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Veja 11 estratégias de compliance para compras e contratos

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Conheça 11 estratégias de compliance para compras e contratos e veja como a Neoway pode ajudar a sua empresa!

Manter uma estratégia de compliance para compras e contratos é fundamental para empresas que buscam transparência e ética na relação com fornecedores e parceiros comerciais.

Responsável por reduzir custos, mas também trazer resultados, o setor de suprimentos requer uma gestão de riscos eficiente: isso quer dizer estar atento e manter processos de diligência e monitoramento constantes em todos esses prestadores de serviço.

Neste post, saiba como o compliance se aplica a compras e contratos, qual a importância de estar em conformidade com leis, normas e boas práticas de mercado, quais estratégias podem ser adotadas e como a Neoway pode ajudar a sua empresa com a inteligência de dados.

O que é compliance em compras e contratos?

O que é compliance em compras e contratos?

O departamento de compras é o elo entre a empresa e os fornecedores, servindo como base para toda a cadeia de suprimentos.

Quando falamos em compliance, nesse caso, nos referimos ao cumprimento das regras de forma a integrar o controle de processos a outras medidas de segurança.

Nesse sentido, é de suma importância que as estratégias de gestão de compras e contratos seja feita com base em processos e critérios que determinem a relação com fornecedores e parceiros.

Desse modo, na relação dessas áreas com o compliance, alguns pontos merecem atenção.

Entre eles:

  • Criar parcerias que sejam benéficas para ambas as partes e fomentem uma relação saudável e ética;
  • Estabelecer métodos para dar mais segurança e transparência às negociações e para criar contratos embasados em códigos de ética;
  • Estipular ações que impeçam atos irregulares;
  • Garantir a satisfação dos stakeholders;
  • Investigar denúncias e tomar as medidas necessárias para a correção dos atos denunciados;
  • Monitorar contratos para garantir seu cumprimento e reduzir riscos de práticas ilícitas e fraudes.

Leia mais: Governança corporativa e compliance: diferenças e desafios

Qual a importância do compliance na gestão de compras?

Qual a importância do compliance na gestão de compras?

O setor de compras de uma empresa é uma área especialmente crítica, uma vez que lida diretamente com relações comerciais das mais diversas, como contratações, processos seletivos e outras negociações.

Além disso, é um campo que está submetido a uma série de leis e normas. Tudo isso em um dos centros nevrálgicos de qualquer organização: o setor financeiro.

Sendo assim, buscar formas para evitar fraudes e combater práticas ilícitas é essencial para que a empresa possa garantir relações transparentes e éticas com seus fornecedores.

E claro, também se manter em conformidade com a legislação e com as normas internas da própria companhia.

Para isso, a ferramenta mais adequada é o compliance. Ao adotar estratégias de compliance para compras e contratos, a empresa garante um maior controle sobre todas as etapas da cadeia de suprimentos.

Com processos bem definidos, é possível certificar-se do cumprimento do código de ética e identificar possíveis irregularidades.

Contar com regras e métodos de compliance para a gestão de compras possibilita à empresa uma série de benefícios, tais como:

  • Criar ações para prevenir, detectar e corrigir irregularidades, como falhas e fraudes;
  • Definir critérios claros para processos de seleção de fornecedores;
  • Estabelecer negociações baseadas na ética e na Lei;
  • Firmar parcerias mais transparentes;
  • Identificar riscos e incertezas, reduzindo, assim, impactos negativos;
  • Prevenir perdas e prejuízos, sejam eles de natureza financeira ou jurídica;
  • Proteger os ativos da empresa.

É importante ainda destacar alguns pontos específicos a contratos e contratações.

A própria Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, conhecida como Lei Anticorrupção, entende que, no que se refere a contratos, existem margens para a falta de ética e para a ocorrência de atos indevidos que podem corromper a relação entre a empresa e seus fornecedores.

Sendo assim, quando nos referimos à elaboração e ao cumprimento de contratos comerciais, é primordial que eles sejam regidos por um programa de compliance robusto. Assim, é possível estabelecer e impor os princípios éticos da companhia, e garantir o cumprimento das normas internas e externas.

Assim como acontece na gestão de compras, uma gestão de contratos ética e transparente também permite à empresa colher muitos benefícios, entre eles:

  • Acompanhar prazos, valores e quantidades de suprimentos negociados;
  • Contar com políticas mais claras para contratação de fornecedores e colaboradores;
  • Estabelecer políticas de segurança da informação;
  • Estipular critérios idôneos para a seleção de fornecedores;
  • Garantir o cumprimeiro dos acordos;
  • Garantir que todos os atores envolvidos no processo estejam em conformidade com as políticas e diretrizes da empresa;
  • Manter histórico de todas as negociações e acordos fechados com fornecedores;
  • Oferecer documentação detalhada de todas as etapas do contrato, da sua elaboração ao seu encerramento.

11 estratégias de compliance para compras e contratos

11 estratégias de compliance para compras e contratos

A criação de estratégias de compliance para compras e contratos vai depender da realidade de cada empresa: seus objetivos, suas necessidades e seu modelo de negócio.

