A utilização de software para gestão de processos judiciais é uma realidade que veio para ficar. O processo de digitalização cada vez mais avançado nas cortes brasileiras torna as informações mais acessíveis, mas o volume de dados traz desafios de coleta e análise.
Segundo o relatório Justiça em Números 2019, elaborado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Poder Judiciário finalizou o ano de 2018 com 78,7 milhões de processos em tramitação aguardando alguma solução definitiva.
Não há dúvidas que, quando disponibilizados digitalmente, os processos custam menos para o poder público e podem ser gerenciados com muito mais eficiência.
Anos atrás, o STJ precisava manter um departamento de marcenaria para fabricar prateleiras e consertar as portas danificadas pelos carrinhos usados no transporte dos processos.
Hoje, os documentos disponíveis no ambiente virtual podem ser facilmente consultados a qualquer hora e de qualquer lugar e por várias pessoas ao mesmo tempo, sempre que necessário. Por isso, a Justiça brasileira passa por um processo de digitalização.
Os tribunais de Justiça de Tocantins e Mato Grosso, por exemplo, não aceitam processos em papel desde 2012, e Alagoas, desde 2014. Em 2015, o TJ-SP conquistou o título de primeira primeira Corte estadual de grande porte 100% digital.
Mas, o fato de estarem disponíveis não tornam os processos mais acessíveis, principalmente quando falamos no gerenciamento de grandes massas processuais. É nesse ponto que os softwares de gestão podem ajudar.
Neste artigo, iremos explicar o que é um software para gestão de processos judiciais, quais são os benefícios oferecidos por ferramentas desse tipo e como escolher a melhor opção para a sua empresa ou escritório de advocacia.
O que é um software jurídico?
O software jurídico é uma solução tecnológica desenvolvida para automatizar ou tornar mais dinâmicas as tarefas jurídicas e de gestão.
Para conseguir fazer a análise massiva dos processos, gerar dados estatísticos, métricas processuais e medir o desempenho de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, por exemplo, muitas empresas já adotaram soluções de Jurimetria.
Mas o software jurídico não se limita à aplicação da Jurimetria. Ferramentas desse tipo podem ser implementadas para melhorar a gestão financeira dos escritórios de advocacia, controlar prazos e livrar os profissionais do Direito de atividades operacionais.
Um dos principais desafios tanto de departamentos jurídicos quanto de escritórios é fazer o controle e a análise dos processos judiciais, principalmente por causa do volume de informações que precisam ser gerenciadas e da dificuldade para coletá-las.
A boa notícia é que já existem no mercado soluções capazes de tornar essa atividade mais fácil e intuitiva.
Como fazer controle de processos judiciais?
Apesar de muitos tribunais já disponibilizarem os dados online, essas instituições usam sistemas diversos que muitas vezes não se conversam. Isso torna a pesquisa por documentos e jurisprudência um desafio diário para os advogados.
Coletar os dados sobre cada processo é desafiador, mas não basta. Também é necessário centralizar o que foi encontrado, categorizar de acordo com as variáveis importantes para dar andamento aos procedimentos legais e acompanhar os desdobramentos de cada um.
Controlar e gerenciar os processos judiciais são atividades muito operacionais e que demandam tempo para o cumprimento dos prazos. Como consequência, os advogados acabam deixando a estratégia de lado ou se dedicando menos a ela.
Muitos escritórios e equipes jurídicas adotam planilhas para organizar os fluxos e demandas, porém, essas ferramentas são limitadas e não atendem grandes massas processuais.
Esse cenário torna imprescindível o uso de tecnologias que ajudem a automatizar e dar vazão a todas essas atividades. As soluções ainda contam com recursos adicionais, como a Inteligência Artificial, que geram atalhos para a tomada de decisões.
Quais são os benefícios em usar um software para gestão de processos judiciais?
À medida que o escritório de advocacia ganha novos clientes ou a área jurídica precisa lidar com processos em maior volume, torna-se necessário pensar em soluções que deem produtividade para a equipe e ajudem a fazer mais com menos.
Os softwares para gestão de processos judiciais oferecem esses e outros benefícios.
