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Os impactos da circular Bacen n. 3978 no mercado financeiro

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Instituições financeiras devem se adaptar aos desafios e oportunidades gerados pela nova circular Bacen n. 3978. Saiba mais detalhes neste artigo!

Em janeiro de 2020, foi publicada uma nova circular BACEN: a 3978. Por meio dela, o Banco Central do Brasil (BACEN) atualizou uma série de pontos sobre políticas, procedimentos e controles que as instituições financeiras precisam executar, principalmente para Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento ao Terrorismo (PLD/FT).

Esse é um tema latente no mercado, uma vez que esses mecanismos de defesa estão sendo profissionalizados e aprimorados com ferramentas de inteligência de dados. Neste artigo, abordaremos os desafios e as oportunidades trazidas pela nova circular BACEN.

Os principais pontos da nova circular BACEN

1. Âmbito de aplicação

Todas as instituições financeiras autorizadas a funcionar pelo BACEN devem seguir a nova circular e definir áreas específicas para atuar em PLD/FT. A construção dessas estruturas gera uma movimentação de mercado, pois a circular é clara quando diz que não se pode terceirizar essas funções.

2. Política

A instituição deve ter diretrizes claras para a implementação e a atualização de sua política de PLD/FT. Especificar os procedimentos e responsabilidades de cada área, realizar avaliações internas de risco e cuidar da cultura organizacional são fatores essenciais e devem ser aprovados pelo Conselho de Administração da empresa ou, se ele não existir, por uma diretoria da instituição que seja responsável por esses itens.

3. Governança

Neste quesito, é essencial manter em vigência uma estrutura que assegure o cumprimento da política, sem deixar de formalizar quem é o diretor legalmente responsável pelo cumprimento das obrigações.

4. Avaliação interna de risco

Identificar e mensurar o risco da organização, de acordo com todos os seus produtos e serviços de PLD/FT. A identificação precoce de perfis de risco (clientes, instituição, operações, transações, produtos e serviços, atuação geográfica) ajuda a quantificar o impacto (financeiro, jurídico, reputacional e socioambiental) e a probabilidade de ocorrência de fraudes.

É importante definir categorias específicas de risco para determinar o nível de recursos para situações que pedem ajustes ou controle reforçado. Todos esses procedimentos devem ser constantemente atualizados, além de aprovados e revisados pela direção a cada dois anos — e posteriormente encaminhados para comitês de risco, auditoria e conselho de administração. O ideal é buscar exemplos internacionais para montar a sua avaliação interna.

5. Procedimentos de KYC

Este item é um dos maiores desafios que a nova circular BACEN traz. Além dos procedimentos que asseguram a diligência (identificação, qualificação e classificação), deve-se atentar para pessoas politicamente expostas (PEPs), que devem ser monitoradas até cinco anos após deixarem essa condição (também pessoas relacionadas a elas e seus estreitos colaboradores).

Deve-se ainda identificar toda a cadeia de beneficiários finais que represente pelo menos 25% de participação no corpo social de uma empresa, algo desafiador, considerando organizações estrangeiras ou fintechs, que têm aportes financeiros de fundos difíceis de ter 100% de sua composição identificada. Todo procedimento de KYC (know your client) deve ser revisto e atualizado no máximo até 30 dias após a abertura de conta.

6. Registro de operações

Operações realizadas, produtos e serviços contratados (como saques, depósitos, aportes, pagamentos e recebimentos) devem ser registrados. Independentemente do tipo de produto ou valor, a completude de informações é essencial para identificar a origem e o destino de recursos e manter essa cadeia de relacionamentos sob diligência.

Registros de operações em espécie acima de R2 mil requerem especial atenção, porque, em bancos do varejo, há uma série de clientes que fazem depósitos no caixa eletrônico. Transações acima de R 50 mil, requerem a identificação do proprietário, o portador e a origem dos recursos.

7. Monitoramento, seleção e análise

Na circular BACEN 3978 esses procedimentos, assim como a avaliação interna de risco, passam a respeitar novos prazos e carências para alertas e tratamento. O monitoramento e a seleção seguem a Carta Circular 4.001 para procedimentos, como, compatibilidade de patrimônio e movimentação financeira, PEPs e fragmentação de saques.