No entanto, há algumas práticas comuns à maioria das organizações e que podem ser implementadas o quanto antes. São elas:

1. Atender às mudanças na legislação

Um ponto muito importante na hora de elaborar estratégias de compliance para compras e contratos são as frequentes alterações na legislação brasileira.

Como sabemos, o compliance diz respeito ao cumprimento de normas internas e externas, o que torna essencial para a empresa manter-se atualizada e em conformidade com novas regulamentações.

Caso contrário, isso poderá afetar seus processos e a prestação de contas sobre seus resultados.

Nesse caso, o objetivo principal é responder às mudanças em tempo hábil, adequar-se aos prazos estipulados e, assim, evitar possíveis punições – seja para os gestores ou para a própria organização.

No setor de compras é especialmente importante estar atento a eventuais alterações nos campos tributário, contábil, fiscal e financeiro.

2. Automatizar processos

O intenso fluxo de documentos gera um exaustivo trabalho para assegurar o controle e o cumprimento de todas as condições, cláusulas e termos contratuais, o que exige muito dos gestores.

Como consequência da falta de controle, há mais espaço para conflitos de interesse e para a imposição de fornecedores.

No entanto, os avanços tecnológicos permitem às organizações adotar sistemas automatizados. Com isso, é possível eliminar o trabalho manual e repetitivo em pontos estratégicos.

Ao proporcionar maior controle e acompanhamento dos processos, a automatização colabora, ainda, para a redução de erros humanos, mitigação dos riscos e diminuição da ocorrência de fraudes.

Com isso, o controle dos processos se torna muito mais eficiente e facilita o trabalho do gestor da área.

3. Criar canais de denúncias anônimas

A criação e divulgação de canais para o recebimento de denúncias anônimas é outra medida importante dentre as estratégias de compliance para compras e contratos.

Seja por telefone, por meio do site da empresa ou até mesmo pelos correios, é fundamental que todos os públicos interessados saibam que podem, mediante análise e investigação, realizar denúncias de comportamentos que considerem inadequados.

4. Formalizar código de ética e conduta

Esse é uma das mais fundamentais estratégias de compliance para compras e contratos.

Isso porque, é com esse código que todos os agentes da cadeia produtiva terão acesso às informações que necessitam para uma tomada de decisões mais acertada e evitar situações potencialmente danosas.

Leia mais: O social compliance na cadeia da moda

Como exemplo podemos citar a inibição de subornos para o favorecimento de um determinado fornecedor durante um processo de seleção conduzido pela empresa.

5. Homologar fornecedores

O controle de fornecedores é outro ponto crucial para garantir a conformidade no setor de compras e contratos.

Para isso, é necessário criar um sistema que seja capaz de nortear os processos de seleção de contratação desses fornecedores.

Isso passa pela definição de normas e políticas internas que guiem as contratações, alinhem os processos e padronizem o relacionamento da empresa com os fornecedores.

Além disso, a empresa que conta com métodos e critérios para homologar seus fornecedores assegura que as relações ocorram em conformidade com a Lei, e garante que foram firmadas parcerias que atendam aos requisitos estabelecidos pela própria organização.

6. Implantar e-sourcing

A estratégia de e-sourcing auxilia os profissionais do setor de compras a tomar decisões mais acertadas no que diz respeito aos custos e à qualidade. Toda a busca e negociação com fornecedores é feita por meio de plataformas online de SRM (Supplier Relationship Management).

Com isso, as empresas têm a certeza de adotar as melhores práticas de negociação, os compradores têm à sua disposição mais opções e os fornecedores contam com mais informações sobre o serviço que está sendo realizado.

7. Manter acompanhamento constante

Em uma política de compliance, os gestores desempenham papel fundamental ao se certificar de que todos os atores envolvidos em compras estejam agindo em conformidade com o que lhes é exigido e em convergência com o código de conduta da empresa.

Assim, é importante que os gestores criem ferramentas para monitorar as ações de seus subordinados, buscando detectar sinais de fraude e eventuais mudanças comportamentais.

8. Monitorar as transações

O monitoramento de cada transação realizada permite às empresas identificar padrões na cadeia e acompanhar o cumprimento do contrato.

Com isso, quaisquer irregularidades ou anomalias que apareçam nos processos ativam alertas e, se for o caso, pode-se iniciar uma investigação.

9. Promover job rotation

A rotação constante dos profissionais que atuam na área de compras pode ajudar a evitar que surjam relações pouco éticas entre compradores e fornecedores.

Essa estratégia tem como base o fato de que muitas dessas relações escusas são construídas devido ao longo relacionamento e excesso de convivência entre as partes envolvidas.

10. Realizar auditorias internas

A realização de auditorias internas visa à identificação de gargalos, inconsistências e problemas que possam resultar em prejuízos para a empresa.

Além disso, elas facilitam o reconhecimento de falhas, o que possibilita o desenvolvimento de estratégias para coibir ações indevidas e ajuda a corrigir problemas mais rapidamente.

11. Contratar uma ferramenta de gestão de compliance

A cada dia, cresce o volume de dados disponíveis sobre pessoas e empresas. A isso devemos somar a rapidez cada vez maior com que se exige que as decisões sejam tomadas no mundo corporativo.