Produtividade
Essa pode ser considerada a palavra da moda, mas ninguém pode negar a importância de realizar mais tarefas em menos tempo. O ser humano tem seus limites intelectuais e as máquinas podem ajudar a ultrapassá-los.
Nesse sentido, a tecnologia automatiza processos, encontra correlações que ajudam a gerar insights e reduz o tempo necessário para tomar decisões.
Diminuição de gastos
Ao ganhar produtividade, as empresas também diminuem os gastos com atividades operacionais e podem deixar os analistas e advogados focados em questões estratégicas que, de fato, trazem maior retorno financeiro à companhia.
Em alguns casos, as ferramentas para gestão permitem estimar o tempo de duração dos processos e até mesmo o valor médio a ser pago em caso de perda, o que ajuda no planejamento de acordos e andamentos.
Governança
A adoção de uma ferramenta para fazer o controle dos processos também facilita a criação de padrões que devem ser seguidos por toda a empresa. Isso traz maior transparência e permite que o conhecimento não fique restrito a determinadas pessoas.
Ao implementar processos claros e bem definidos, a companhia passa a ter muito mais facilidade para escalar suas operações e adaptar novos integrantes da equipe com uma curva de aprendizagem muito menor.
Prevenção à fraude
Os softwares de gestão proporcionam uma visão geral dos processos e permitem aplicar filtros que ajudam a analisar o andamento e as características de cada um.
Com isso, é possível encontrar indícios de demandas fraudulentas, como desistências e ajuizamentos em massa, falsidades e ajuizamento de processos com partes falecidas.
Software para gestão de processos judiciais: como escolher o melhor
Antes de tomar uma decisão, é necessário avaliar muito bem o que está disponível no mercado e aquilo o que sua empresa precisa. Confira abaixo alguns fatores essenciais para verificar ao escolher um software de gestão de processos.
Entenda as suas necessidades
A primeira coisa que você deve se perguntar é quais são as principais dores da sua empresa. Você precisa coletar dados com maior agilidade? Ou hoje o seu principal desafio é gerar novos leads para o seu escritório de advocacia?
Pode ser que você precise incrementar suas due diligences com dados sobre processos ou que queira comparar o desempenho da sua área jurídica ou do escritório terceirizado com o de outras empresas do mesmo setor.
Existem diversos softwares no mercado e cada um oferece funcionalidades criadas para cumprir objetivos diferentes. Entenda o que a sua empresa precisa e depois procure no mercado uma ferramenta que atenda a essas necessidades.
Escolha um software intuitivo
Muitos profissionais têm medo de mudanças, principalmente quando envolvem tecnologia. Além de acreditarem que a digitalização exige conhecimentos complexos, também há o medo de serem substituídos pelas máquinas.
Para que a ferramenta ganhe aderência entre os profissionais da sua empresa e, dessa forma, você consiga ver os resultados, é essencial que ela ofereça uma interface amigável e que seja fácil de utilizar.
Assim, a equipe conseguirá aprender a utilizar o software em menos tempo, e perceberá rapidamente os benefícios trazidos para o dia a dia da área.
Busque atendimento diferenciado
Outra forma de dar mais segurança aos colaboradores que precisarão utilizar a plataforma é garantir que haverá apoio total para ensiná-los e acompanhá-los durante todo o projeto.
Isso pode ser oferecido por meio da disponibilização de um time de Suporte qualificado e/ou um profissional de Customer Success engajado no dia a dia da equipe.
Com isso, seus funcionários irão demorar muito menos para aprender as novas tarefas e se sentirão seguros sabendo que têm com quem contar para responder eventuais dúvidas e resolver qualquer problema operacional.
Pesquise a empresa desenvolvedora
Decisões complexas exigem uma pesquisa de mercado para entender não só o software que você deseja contratar, como também a empresa que o desenvolveu. Comece olhando as rede sociais da companhia para entender o que as pessoas estão falando sobre ela.
Pesquise relatos de clientes da empresa para saber como foram as experiências deles e avalie os cases de sucesso compartilhados pela companhia para ter ideia de como suas soluções funcionam na prática.
Legal Analysis: soluções para a gestão de processos judiciais
A partir das necessidades que encontramos no mercado e até mesmo em nossos clientes, percebemos que a nossa plataforma de Big Data Analytics poderia ser adaptadas às necessidades do mercado jurídico e, assim, surgiu o pilar de atuação Legal Analysis.