Caso identifique alguma situação atípica durante o monitoramento, a instituição tem 45 dias para comunicar o time de análises. Os analistas, por sua vez, tem outros 45 dias para dar o devido tratamento. Todas as análises devem ser formalizadas em dossiê – mesmo aquelas que não sejam comunicadas ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) – e realizadas por uma equipe interna, sendo proibida a contratação de terceiros para esse trabalho.

8. Comunicação ao COAF

A partir do momento em que se decide comunicar o COAF por situações suspeitas de PLD/FT, o prazo é de um dia útil, contemplado dentro dos 45 dias da análise. As informações devem ser formalizadas em dossiê e seus relatórios, armazenados.

Em relação aos depósitos, aportes ou saques em espécie acima de R$ 50 mil, essas operações devem ser comunicadas em até um dia útil, sem dar ciência aos envolvidos.

9. Procedimentos de KYE, KYP e KYS

O procedimentos de Know Your Employee (KYE), Know Your Partner (KYP) e Know Your Supplier (KYS) devem ser compatíveis com a política que foi definida e com a avaliação interna de risco. Todo o mapeamento da cadeia de colaboradores, parceiros e fornecedores deve ser especificado nos relatórios: relacionados pela compatibilidade com a política; definidos com base na AIR (Análise de Impacto Regulatório); e classificados nas categorias de risco.

Nas relações com instituições financeiras sediadas no exterior, deve-se conhecer os controles relativos a PLD/FT que existem no respectivo país, investigar as informações reputacionais e verificar se existe alguma investigação em andamento — todos esses procedimentos aprovados por governança.

10. Acompanhamento e controle

A implementação e a adequação de processos de PLD/FT devem ser asseguradas por mecanismos de acompanhamento e de controle. As métricas devem ser claras (com estruturas adaptadas à nova circular) e estar no relatório entregue ao BACEN.

11. Avaliação de efetividade

A avaliação de efetividade, suas políticas e procedimentos, deve ser feita por uma área de controles internos dentro da organização e o relatório, entregue anualmente (até 31 de março) para o comitê de auditoria ou o conselho de administração. Esta avaliação deve analisar procedimentos de KYC, KYE, KYP e KYS, monitoramento, comunicação, governança, política, cultura organizacional e acompanhamento dos apontamentos da auditoria e supervisão das exigências do BACEN.

O relatório deve conter a metodologia e os testes aplicados, além de apontar a qualificação e as deficiências dos avaliadores. Todos os pontos levantados por auditoria ao longo da jornada devem contemplar planos de ação para solucionar eventuais deficiências nos controles de PLD/FT que a organização possua. Este é um procedimento necessário para dar dar transparência aos processos e facilitar os trabalhos do regulador e de quem for auditar externamente o banco.

12. Conservação de documentos

As informações devem ficar à disposição do BACEN por dez anos, pois são fundamentais para identificar os eventos de risco que historicamente acontecem e podem ser revistos ao longo do tempo. Devem ser conservadas informações de KYC, KYE, KYP e KYS, registros de operações e dossiês de análise e comunicação.

Possibilidades trazidas pela nova circular BACEN

1. Aumento do controle e gestão das instituições

A necessidade de novos investimentos em gestão e tecnologia, para monitoramento, causará uma revolução nas instituições financeiras.

2. Equipes dedicadas exclusivamente a PLDFT

Como a circular BACEN deixa claro que as decisões nesse assunto não podem ser terceirizadas, muitas empresas irão à busca de especialistas em apuração e comunicação.

3. Direcionamento no combate ao risco

A Avaliação Interna de Risco (AIR) e a Abordagem Baseada em Risco (ABR) possibilitam decisões justas e suas implementações são oportunidades para o mercado financeiro.

4. Maior controle e aumento da supervisão

As exigências de alçadas, tanto internamente quanto no âmbito de supervisão externa, serão mais frequentes. É importante que as instituições financeiras se atualizem e sua política de governança esteja alinhada com a nova circular BACEN.

5. Surgimento de novas empresas, produtos e serviços de PLD/FT

Todo o mercado deve apostar na inovação de serviços, na inteligência de dados e na assessoria aos novos clientes. O compartilhamento de informações e de boas práticas pode ajudar a estabelecer esse meio.

No artigo Instituições financeiras: monitore riscos de grupos de interesse, você irá entender como as soluções da Neoway podem prevenir contra o risco de movimentações fraudulentas. Para saber mais sobre os produtos de inteligência de dados da Neoway, entre em contato com nossos especialistas.