Quando combinados, esses fatores abrem portas para riscos e situações irregulares, além de tornarem a operação da empresa muito mais complexa. Felizmente, a tecnologia garante um bom suporte para esses desafios.

Hoje, é possível contar com soluções que aliam tecnologias como Big Data Analytics e machine learning, e permitem às empresas o desenvolvimento de processos mais ágeis e a realização de análises preditivas mais precisas para auxiliar no processo de tomada de decisão.

Essas soluções tornam mais fácil às empresas ficarem em conformidade com a legislação e com as regulamentações as quais estão submetidas, além de proteger as operações por meio de uma rotina de controle e mitigação de danos que ajuda a reduzir sua vulnerabilidade.

E, como vimos, esses são pontos fundamentais para o desenvolvimento de estratégias de compliance para compras e contratos que consigam nortear processos mais transparentes e éticos na relação entre a organização e seus fornecedores e parceiros.

Soluções de análise e monitoramento para decisões de compliance

Soluções de análise e monitoramento para decisões de compliance

Reduzir riscos e prevenir perdas é sinônimo de economizar tempo e recursos. Por isso, a Neoway conta com uma plataforma completa para otimizar as estratégias de compliance para compras e contratos.

Por meio de Big Data Analytics e Inteligência Artificial, a Plataformas Neoway permite que a organização identifique operações suspeitas, riscos legais e reputacionais; tudo isso em uma ferramenta digital integrada e intuitiva.

A solução Neoway Compliance, por exemplo, reúne em um único local todas as informações necessárias para fazer a diligência prévia de públicos de interesse.

Dessa forma, a empresa se resguarda de fazer negócios com pessoas, parceiros e/ou fornecedores envolvidos em atividades ilícitas ou que até os que são expostos politicamente.

A Plataforma Neoway permite:

  • Conhecer em detalhes os potenciais fornecedores, clientes e distribuidores antes de fechar um negócio ou uma parceria;
  • Utilizar combinação de termos e pessoas/empresas durante uma busca web para identificar registros de mídia negativa e suportar análises reputacionais;
  • Identificar estruturas societárias, grupos econômicos e outros tipos de relações, além de analisar proximidade com listas de risco.

Já o Neoway Watcher realiza um monitoramento contínuo e automático sobre empresas e seus sócios, de acordo com as regras e variáveis definidas na sua política de compliance.

Como o Watcher funciona:

  1. Defina as variáveis de comportamento que deseja monitorar e os níveis de criticidade de cada uma delas;
  2. Escolha quem vai receber os relatórios – eles podem ser enviados por e-mail ou pela própria plataforma;
  3. Estipule uma lista de empresas e sócios que devem ser monitorados;
  4. Receba alertas instantâneos sempre que houver mudanças ou divergências.

Entre as variáveis que podem ser monitoradas estão a situação fiscal e alterações cadastrais na Receita Federal, a inclusão de processos judiciais, mudanças no quadro de funcionários, menções em listas restritivas, participação em infrações administrativas e envolvimento em irregularidades ambientais ou trabalho escravo.

Já em relação a Pessoas Físicas, atuação política, antecedentes criminais e menções em listas internacionais e participação (mesmo que passiva) em processos judiciais estão sob monitoramento.

Funcionalidades do Neoway Watcher:

  • Alertas na plataforma, permitindo aos interessados receber avisos sempre que a plataforma identificar ações suspeitas ou fora do comum;
  • Histórico de dossiês que pode ser acessado sempre que a empresa precisar justificar decisões e ações estratégicas;
  • Monitoramento contínuo de informações sobre empresas e sócios para garantir a segurança nos negócios;
  • Padronização da política de compliance, mantendo os critérios de análise consistentes por toda a organização.

Portanto, as soluções da Neoway permitem que as empresas entendam em menos tempo toda a teia de relações dos seus stakeholders.

A análise e o monitoramento são feitos de ponta a ponta, o que permite a identificação de possíveis fraudes e ajuda a mitigar riscos corporativos.

Leia mais: Gestão de riscos de ponta a ponta com inteligência de dados e automação

Conclusão

Definir estratégias de compliance para compras e contratos não pode ser uma medida isolada, e, sim, de uma transformação da empresa por uma política que permeie toda a organização.

Quando bem implantado, o compliance aplicado à gestão desses setores permite a construção de relações mais transparentes e pautadas pela ética com os fornecedores.

Além disso, manter-se em conformidade com todas as leis, normas e boas práticas do mercado traz muito mais segurança jurídica, financeira e institucional para as empresas.

Como vimos, no contexto atual de uma infinidade de dados, a tecnologia se mostra fundamental para permitir que as empresas tenham a capacidade de analisá-los e aproveitá-los para tomar decisões mais acertadas.

É com base nessa verificação sólida e segura que as organizações podem promover processos mais idôneos, que permitam a mitigação de riscos e da ocorrência de fraudes, com predição e inteligência.

Quer saber mais sobre essas soluções? Fale com nossos especialistas agora a mesmo e veja como a Neoway pode ajudar a sua empresa!