Atualmente, esse pilar conta com duas soluções que foram desenvolvidas para atender a desafios complexos da área jurídica e dos profissionais do Direito:
Neoway Lawsuits
O Neoway Lawsuits foi desenvolvido especialmente para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que não possuem muitos processos para gerenciar, mas precisam consolidar as informações processuais de maneira mais prática e intuitiva.
A partir da Plataforma Neoway ou de uma API, o cliente pode acessar a maior base de processos judiciais e extrajudiciais do país, com mais de 345 milhões de processos. Na Plataforma, os dados são apresentados em gráficos que ajudam a visualizar correlações.
Para evitar homônimos e, assim, dar mais segurança às análises, as pesquisas podem ser feitas por CPF ou CNPJ.
Com essas informações consolidadas, escritórios de advocacia podem, por exemplo, pesquisar pelos tipos de processo nos quais são especializados, encontrar clientes e leads que possam precisar de assistência jurídica.
Empresas e escritórios podem verificar se companhias negociadas para fusões e aquisições possuem algum tipo de processo judicial e/ou passivos (dívidas) que possam impactar no andamento das negociações ou mesmo na decisão a ser tomada.
Também é possível utilizar esses dados na área de compliance para desenvolver processos de diligência (Know Your Customer, Know Your Supplier, Know Your Employee) e monitoramento de riscos.
Já as empresas de crédito podem agregar dados de processos às informações de negócios e pessoas e, assim, gerar mais insumos para a análise, recuperação de crédito e cobrança de dívidas.
Em suma, o Neoway Lawsuits permite melhorar os processos de diligência, fazer gestão de riscos, criar indicadores e scores sobre processos, fazer análises sobre varas e tribunais e cruzar os dados com informações de ativos e endereços
Neoway Legal
A partir dos nossos modelos avançados de Processamento de Linguagem Natural (PLN) adaptados com os mais avançados dicionários jurídicos, transformamos petições e decisões judiciais em informações concretas para gerenciar grandes carteiras de processos.
Nos Autos, entre petições, procurações, decisões, documentos que instruem o processo e outros, há uma gama infinita de análises de dados úteis para aumentar a precisão da sua jurimetria, descobrir fraudes processuais e fazer benchmarking com seu setor de atuação.
Como exemplo, a partir da análise de documentos processuais em massa, o Neoway Legal identifica as principais causas-raiz das ações e oferece uma definição mais estrita e com mais detalhes do campo “Assunto”, que geralmente é preenchido de forma genérica.
Também compara a massa de petições iniciais e indica quais delas têm uma alta taxa de similaridade e são utilizadas em causas diferentes. Com isso, auxilia na identificação de demandas repetidas e evita retrabalho do Departamento Jurídico.
O Neoway Legal extrai os valores de condenação das sentenças e gera uma classificação ainda mais avançada de probabilidades de perdas e ganhos. Consegue identificar, no texto da petição, quais Leis e Jurisprudências foram utilizadas, o que facilita a produção de peças de contestação.
Além disso, a ferramenta revisa os valores do contingenciamento atribuídos a cada processo e compara com os valores concebidos pela Inteligência Artificial a partir de milhões de outros processos semelhantes.
Encontra “entidades textuais” que auxiliam na identificação de elementos importantes para a análise de massa, como o número de protocolo de atendimento, números de reclamação no PROCON, OAB utilizada na Assinatura, nomes constantes na procuração, códigos de barra de comprovantes de residência e outros.
Conclusão
Apesar de ser uma área conservadora, o Direito vem passando por diversas modernizações e os profissionais da área precisam encontrar maneiras de se adaptarem e aderirem às novas tecnologias.
A gestão de processos judiciais é um exemplo de tarefa complexa que vem sendo facilitada por ferramentas que unem Big Data, Inteligência Artificial e Jurimetria, por exemplo, e dão mais produtividade ao dia a dia dos advogados.
Agora que você já sabe as vantagens de contar com um software para gerenciar processos e como escolher a melhor opção para as necessidades da sua empresa, é hora de colocar essas dicas em prática e usar todos os benefícios da tecnologia a seu favor!
