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Claro: implantação de programa de compliance, gestão e redução de riscos em uma das gigantes do setor de telecom

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Tema cada vez mais latente no mundo corporativo, a prática de compliance vem se mostrando não apenas necessária, mas, também, um diferencial para análises e resultados das empresas. Atualmente, seja para estar em conformidade com leis, normas e regulamentações, mitigar riscos ou para expandir negócios, o compliance precisa estar enraizado na cultura e nas diretrizes das corporações.

Entre os processos que podem ser impactados positivamente com a adesão de técnicas de compliance está a relação com terceiros. Antes de firmar qualquer tipo de negócio – seja com fornecedores, parceiros e até mesmo clientes -, a análise de riscos deve ser observada com atenção. Afinal, diminuir ou eliminar qualquer tipo de ameaça ao projeto é fundamental para otimizar tempo e garantir maior precisão nas tomadas de decisão.

Essa foi uma das razões que fez a equipe da Claro buscar as soluções de Risk & Compliance da Neoway. Resultado da fusão de 3 grandes empresas nacionais (Claro + Net + Embratel), essa gigante do setor de telecom conta com 40 mil  colaboradores diretos em seu quadro, outros 75 mil terceirizados e 55 mil  fornecedores cadastrados na sua base. Ao mesmo tempo em que esses números refletem representatividade e relevância no mercado, também geram  preocupações e situações de riscos. 

Cenário 

Nesse contexto e para superar os desafios envolvidos em uma relação com terceiros, a empresa de telecom desenvolveu o programa “Integridade? Claro” como forma de solucionar alguns problemas recorrentes. O principal objetivo era implantar um sistema de compliance, visando a gestão, análise e redução de riscos. Com o programa, fica mais fácil conhecer e prever cenários para, com base neles, definir as melhores estratégias a serem adotadas.

Um dos principais desafios que os profissionais de compliance enfrentavam era a necessidade de lidar com uma base tão grande de dados, o que impossibilitava análises manuais não estratificadas. De acordo com Adriano Aguiar, gerente de governança e compliance da Claro, era preciso ter uma visão completa e clara de diferentes situações  e dos riscos que elas representavam. Entender, por exemplo, quais fornecedores eram mais críticos e poderiam eventualmente causar uma situação negativa para a Claro. 

Outra dor enfrentada pela telecom era conseguir estabelecer prioridades e processos ágeis de resposta. A companhia não utilizava nenhuma tecnologia ou ferramenta para realizar consultas de CPFs ou CNPJs de forma rápida e eficiente e os processos de diligência não estavam estruturados. Além disso, tinha que lidar com a questão de retroalimentação de dados e análises para definir ações corretivas e preventivas, para, assim, evitar situações de risco com fornecedores, clientes e/ou parceiros.

Como consequência, a empresa precisava atuar diante de um cenário caracterizado por uma falta de visão macro, em que  existiam muitos dados e pouca informação concreta, o que impossibilitava a geração de insights. Ou seja, as ações de compliance eram segmentadas sem um racional por trás. Cada área fazia uma parte do processo que nem sempre estava conectada com as outras. Com isso, os resultados eram pouco conclusivos. Vale destacar que a Claro utilizava mais de 30 fontes de consulta e que as informações nem sempre eram de qualidade e/ou atualizadas com frequência. 

O que foi feito com a Neoway?

A partir da contratação da Plataforma Neoway, o compliance da Claro reestruturou processos e realizou algumas melhorias em sua estrutura. A primeira delas foi a implantação de análise cadastral no momento de entrada de fornecedores – tanto de pessoas físicas quanto jurídicas -, o que possibilitou entender se determinada empresa ou indivíduo estava apto a realizar aquela prestação de serviço solicitada.

Também foi instaurada a prática de monitoramentos críticos realizada por uma área específica dentro da empresa para  analisar certos fornecedores, como empreiteiras (fazem instalação de equipamentos em clientes) e call centers (atendimento e vendas). Ambos representam um risco grande para a Claro, já que envolvem uma grande demanda de mão de obra e um custo alto de funcionamento.

Outra melhoria está relacionada ao cruzamento de governança e compliance. Foram implementados pelo menos 30 tipos de cruzamentos, que permitem à companhia ter uma visão clara de casos de conflito de interesse e risco. Todas essas práticas, que foram desenvolvidas a partir de soluções de Risk & Compliance da Neoway, contribuem para que a Claro seja uma empresa ainda mais confiável e transparente para o mercado e para os próprios colaboradores. 

Resultados do projeto

Quantitativos

  • Diligência dos fornecedores de forma rápida e automatizada – base com 55 mil  cadastros
  • Identificação de 857 empresas inativas e/ou suspensas na base da Claro (representa uma melhoria no sistema de cadastros)
  • Identificação de 25 sócios de empresas fornecedoras com mandado de prisão
  • Identificação de 23 empresas fornecedoras em nome de colaboradores (também requer análises mais detalhadas)
  • Identificação de 279 colaboradores cadastrados no programa Bolsa Família (existem situações de “transição”, mas precisam ser mapeadas e investigadas)
  • Identificação de 146 colaboradores que fizeram doações a partidos políticos (é necessário avaliar caso a caso)
  • Identificação de 29 colaboradores que são PEP secundários (parentes de PEP’s primários) – não é sinônimo de risco, mas requer um estudo mais profundo da situação
  • Identificação de 77 colaboradores que são servidores públicos (é preciso conferir se a carga horária do cargo público é compatível com a função na Claro) 

Qualitativos

  • Redução de 46% dos documentos solicitados no momento de cadastro de fornecedores pela pela área de “Cadastros e Monitoramento. Queda de 53% no tempo de análise documental e de 44% no tempo de homologação de novos fornecedores
  • Redução de 70% do tempo de análise e evolução societária de fornecedores considerados críticos de acordo com a política da Claro (casos, por exemplo, de mudanças no CNAE da empresa a partir da entrada de um novo sócio)
  • Aumento de 30% do número de fornecedores analisados e monitorados e de redução de  25% referente a possíveis perdas financeiras.
  • Mapeamento de 100% dos fornecedores e colaboradores cadastrados em sua base e das suas relações de parentesco (colaborador que tem parentes fornecedores, por exemplo). Não é algo proibido, mas precisa ser analisado com cuidado para verificar se há conflito de interesse.

Na prática, a parceria representou para a Claro a implementação de um sistema de compliance com automatização de processos de diligência e incremento  da produtividade e eficiência para diferentes áreas. Sem contar, é claro, no aumento da segurança e da transparência da empresa, que precisa enfrentar um mercado ainda com muitos riscos, problemas de segurança e fraudes.

Colunista
Neoway
A Neoway é a maior empresa da América Latina de Big Data e Inteligência Artificial para negócios. Desde 2002, desenvolvemos soluções que dão produtividade e precisão para marketing, vendas, compliance, jurídico, crédito e fraude em setores como finanças, tecnologia, seguros, bens de consumo e saúde. Nossos redatores escrevem sobre tecnologia, negócios e suas intersecções.
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