principal ponto nesse tipo de metodologia é o escopo; é necessário conhecê-lo bem e saber qual é o objetivo final e como chegar lá.
  • Metodologias ágeis: usam o ciclo de vida adaptativo, isto é, o escopo é detalhado à medida que o projeto progride. São indicadas quando o projeto está sendo desenvolvido em um ambiente dinâmico. O ponto-chave aqui é o tempo.

Monitore os indicadores escolhidos constantemente

Números são fundamentais para a gestão de projetos. Seja qual for a metodologia escolhida para o projeto, é importante definir os indicadores certos, que vão permitir ao gestor identificar possíveis desvios e solucioná-los com rapidez. 

Alguns exemplos são o Índice de Desempenho de Prazo (IDP) e o Índice de Desempenho de Custo (IDC).

Reveja o planejamento quando necessário

O planejamento do projeto não deve ser engavetado. É necessário consultá-lo a todo instante, sobretudo para fazer comparações entre o que foi planejado e o que está sendo executado. Assim, fica mais fácil reconhecer o momento para fazer mudanças.

Invista em profissionais qualificados para o projeto

Para o sucesso do projeto, a equipe deve ser formada por profissionais qualificados. E isso não significa contratar novos colaboradores. 

Pelo contrário: uma saída é investir na capacitação dos atuais integrantes por meio de palestras, cursos, treinamentos, entre outros.

Invista em um software de Gestão de Projetos

A tecnologia é uma das principais aliadas para a gestão de projetos. Felizmente, existem no mercado diversas opções de softwares que auxiliam na gestão de informações, centralizando-as e integrando-as em um ambiente único e disponível para toda a equipe.

Como a Neoway pode ajudar você na Gestão dos seus Projetos?

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Baseada em Big Data e Inteligência Artificial, nossa plataforma possibilita análises rápidas e intuitivas para negócios de diversos portes e segmentos. 

Nosso objetivo é disponibilizar informações atuais e estratégicas que ajudem os gestores da organização a tomar melhores decisões.

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Conclusão

Uma boa gestão de projetos vai além de bons profissionais e objetivos bem estabelecidos. É preciso atenção e cuidado na escolha de metodologias, ferramentas e recursos (humanos, financeiros e materiais) usados para colocar o projeto em andamento. 

Devemos somar a isso a necessidade de avaliação dos resultados de cada fase do projeto, o que permite mais integração e potencialização dos esforços da equipe.

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